Ознакомление с приказом

Содержание

Лист ознакомления с приказом

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа ознакомления с приказом .docСкачать образец листа ознакомления с приказом .doc

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

  • о назначении на должность;
  • о проведении аттестации сотрудников;
  • о переводе на другую работу;
  • об отпуске;
  • об индексации заработной платы;
  • о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

  • название предприятия;
  • наименование документа;
  • номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

  • порядковый номер работника;
  • фамилию-имя-отчество работника;
  • должность;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

>Лист ознакомления с приказом: инструкция и образец

Лист ознакомления с приказом: когда и зачем издают?

В соответствии с Трудовым законодательством руководитель предприятия обязан довести информацию, которая содержится в локальном нормативном документе, до каждого работника, которого так или иначе коснется приказ. Это нужно для своевременного исполнения содержащихся в этом документе распоряжений. Не менее важно получить подтверждение, которое будет означать, что все заинтересованные лица ознакомились с локальным актом.

Если речь идет об одном или двух-трех сотрудниках, то свои подписи они оставляют непосредственно на листе с приказом. Но как быть, если распоряжение касается большого количества людей?

С этой целью разрабатывается отдельный лист ознакомления с приказом – его образец издается в одном экземпляре. Документ позволяет письменно зафиксировать тот факт, что человек прочитал приказ, ему понятно его содержание и самое главное – он с ним согласен. Подобная процедура необходима в том случае, если распоряжение касается большого количества сотрудников, например, при издании приказа по технике безопасности или по назначению смен.

С примерами бланков и правилами их заполнения вы сможете подробно познакомиться здесь: Бланки и образцы документов, инструкция по их заполнению и скриншоты образцов.

Зачем нужна подпись работника?

Трудовые взаимоотношения работодателя и работника опираются на законодательную базу. При этом устные договоренности никакой юридической силы не имеют. Для руководителя лист ознакомления с приказом – доказательство того, что с распоряжением, как того и требует закон, были своевременно ознакомлены все заинтересованные лица.

Такой документ может пригодиться при разрешении трудовых споров. Образец приказа с ознакомлением под роспись вправе затребовать представители трудовой инспекции. Отсутствие автографа будет квалифицироваться как факт того, что конкретный сотрудник не был проинформирован о распоряжении. Нерадивый работник может воспользоваться этим и уклониться от исполнения приказа.

И напротив, если в листе ознакомления с положением есть образец подписи работника, тому не удастся объяснить причину невыполнения необходимых действий незнанием текста приказа.

Не знаете, как составить приказ с соблюдением всех законодательных норм? Читайте статью Форма Т-1 и Т-1а. Приказ о приеме на работу. Правила заполнения.

Важные нюансы:

  1. Проставляя подпись, сотрудник должен точно указать дату – это поможет доказать, что ознакомление с распоряжением произошло своевременно.
  2. Если в момент подписания приказа работник отсутствует, например, находится на больничном, приложение к приказу об ознакомлении с документами надо дать подписать ему в первый день возвращения.
  3. В списке, который фигурирует в листе ознакомления с приказом, должны быть подписи всех заинтересованных сотрудников. Подделывать чью-то подпись недопустимо – это грозит уголовной ответственностью.
  4. Если кто-то из персонала отказывается поставить свой автограф, нужно составить соответствующий акт. Помимо руководителя в нем должны расписаться два свидетеля.

Унифицированная форма бланка ознакомления с приказом отсутствует. Поэтому у работодателей есть право разработать свою версию документа. По сути, это просто таблица, количество горизонтальных столбцов в которой соответствует числу работников, для которых обязательно ознакомление с приказом под роспись – образец каждой из них необходимо проставить напротив соответствующей фамилии.

Формат листа ознакомления схож с графиком отпусков (образец ниже).

Если штат на предприятии большой, а ознакомить с приказом нужно практически всех, может потребоваться несколько листов: их нужно скрепить вместе, пронумеровав каждый из них.

Вертикальные столбцы должны включать все необходимые реквизиты:

  • порядковый номер работника,
  • ФИО сотрудника,
  • его должность,
  • при необходимости – название подразделения, в котором он работает,
  • дату ознакомления с распоряжением,
  • подпись сотрудника.

Допустим и вариант всего из двух столбцов: в первом указываются ФИО работника, во втором каждый сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», под записью – роспись и дата, образец такого документа ниже:

Лист ознакомления с приказом №43 «О технике безопасности при работе на высоте»

Приказ доведён

ФИО, подпись

С приказом ознакомлен

Огарков С. П.

С приказом ознакомлен

Тарасенко В. Т.

С приказом ознакомлен

Вавилова С. Л.

С приказом ознакомлен

Комаров А. Е.

С приказом ознакомлен

Протасов П. Е.

В шапке документа необходимо указать:

  • полное название организации,
  • название нормативного документа,
  • номер и краткую суть распоряжения,
  • дату издания приказа.

Задачи по составлению листа ознакомления с приказом и его заполнению обычно возлагают на кадрового специалиста — штатного или на аутсорсе. Документ распечатывают в одном экземпляре на листе формата А4, при желании можно использовать фирменный бланк организации. Допускается заполнение как на компьютере, так и от руки. Главное условие – все подписи должны быть оригинальными. Заверять документ печатью нет необходимости. Заключительная часть – регистрация документа в Журнале учета внутренних актов.

Читайте также: Как составить приказ по охране труда на предприятии.

На подпись сотрудникам лист ознакомления с приказом рекомендуется предоставить в день издания распоряжения или в ближайшие несколько дней. После этого руководитель организации должен проверить, что в листе расписались все сотрудники, до которых требовалось донести информацию.

Лист ознакомления с приказом: правила хранения

Лист ознакомления с образцами подписей всех сотрудников должен храниться в кадровой службе организации вместе с приказом, дополнением к которому и выступал данный документ. Для этой цели необходимо отвести отдельную папку. Законодательство не оговаривает прямо сроки хранения подобных локальных актов. Но подразумевается, что листок с подписями работников необходимо хранить до тех пор, пока не завершится период действия распоряжения.

Ирина Климакина

Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.

Необходимо ли ознакомлять работников с приказом о премировании?

При премировании работников был издан приказ следующего содержания: «Бухгалтеру Ивановой начислить премию следующим работникам…» (далее — перечень Ф. И. О. и сумм). Необходимо ли ознакомить с ним всех фигурантов приказа, или достаточно только подписи бухгалтера?

Это действительно непростой вопрос, который требует развернутого ответа, так как придется расставить все точки над i.

С КАКИМИ ПРИКАЗАМИ ОЗНАКОМЛЯТЬ РАБОТНИКОВ?

Существуют два вида приказов:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

По общему правилу, все фигуранты приказа должны быть с ним ознакомлены под роспись. Однако следует правильно понимать, кто является фигурантами приказов:

  • фигуранты приказов по личному составу — это работники, чьи фамилии фигурируют в приказе;
  • фигуранты приказов по основной деятельности — это их исполнители, то есть те работники, которым поручено исполнение приказа.

Следует отметить, что ознакомления исполнителей с приказами по основной деятельности требует не только законодательство, но и просто здравый смысл: если работник не ознакомлен с приказом, то как можно требовать его исполнения?

Ознакомление с приказами по личному составу осуществляется по одному из трех оснований:

а) требование Трудового кодекса РФ (приказ о приеме на работу — ст. 68 ТК РФ, об увольнении — ст. 84.1 ТК РФ, о взыскании — ст. 193 ТК РФ);

б) виза ознакомления заложена в унифицированную форму приказа (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании, предоставлении отпуска, поощрении);

в) необходимость ознакомления обусловлена здравым смыслом.

Следует обратить внимание на следующие особенности:

1) в п. «а» перечислены два вида приказов, для которых имеются унифицированные формы (о приеме и об увольнении), и один приказ, который оформляется в произвольной форме (о взыскании);

2) в п. «б» из перечисленных шести видов приказов только для двух обязательное ознакомление работников под роспись предписано Трудовым кодексом РФ (о приеме на работу и об увольнении), а в остальных виза ознакомления заложена специалистами Госкомстата исходя из здравого смысла;

3) здравый смысл подсказывает, что и многие другие приказы по личному составу, для которых отсутствуют унифицированные формы, следует доводить до сведения работников (например, приказ о направлении работника в служебную поездку или на повышение квалификации, о поручении дополнительной работы, об отзыве из отпуска и др.). Однако тот же здравый смысл говорит, что есть приказы по личному составу (хоть их и немного), с которыми нет необходимости знакомить работников-фигурантов под роспись. Например, приказ об освобождении от работы на период воинских сборов скорее нужен для бухгалтерии, так как работник и без приказа работодателя обязан прибыть на сборы.

Следует обратить внимание на то, что в п. «б» упоминается приказ о поощрении. Поскольку премия также является мерой поощрения, возникает вопрос: всегда ли выплата премии должна оформляться приказом о поощрении по унифицированной форме № Т-11 или № Т-11а?

Ответ на этот вопрос мы неожиданно находим в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Извлечение

из Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Таким образом, становится очевидным, что есть премии, которые необходимо оформлять приказами о поощрении и вносить о них записи в трудовые книжки работников, — это премии, которыми работники поощряются за определенные достижения.

Премии, которые входят в систему оплаты труда, в трудовые книжки не вносятся и, следовательно, имеют иную правовую природу, поэтому могут быть оформлены приказами, издаваемыми по произвольной форме.

И вот теперь необходимо определить, будут данные документы приказами по личному составу или по основной деятельности.

К КАКОМУ ВИДУ ПРИКАЗОВ ОТНЕСТИ ПРИКАЗ О ПРЕМИРОВАНИИ?

Целый ряд приказов имеет так называемый смежный характер — их можно отнести и к той, и к другой группе. Это приказы о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работников, о выплате среднего заработка за второй и третий месяцы трудоустройства (после увольнения по сокращению штата), о материальной помощи и некоторые другие, в том числе и о выплате работникам премий, входящих в систему оплаты труда.

Возможность выбора помогает решить проблему ознакомления работников с этими приказами. Ведь если приказ о премировании оформлен как приказ по личному составу, то все премируемые работники должны быть с ним ознакомлены под роспись. А все понимают, что ничего хорошего в том, что люди будут знать не только о своих, но и о чужих премиях, нет: начнутся раздоры, претензии, ухудшение психологического климата в коллективе и снижение трудовой мотивации. Чтобы избежать этого, кадровикам придется оформлять огромное количество односубъектных приказов, что, безусловно, является бесполезной тратой рабочего времени.

Если же приказы о премировании оформлены как приказы по основной деятельности, то есть в них указан исполнитель (главный бухгалтер), то он и является единственным фигурантом, который должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Именно так — как приказ по основной деятельности — и оформлен приказ автора вопроса. Поэтому нет необходимости (ни формально-правовой, ни практической) в ознакомлении работников с такими приказами. О размере премии работники узнают из расчетных листков, которые им выдаются в обязательном порядке.

Кроме того, работодатель свободен в принятии решения о премировании/непремировании и размере премий (даже суды не считают нужным вмешиваться в эти вопросы), разумеется, в рамках соответствующего локального нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в организации.

_______________________________________________________________________________

Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

>konsulan.ru>Кто должен ознакамливать с приказами

Ознакомление с приказом под роспись статья тк рф

Правовое значение ознакомления работника с действующей в организации работодателя системой локальных нормативных актов и коллективным договором заключается в том, что тем самым работник соглашается на работу в условиях, устанавливаемых этими актами. В противном случае стороны установят своим соглашением иное правило, которое будет составлять условие трудового договора.

  1. Кадровое делопроизводство
  2. Правила внутреннего трудового распорядка
  3. Темы:
  4. Приказы

Для того, чтобы приказ руководителя имел законную силу для исполнения, сотрудники должны быть с ним ознакомлены.

В некоторых случаях ознакомление должно быть подтверждено подписями сотрудников, которые являются фигурантами этого документа. Сегодня в статье мы разберемся, каким способом можно собрать подписи под приказ, как оформить листок ознакомления, с какими документами нужно ознакомлять работников под роспись.

Кто должен ознакамливать с приказами

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению. Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Ознакомление с документами под роспись в трудовых отношениях

Таким образом, ознакомление под роспись (или под – данные понятия идентичны) в трудовых отношениях означает процедуру доведения до сведения работника содержания документа и фиксация факта такого действия. Аналогичные процедуры ознакомления применяются не только в трудовом праве.

Например, в процессуальных отношениях, где суд знакомит участников процесса с их правами, в уголовном праве, где свидетель знакомится с содержание составленного протокола, в административном праве – при ознакомлении с вынесенным постановлением, в корпоративном праве, в гражданском праве. Практически во всех отраслях, где составляются письменные документы, затрагивающие права и интересы лиц, необходима фиксация фактов доведения до сведения их содержания, т.е. ознакомление с документами под роспись. Читайте также: Для того чтобы выдержать процедуру ознакомления с документом, необходимо: оформить данный документ в подходящем для ознакомления виде.

Ознакомление с локальными актами (Сувернева А.И.)

Рассмотрим все по порядку. Согласно ст. 8 ТК РФ любой работодатель, будь то юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, может принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права.

Отметим, что такие акты не обязательны для работодателя — физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем. А вот трудовое законодательство предусматривает перечень локальных нормативных актов, обязательных для всех организаций.

1 ст. 22 ТК РФ). Назовем основные локальные акты, принимаемые работодателями: — правила внутреннего трудового распорядка; — положение об оплате труда; — положение о персональных данных сотрудников; — положение о коммерческой тайне; — положение об аттестации; — должностные инструкции и инструкции

Обязанность работодателя знакомить работников с приказами

Однако, бывают ситуации в которых лучше перестраховаться.

Также работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты, не предусмотренные ТК РФ, но необходимые ему для регулирования трудовых отношений (ч. Внимание Например, если в организации есть локальный нормативный акт, регламентирующий работу со сведениями, составляющими государственную тайну, а должность, на которую принимается сотрудник, не предусматривает работу с такими сведениями, знакомить с данным актом новичка не нужно. Аналогична ситуация с ознакомлением с положением о материальной ответственности.

Кто знакомит? Исходя из ст. 68 ТК РФ можно сказать, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Обычно от работодателя в этом вопросе при приеме на работу выступает специалист по кадрам или иное лицо, ответственное за оформление трудоустройства. А вот если необходимо ознакомить сотрудника с документом в процессе работы (например, при изменении должностной инструкции, графика сменности), сделать это могут и руководители структурных подразделений или непосредственные начальники.

Работник и приказ: правила знакомства

Например, ознакомление работников с приказами по основной деятельности может быть поручено секретарю, секретарю приемной руководителя, заведующему канцелярией, делопроизводителю; с приказами по личному составу — начальнику отдела кадров, специалисту или инспектору по кадрам (Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 N 159) и т.д.

С какими приказами нужно знакомить Работников необходимо знакомить с касающимися их приказами: о заключении, изменении и расторжении трудового договора; о дисциплинарном взыскании; по итогам аттестации рабочих мест, о командировании, направлении на работу вахтовым методом и др. (п. 12 Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 N 46; ч.

5 ст. 199 ТК; ч. 3 п. 13 Положения

; б) виза ознакомления заложена в унифицированную форму приказа (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании, предоставлении отпуска, поощрении); в) необходимость ознакомления обусловлена здравым смыслом.

Следует обратить внимание на следующие особенности: 1) в п.

«а» перечислены два вида приказов, для которых имеются унифицированные формы (о приеме и об увольнении), и один приказ, который оформляется в произвольной форме (о взыскании); 2) в п. «б» из перечисленных шести видов приказов только для двух обязательное ознакомление работников под роспись предписано Трудовым кодексом РФ (о приеме на работу и об увольнении), а в остальных виза ознакомления заложена специалистами Госкомстата исходя из здравого смысла; 3) здравый смысл подсказывает, что и многие другие приказы по личному составу, для которых отсутствуют унифицированные формы, следует доводить до сведения

Как подписывается лист ознакомления с приказом: образец

Листок может передаваться для изучения в трудовую инспекцию или суд. Поэтому руководство предприятия должно заботиться о своевременном сборе подписей всех сотрудников.Для этого выбираются работники, упомянутые в приказе. Если по разным основаниям граждане отсутствуют на работе, то надо дождаться их возвращения, после чего они ставят подпись на документе.Если работодатель не сможет доказать, что работник фирмы был оповещен о содержании какого-либо приказа, то это может привести в будущем к негативным последствиям для руководителя фирмы.Распоряжения могут легко оспариваться в суде или отменяться .

Нередко сами сотрудники отказываются от подписания листка ознакомления с содержанием приказа.Как оформить, то что работник ознакомлен с приказом?

>Кто в организации ознакамливает работников с приказами

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Так, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) вроде бы все ясно: данный локальный нормативный акт должен быть разработан и утвержден в любой организации. ПВТР, как правило, регламентируют трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения между работниками и организацией, и направлены они прежде всего на рациональное использование рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, формирование сплоченной команды работников. Коллективный договор, в отличие от ПВТР, есть далеко не во всех организациях (в основном в крупных компаниях). Что касается иных локальных нормативных актов (ЛНА), непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника, их перечень в каждой организации свой и зависит от многих факторов: сложности организационной структуры, количества работников, видов хозяйственной

Аналогична ситуация с ознакомлением с положением о материальной ответственности.

Следует обратить внимание на следующие особенности: 1) в п. «а» перечислены два вида приказов, для которых имеются унифицированные формы (о приеме и об увольнении), и один приказ, который оформляется в произвольной форме (о взыскании); 2) в п. Кто знакомит? Исходя из ст. 68 ТК РФ можно сказать, что обязанность ознакомления работника с теми или иными документами лежит на работодателе. Обычно от работодателя в этом вопросе при приеме на работу выступает специалист по кадрам или иное лицо, ответственное за оформление трудоустройства. А вот если необходимо ознакомить сотрудника с документом в процессе работы (например, при изменении должностной инструкции, графика сменности), сделать это могут и руководители структурных подразделений или непосредственные начальники.

Однако тот же здравый смысл говорит, что есть приказы по личному составу (хоть их и немного), с которыми нет необходимости знакомить работников-фигурантов под роспись. Например, приказ об освобождении от работы на период воинских сборов скорее нужен для бухгалтерии, так как работник и без приказа работодателя обязан прибыть на сборы.

Ознакомление под роспись: как оформить?

по личному составу; 2) по административно-хозяйственной деятельности; 3) по основной деятельности.

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска. Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу.

Например: •приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*); •приказ (распоряжение) о переводе работника на другую

Сроки ознакомления работника с приказом

Со всеми приказами по личному составу нужно ознакамливать под роспись.

Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий. Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. В тех случаях, если для составления приказа использовалась специальная форма, в ней есть дополнительная строка, где работник должен поставить свою подпись. А когда приказ оформляется на фирменном бланке компании, нужно заранее выделить место для подписи и даты ознакомления. Тогда, когда нужно ознакомить большое количество работников, можно оформить специальный ознакомительный лист со строками для даты и подписи, который будет являться приложением к приказу.

На таком листе следует указывать, что это «Лист ознакомления от 09.11.2016-го года №196». К приказам, которые не имеют срока ознакомления, относят приказы о переводе и приказы об увольнении по инициативе сотрудника.

На счет последнего стоит отметить, что по логике он должен быть подписан работником в последний день своей трудовой деятельности, так как согласно восьмидесятой статье ТК РФ работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

Как ознакомить работников с приказом

Так, к примеру, необходимо ознакомить причастных работников с приказами о создании всевозможных комиссий, о проведении проверок, о введении новых положений и пр.

Если ознакомлению подлежит большое количество лиц, допускается оформлять его на отдельном листе – приложении к приказу. На нем обязательно должно быть указано, что это «Лист ознакомления с приказом от 17.06.2009г №196».

В остальном требования те же – подпись ознакомленного работника и дата ознакомления. 3 Возникают ситуации, когда выполнить данное требование бывает сложно.

К примеру, если работники работают и проживают в значительном отдалении от администрации предприятия, или же работник отказывается от ознакомления с приказом, его невозможно найти для ознакомления и пр. Итак, как выйти из положения, если структурное подразделение расположено в другой местности? В этом случае возникает необходимость дистанционных методов передачи информации.

Это может быть целое структурное подразделение, один или несколько отделов, какая-то определенная категория работников, которых приказ непосредственно затрагивает. Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может. Для чего нужен лист ознакомления с приказом?

В процессе трудовых отношений нередко возникают ситуации, при которых между работодателем и членом трудового коллектива возникает спор.

Именно для того, чтобы подтвердить правоту одной из сторон и служат такие документы, они могут подтвердить, что конкретный работник ознакомился с текстом приказа и в дальнейшем не выполнил необходимые действия. https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4 Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Статьи и консультации 2019 по кадровому делопроизводству на сайте www.kadrovik-praktik.ru

наступили негативные последствия, которые выразились в том, что с приказом о наложении на нее дисциплинарного взыскания были ознакомлены третьи лица, не имеющие доступа к ее персональным данным, что в силу приведенных выше норм закона является основанием для взыскания с ответчика денежной компенсации морального вреда…» Краевой суд с такой позицией не согласился: «…По смыслу п. 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных допускается без согласия субъекта этих данных в случае, когда она необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных. В соответствии со ст. ст. 15, 16 Трудового кодекса Российской Федерации трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, подчинении работника правилам внутреннего трудового

>Должен ли работодатель ознакамливать с приказами по охране труда

С какими локальными актами необходимо ознакомить сотрудника?

Для обеспечения непрерывной работы на предприятии, руководство имеет возможность составлять и вводить локальные нормативные акты.

Эти документы являются обязательными для выполнения всеми работниками, и будут однозначно регулировать отношения в какой-либо области — выдаче зарплаты, начислении премий, поездкам в командировки и другие.

С каждым таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Ознакомление сотрудника с ЛНА

Локальные нормативные акты — это такие правовые документы, которые работодатель имеет возможность разрабатывать и использовать в границах своей компетенции.

Если производится прием нового сотрудника на работу, то он в обязательном порядке должен быть познакомлен с коллективным договором (когда такой имеется в компании), а также с другими нормативными актами, которые будут непосредственно касаться его будущей деятельности в компании.

Такого рода актами считаются:

  • Правила внутреннего распорядка;
  • Положение по зарплате;
  • Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
  • Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
  • Должностная инструкция (если она есть);
  • Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.

Важно! Факт ознакомления с документами должен быть зафиксирован росписью сотрудника. О том, как это сделать читайте ниже.

При оформлении работника, его необходимо знакомить с должностной инструкцией, относящейся к его будущей работе. В этом документе четко закреплены его конкретные задачи и обязанности, а также определена его ответственность перед работодателем.

Но при этом, если все эти сведения были ранее прописаны в трудовом соглашении между сотрудником и компанией, то должностную инструкцию допускается не оформлять.

Если же они не указаны в договоре, но и инструкции нет, то все же рекомендуется ее составить. При этом необходимо принимать во внимание, что обязанности, указанные в трудовом соглашении, не должны отличаться от тех, что прописаны в инструкции.

Внимание! Процесс оформления должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама для себя решает, какие разделы в нее войдут, и каким образом при необходимости будут вноситься изменения.

Однако Роструд в своей письме считает, что при создании документа необходимо все же учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003.

Нужно или ознакомить сотрудника со штатным расписанием?

Согласно трудовому законодательству, при приеме нового сотрудника необходимо обязательно знакомить с теми локальными актами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность.

Однако при этом нигде не указывается, что конкретно относится к таким документам. Из-за этого у работодателей часто возникает сложность — нужно ли ознакомить работника со штатным расписанием?

Этот документ применяется в компании для закрепления структуры фирмы, штатного состава и численности работающих. В него вносятся наименования действующих структурных подразделений, должностей, специальностей с обозначением необходимой квалификации, а также установленное количество единиц.

Отсюда следует, что штатное расписание просто фиксирует какое количество работников на какой должности должны работать в компании. Эти сведения не затрагивают основную деятельность работников.

Внимание! Значит, знакомить вновь принятых сотрудников с таким документом при оформлении не обязательно. Однако это придется сделать, если соответствующий пункт закреплен в коллективном договоре или другом, вышестоящем локальном акте.

Как подтвердить, что сотрудника ознакомился с документами?

Подтверждением факта, что сотрудник был ознакомлен с локальным актом, является наличие его личной подписи. Ее можно проставить в следующих местах:

  • Непосредственно на листе локального акта. Для этого в конце документа можно предусмотреть специальную таблицу с указанием фамилии, даты и подписи. Такой способ ознакомления вызывает наибольшее доверие у судов и контролирующих органов, поскольку не позволяет работодателю в дальнейшем подменить или дополнить документ в одностороннем порядке;
  • Проставление подписи на отдельном листе ознакомления. Его можно заводить в отдельности на каждый нормативный акт, или же иметь единый для всех локальных документов компании. При этом важную роль играет графа с датой ознакомления, которая позволяет соотнести факт с определенной редакцией документа. В идеале, с работников необходимо также брать росписи при каждом внесении изменений в первоначальный документ;
  • Ведение вместо отдельного листка специального журнала. Если листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а записи вносятся последовательно по каждому факту ознакомления;
  • Внесение соответствующего пункта в трудовое соглашение. Особенностью этого момента является то, что в компании не предусмотрены отдельные журналы или листки, а работник, подписывая договор, одновременно делает отметку об ознакомлении с локальными актами. Во время судебных разбирательств такой способ признается правомерным и считается, что сотрудник принял на себя обязанности и ответственности, предусмотренные нормативными документами.

Скачайте документы по теме:

Приказ о приеме сотрудника на основную работуОбразец от экспертаПриказ о дисциплинарном взысканииОбразец от экспертаУведомление сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штатаОбразец от экспертаУведомление о дате начала отпускаОбразец от эксперта

Ознакомление работников с приказами

В первую очередь нужно отметить, что сроки ознакомления далеко не всегда регулируются действующим законодательством. Ниже будут приведены приказы, сроки ознакомления с которыми регламентированы законодательством и приказы, сроки ознакомления с которыми не регулируются.

Существуют такие виды приказов как приказы, которые касаются основной деятельности компании и приказы, которые касаются личного состава. Согласно существующим правилам, все участники приказа должны быть с ним ознакомлены. При этом участниками приказов по личному составу являются те сотрудники, чьи фамилии указаны в приказе, участниками приказов по основной деятельности являются их исполнители – те сотрудники, которые обязаны их исполнять.

Читайте актуальный материал по теме в журнале Кадровое дело

  • Пять необязательных приказов, которые защитят компанию от претензий работника
  • Подсказки, как составлять и отменять кадровые приказы
  • Готовые формулировки для приказа о дисциплинарке, которые устроят инспектора и суд

Исполнители должны быть ознакомлены не потому, что этого требует закон, а потому, что без ознакомления они просто не смогут выполнить того, что от них требуют.

Внимание! Со всеми приказами по личному составу нужно ознакамливать под роспись. В тех случаях, если для составления приказа использовалась специальная форма, в ней есть дополнительная строка, где работник должен поставить свою подпись. А когда приказ оформляется на фирменном бланке компании, нужно заранее выделить место для подписи и даты ознакомления.

Тогда, когда нужно ознакомить большое количество работников, можно оформить специальный ознакомительный лист со строками для даты и подписи, который будет являться приложением к приказу. На таком листе следует указывать: «Лист ознакомления от 09.11.2019-го года №196».

Сроки ознакомления работника с приказом

К приказам, которые не имеют срока ознакомления, относят приказы о переводе и приказы об увольнении по инициативе сотрудника. На счет последнего стоит отметить, что по логике он должен быть подписан работником в последний день своей трудовой деятельности, так как согласно восьмидесятой статье ТК РФ работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

Сроки ознакомления с приказом о поощрении тоже не установлены законом. Такие приказы объявляются работникам под роспись. Стоит отметить, что условие ознакомления сотрудников с такими приказами связано лишь с необходимостью доведения до их сведения причин для выплаты премий и определения их размеров.

1. Дата начала отпуска. По сто двадцать третьей статье ТК РФ с документом о времени начала отпуска нужно ознакомить под роспись не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Уведомление сотрудника о дате начала отпуска

2. Приказ о приеме на работу. Согласно шестьдесят восьмой статье ТК РФ с документом о приеме на работу нужно ознакомить в трехдневный срок со дня фактического начала своей трудовой деятельности.

Приказ о приеме сотрудника на основную работу

3. Приказ о дисциплинарном взыскании. По сто девяносто третьей статье ТК РФ с документом о применении дисциплинарного взыскания в обязательном порядке нужно ознакомить в период трех дней с момента его издания, не считая времени, в течение которого сотрудник отсутствовал на работе.

Приказ о дисциплинарном взыскании

4. Сокращение численности или штата. Согласно сто восьмидесятой статье ТК РФ с документом об увольнении по причине ликвидации компании, сокращении численности либо штата, люди должны быть ознакомлены под роспись не менее чем за два месяца до даты увольнения.

Уведомление сотрудника о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата

Кто осуществляет ознакомление с приказами

Ответственным за ознакомление может быть назначен сотрудник отдела управления персоналом, секретарь либо делопроизводитель. Специалист отдела управления персоналом знакомит с приказами по личному составу, речь идет о приказах о приеме, переводе, отпуске и так далее.

Секретарь отвечает за ознакомление с приказами, которые касаются основной деятельности компании. Например, приказы о создании комиссий, об осуществлении проверок и многие другие.

В тех ситуациях, когда люди осуществляют свою трудовую деятельность на большом расстоянии от администрации компании или тогда, когда сотрудник отказывается от изучения либо же его не удается найти и во всех аналогичных случаях, прибегают к использованию дистанционных методов. В их роли может выступать электронная почта, факс либо специальная экспедиция. Стоит отметить, что в таких ситуациях ответственными за ознакомление являются главы удаленных структурных подразделений.

Вывод

Конкретную дату ознакомления сотрудника с приказом в некоторых случаях устанавливает законодательство. Например, с приказом о приеме на работу, приказом о применении дисциплинарного взыскания сотрудника нужно ознакомить в трехдневный срок со дня начала работы или издания такого приказа (ч. 2 ст. 68 ТК). В остальных случаях, срок ознакомления с приказом не урегулирован в ТК РФ. Однако, мы рекомендуем знакомить сотрудника с документами как можно раньше, во избежания возможных споров.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *