Сколько хранятся заявления на отпуск

Содержание

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Итоги

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Итоги

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции.

Сколько хранятся заявления на отпуск

Скачайте документы по теме:

Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архивОбразец от экспертаЗаявление сотрудника о ежегодном отпуске

Образец от экспертаЗаявление сотрудника об отпуске без сохранения зарплатыОбразец от экспертаЗаявление сотрудника на отпуск и пособие по уходу за ребенкомОбразец от эксперта

Срок хранения заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Сроки хранения документов по личному составу указаны в двух нормативно-правовых документах:

  • ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (далее — Закон № 125);
  • перечне, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Началом срока хранения считают 1 января того года, который непосредственно следует за годом окончания делопроизводства, а не дату создания документа (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

  1. Сколько хранятся заявления на отпуск

По общему правилу, все документы по личному составу хранят в течение определенного периода с учетом времени их создания и окончания делопроизводства (ст. 17 закона № 125-ФЗ.

  1. Срок хранения приказа и заявления на отпуск, приобщенного к личному делу сотрудника, составляет:
  • 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года;
  • 50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года.

Письменная просьба работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска приобщается к приказу руководителя на предоставление отпуска. Пунктом 19 Перечня установлено, что такие документы следует хранить 5 лет, если они не были приобщены к личному делу сотрудника. Необходимо учитывать, в зависимости от вида предоставляемого отдыха, от условий работы сотрудника срок хранения заявлений на отпуск работников может отличаться.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как хранить документы в кадровой службе. Из статьи вы узнаете, какие документы обязательны для хранения, каковы условия хранения, какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами.

Сколько хранить заявления на отпуск

Заявление на отпуск, подшитое в личное дело, необходимо хранить не менее 75 лет, если оно закончено делопроизводством до 1 января 2003 года. Если личное дело закончено после 2003 года, хранить его нужно не менее 50 лет. Это очень важно учитывать для надлежащего применения пунктов 656, 665 Перечня, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Такое понятие как «личное дело», порядок наполнения этого документа определен только для государственных служащих. Положение о персданных государственного гражданского служащего Российской Федерации и о ведении личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609. В Положении установлен перечень обязательных документов, которые нужно включить в личное дело.

В этом перечне отсутствует заявление о предоставлении отпуска. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника. В зависимости от этого хранение заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск должно осуществляться 75, 50 или 5 лет соответственно.

Памятка от эксперта-кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации

Смотреть таблицу полностью

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников

Независимо от того, куда будут подшивать заявление на отпуск, каким годом было закончено делопроизводство, для отдельных категорий работников хранить такие документы необходимо 75 лет. К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ).

Для кадровых отделов госструктур разработаны соответствующие акты, которыми регламентируется организация подготовки и хранения внутренних документов. Несмотря на это все нормативно-правовые акты объединяет следующее:

  • 5 лет хранят заявления на ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, не помещенные в состав личных дел;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников, работающих во вредных, опасных, тяжелых условиях;
  • 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников государственной службы, которая не является государственной гражданской службой;
  • бессрочно хранят заявления на отпуск, полученные от руководителей, если такие заявления находятся в составе личных дел;
  • от 75 до 50 лет (в зависимости от года окончания делопроизводства) хранят заявления на отпуск во всех остальных случаях, если они размещены в составе личных дел.

Для акционерных обществ основной порядок и сроки хранения кадровых документов установлен постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года под № 03-33/пс. Хранение документов по личному составу обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юридического лица.

Все прочие организации, относящиеся к частной форме собственности, вправе устанавливать свой порядок ведения дел и хранения документов по личному составу, учитывая все правила соответствующего Перечня. Требования к сортировке, хранению кадровых документов работодатель устанавливает локальными нормативными актами с учетом требований действующего законодательства.

Где хранят заявления на отпуск сотрудников

Ответ на вопрос, где хранятся заявления на отпуск, зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Общий порядок ведения документооборота в каждой организации, в том числе и правило ведения, хранения кадровых документов, конкретная организация вправе установить самостоятельно. Важно учитывать требования действующего законодательства (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ). Исключением являются те организации, в которых соответствующий порядок закрепляется на законодательном уровне.

Заявление на отпуск, где должно храниться на практике

На практике многие организации хранят письменные заявления сотрудников:

  • в личных делах, если они ведутся;
  • помещают в отдельные дела;
  • группируют с распоряжениями.

От того, где хранить заявления на отпуск, зависит и конкретный срок их хранения. Личные дела должны храниться от 75 до 50 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. При этом отдельные папки, в которые помещены заявления или сгруппированы приказы с заявлениями можно уничтожить уже через пять лет (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ и п. 665 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы. Основные рекомендации к устройству хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года под № 526. Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Памятка эксперта-кадровика. Как оформлять дела по личному составу

Смотреть памятку

Где хранить приказы на отпуск

Ответ на вопрос, где хранятся приказы на отпуск, также зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Распоряжения можно поместить в личных делах сотрудников, если их ведут в организации, разместить в отдельных делах или сгруппировать с заявлениями. В зависимости от этого устанавливается срок хранения. Например, приказы, размещенные в отдельных делах и сгруппированные с письменными заявлениями сотрудников достаточно хранить в течение пяти лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения. В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Вывод

Срок хранения заявления на отпуск зависит от вида отпуска, от того, куда помещен такой документ. Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы.

Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

>Где должны храниться заявления и приказы на отпуск сотрудников: сроки хранения

Срок хранения заявлений на ежегодный отпуск

По общему правилу, установленному в ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125), документы по личному составу хранятся в зависимости от времени их создания:

  • бумаги, законченные производством до 01.01.2003, — в течение 75 лет;
  • после этой даты — 50 лет.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, т. к. в качестве документа-основания приобщаются к приказу на отпуск.

На основании ч. 3 ст. 6 закона № 125 утвержден перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень).



Так, п. 19 Перечня устанавливает, что документы, в том числе заявления, являющиеся приложением к приказу, должны храниться 5 или 75 лет в зависимости:

  • от вида отпуска;
  • условий, в которых трудятся на предприятии.

Срок хранения заявления на ежегодный отпуск сотрудника тоже равен 5 годам. Исключение составляют заявления отдельных категорий работников.

График отпусков не должен быть уничтожен ранее 1 года после окончания его действия.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет. К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  • на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;
  • отпуск без сохранения зарплаты.

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Хранение заявления о предоставлении отпуска

Сроки хранения заявлений на предоставление отпуска зависят от того, включены они просто в состав документов по личному составу или являются частью личного дела. Этот момент крайне важно выяснить для надлежащего применения пп. 656 и 665 Перечня, согласно которым документы, вошедшие в личное дело, хранятся 75 лет, а те, что не вошли, — 5 лет.

Понятие личного дела и его наполнение определены только для госслужащих. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, устанавливает перечень обязательных к включению в состав личного дела документов, к которым заявления на предоставление отпуска не относятся (п. 16).

Иным организациям необходимо самим решить, что включать в личное дело сотрудника.

Учитывая вышеизложенное, работодателю следует быть внимательным и не допускать наложения сроков хранения отдельных видов документов. Например, при включении внутренним актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений на ежегодный отпуск, срок их хранения с установленных Перечнем 5 лет возрастает до 75 лет.

Хранение заявлений на отпуск должно быть организовано работодателем в соответствии с внутренними локальными актами, не противоречащими закону.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Где хранятся заявления на отпуск сотрудников

При решении вопроса, где хранить заявления на отпуск работников, необходимо обратиться к следующим документам:

Указанные акты устанавливают требования к помещениям архивов, режиму хранения и уничтожения, а также обеспечению безопасности документов по личному составу.

Приказы по личному составу систематизируются в делах в порядке возрастания номеров и дат приказов в пределах календарного года. После оформления всех документов на хранение необходимо ежегодно выполнять комплекс мероприятий по хранению этих документов до истечения срока их хранения или ликвидации компании.

Если компания реорганизуется любым способом, за исключением преобразования, ее документы должны быть переданы одному из новых обществ (п. 9.7 Основных правил работы архивов организации).

При этом отметим, что судьба документов нижних звеньев госорганизаций, если таковые не являются источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, в случае их ликвидации решается ликвидационной комиссией по согласованию с экспертно-проверочной комиссией госархива.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения архивных документов

Обязанности работодателя хранить внутренние документы корреспондирует административная ответственность согласно ст. 5.27, 13.20 и 13.25. Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Отметим, что судебная практика исходит из того, что в данной категории дел неприменимо понятие малозначительности как основания для снижения размера ответственности или прекращения судебного разбирательства. Как указано в постановлении Хабаровского крайсуда от 10.08.2018 по делу № 4А-450/2018, нарушение установленного государством порядка хранения, комплектования, учета и использования архивных документов имеет значительную степень общественной опасности. При этом угроза охраняемых общественных отношений заключается в пренебрежении ответственного лица к исполнению своих обязанностей.

Судебная практика также содержит иной пример применения указанных норм административного законодательства. Согласно постановлению Калужского облсуда от 29.09.2016 по делу № 4А-325/2016 при возникновении крайней необходимости и особом стечении обстоятельств (в рассматриваемом примере это неблагонадежность единоличного исполнительного органа) сохранность документов компании, в том числе архивных, может обеспечивать член совета директоров.

На основании приведенной в настоящей статье законодательной базы можно сделать вывод о скромном регулировании рассматриваемого вопроса в части негосударственных юридических лиц. Свобода работодателя в определении статуса заявлений на отпуск и правил их хранения приводит к отсутствию единообразия в правилах кадрового учета.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Срок хранения заявлений

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Ведение личных дел работников в 2018 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

  • Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
  • Простые секреты личной карточки
  • Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

  • Анкета из личного дела сотрудника
  • Обложка личного дела сотрудника
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника
  • Лист-заверитель личного дела

Заявление на отпуск за свой счет сколько хранить

У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение). Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.
4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.
п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Срок хранения приказов на отпуск

Внимание Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).

  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье. Итоги Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет.

Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы.

Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа «Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел » со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.
Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  1. Организационные.
  2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  3. Справочно-информационные.

Общие правила Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности.
К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.
Сколько хранятся заявления на отпуск ТК РФ;

  • Если работник заболеет во время такого отпуска, то больничный ему не будет оплачиваться;
  • Время пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, который необходим для расчёта пенсий. Так как за этот период не выплачивается заработная плата, то и взносы в ПФР не делаются.

Следовательно, пенсия «не растёт».

Максимальный срок В законе не указан максимальный срок отпуска без сохранения заработной платы. Его продолжительность ограничивается возможностью работодателя отпустить данного сотрудника на тот или иной срок, и найти ему на это время подмену.Но не стоит забывать, что кроме ТК РФ есть и другие ФЗ, которые регулируют труд отдельных категорий работников.Так, например, в ч.

15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и ч. 6 ст.
Вопрос-ответ по теме

  • Как рассчитать период ежегодного отпуска после выхода сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком ?
  • Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
  • Как оформить приказ о хранении аптечки?
  • Как производится увольнение работницы?
  • Как проводится увольнение по соглашению сторон?

Вопрос Сколько времени хранить заявления работников на однодневные отпуска без сохранения зар.платы, если приказы согласно делопроизводства составляются на отпуска три и более дней? Ответ Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства. При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке.
Содержание:

  • 404
  • Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
  • Образец заявления на отпуск за свой счет
  • Сколько хранятся заявления на отпуск
  • Документальное оформление отпуска «за свой счет»

404 Внимание Срок подачи заявления в Вашем случае законодательством не установлен. Вы необходимо указать в заявлении дату начала отпуска и подать заявление перед началом отпуска. Работодатель в свою очередь обязан предоставить вам отпуск. Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан оплатить отпуск не позднее, чем за три дня до его начала.

Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Каждый приказ руководителя должен издаваться на каком-либо основании. В случае выпуска распоряжения на отпуск таким основанием является утвержденный график и личное заявление сотрудника. После тщательной проверки кадровиком корректности составленного графика составляется приказ на отпуск работника.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

  • о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
  • о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст. 656 Приказа №558)

Также к ним относятся документы:

  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  • для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Организация хранения заявлений и приказов на отпуск

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Отличная статья 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *