Сканы документов имеют юридическую силу

Если получить оригиналы договоров проблематично

Главная → Статьи → Если получить оригиналы договоров проблематично

Организация заключает договоры купли-продажи с контрагентами разных регионов РФ. Бывает проблематично получить оригиналы договоров. Поставщик отправляет заполненный со своей стороны отсканированный экземпляр договора по электронной почте, а покупатель распечатывает договор, заполняет его со своей стороны, сканирует и отправляет его поставщику также по электронной почте. Аналогичным образом происходит обмен экземплярами договоров в случаях, когда организация продает ранее приобретенные товары. При приобретении товаров организация получает от поставщика оригиналы товарных накладных и счетов-фактур, при продаже ранее купленных товаров в адрес покупателя направляются оригиналы товарных накладных и счетов-фактур. Организация в установленном порядке исчисляет налог на прибыль и НДС при реализации товаров, а также в установленном порядке учитывает в составе расходов стоимость приобретенных товаров и принимает суммы НДС, предъявленные при приобретении товаров, к вычету. Является ли нарушением налогового законодательства отсутствие оригиналов договоров?

Объектом налогообложения и налоговой базой по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль (ее денежное выражение), которая представляет собой разницу между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247, п. 1 ст. 274 НК РФ).

Документальное подтверждение, в силу п. 1 ст. 252 НК РФ, является одним из требований для принятия к учету затрат в составе расходов для целей налогообложения прибыли. Согласно указанной норме под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение Конституционного Суда РФ от 24.09.2012 № 1543-О).

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

Наличие соответствующих первичных документов является одним из условий, позволяющих налогоплательщикам реализовать свое право на вычет сумм НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ). Кроме того, при определении налоговой базы по НДС дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на покупателя товаров или перевозчика для доставки товара покупателю, по общему правилу, является датой отгрузки (передачи) товаров, которая является моментом определения налоговой базы (пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ, письма Минфина России от 06.10.2015 № 03-07-15/57115, от 17.07.2015 № 07-01-06/41127, от 26.03.2015 № 03-07-11/16655).

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По смыслу ст. 54 НК РФ налоговые последствия влекут не сами гражданско-правовые сделки, а совершаемые в их исполнение финансово-хозяйственные операции, отражаемые в бухгалтерском учете. При этом налогообложению подвергается финансовый результат, формируемый по итогам налогового (отчетного) периода на основе данных регистров бухгалтерского учета, в том числе совокупности совершенных в этом периоде названных операций (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2011 № 148).

Договором является соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Сам по себе договор не является первичным учетным документом, подтверждающим выполнение хозяйственной операции. По этой причине в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 08.07.2011 № Ф07-5782/11 по делу № А44-4622/2010 суды отклонили довод инспекции о незаключении предпринимателем договора на оказание транспортных услуг.

Следует признать, что в ряде случаев представители налоговых органов высказывают мнение о том, что при отсутствии договора произведенные налогоплательщиком затраты не признаются обоснованными и документально подтвержденными и не могут учитываться для целей налогообложения (письмо УФНС России по г. Москве от 14.09.2006 № 18-12/081446@). В иной ситуации (списание спорной суммы дебиторской задолженности в состав внереализационных расходов) налоговые органы указывали, что представленные документы не могут являться надлежащим доказательством обоснованности списания задолженности, поскольку договор на оказание услуг не представлен, а документы подписаны только со стороны общества. Судьи, отклоняя довод об отсутствии договора в виде отдельного документа, подписанного сторонами, заключают, что даже в его отсутствие отношения между заявителем и его контрагентом с учетом того, что факт оказания услуг не опровергнут, могут быть квалифицированы как фактически сложившиеся договорные отношения. Довод налогового органа о том, что расшифровки к счетам-фактурам с указанием наименования и адреса потребителя, номера прибора учета (услуг) и периода оказания услуг, объема и суммы оказанных услуг подписаны в одностороннем порядке, сам по себе не свидетельствует о том, что услуги не были оказаны в действительности (постановление АС Западно-Сибирского округа от 01.08.2016 № Ф04-3268/16 по делу № А46-11267/2015).

Для некоторых ситуаций имеются примеры разъяснений Минфина России, согласно которым расходы по не заключенным в установленном порядке договорам не могут быть учтены для целей налогообложения как не соответствующие условиям, установленным ст. 252 НК РФ (письма Минфина России от 25.01.2013 № 03-03-06/2/6, от 05.03.2011 № 03-03-06/4/18, от 12.07.2006 № 03-03-04/2/172, смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 08.09.2007 № 20-12/086935). В рамках приведенных писем представлены ситуации, касающиеся расходов по незарегистрированному договору аренды недвижимости (смотрите также письмо Минфина России от 23.11.2015 № 03-07-11/67890). Было высказано также мнение (но не в отношении договора), что факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).

В рассматриваемом случае стороны посредством электронной почты обмениваются отсканированными копиями подписанных экземпляров договоров.

В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту (абзац второй п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Как мы видим, ГК РФ предполагает возможность заключения договора в письменной форме путем обмена сообщениями посредством электронной почты. Соответственно, направление сообщений по электронной почте, обмен сообщениями по электронной почте могут быть признаны соблюдением письменной формы договора (смотрите также постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 12.10.2016 № 06АП-5018/16).

Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу заключения договора, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору. Это признает и финансовое ведомство. Например, в письме Минфина России от 23.04.2010 № 03-02-07/1-187 сообщено, что, исходя из общих требований к документам, в том числе используемым в гражданско-правовых и налоговых отношениях, любой документ должен содержать достоверную информацию, позволяющую идентифицировать подписавшее его лицо. В соответствии с гражданским законодательством РФ при заключении договоров могут использоваться почтовая, телеграфная, электронная или иная связь, позволяющая достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Вместе с тем законодательство не устанавливает каких-либо критериев, в соответствии с которыми может определяться достоверность адресанта сообщения, отправляемого по электронной почте. Рекомендации о необходимости проявлять должную осмотрительность представлены, например, в письме УФНС по Приморскому краю от 20.04.2015 № 07-15/04434 “Разъяснение по вопросу проверки добросовестности контрагентов”.

Отметим, что даже если судом будет установлено несоблюдение простой письменной формы договора, то это не влечет за собой автоматической недействительности такого договора. Договор может быть признан недействительным из-за несоблюдения простой письменной формы только в случаях, прямо предусмотренных законом (п. 2 ст. 162 ГК РФ). Если же такое последствие несоблюдения простой письменной формы в законе не предусмотрено, то договор считается действительным и стороны могут представлять в подтверждение его условий любые доказательства (в том числе сообщения, направленные по электронной почте), за исключением свидетельских показаний (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Применительно к гражданским правоотношениям судьи отклоняют довод, что договор поставки является незаключенным, поскольку отсутствует подписанный сторонами оригинал договора. Помимо договора поставки наличие договорных отношений между сторонами может подтверждаться представленными поставочными, платежными документами, а также деловой перепиской сторон по вопросу выполнения договорных обязательств по данному договору и частичной оплатой ответчиком задолженности. Кроме того, направление истцу отсканированной копии договора посредством электронной почты соответствует обычаям делового оборота и не противоречит гражданскому законодательству РФ (постановление ФАС Московского округа от 19.02.2013 № Ф05-15412/12 по делу № А40-16722/2012).

Тот же вывод сделан и в постановлениях Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2016 № 17АП-12487/16, Десятого арбитражного апелляционного суда от 23.10.2014 № 10АП-11160/14, где также сказано, что отсутствие у истца подписанного сторонами подлинника договора не опровергает вывод о заключении сторонами договора поставки. Помимо договора наличие договорных отношений между сторонами подтверждается, например, произведенной ответчиком предоплатой.

На наш взгляд, вопрос о том, возможно ли достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору, может являться предметом их гражданско-правовых отношений, а само по себе данное обстоятельство не свидетельствует о том, что в налоговом учете налогоплательщика допущены ошибки, которые могут являться основанием для доначисления ему налогов.

Нарушение простой письменной формы сделки влечет определенные правовые последствия в гражданских правоотношениях, но не свидетельствует о нарушении налогового законодательства (смотрите, например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13.10.2008 № Ф04-5439/2008(11106-А46-25), Седьмого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2008 № 07АП-6717/08).

Мы полагаем, что отсутствие оригиналов договоров в условиях, когда организация по приобретаемым товарам имеет первичные учетные документы и счета-фактуры, при реализации товаров составляет соответствующие первичные документы и счета-фактуры и ведет должным образом налоговый учет совершаемых операций, само по себе не должно являться основанием для возникновения к ней обоснованных претензий со стороны налогового органа. Наличие непосредственно первичных документов (товарных накладных) и счетов-фактур является одним из обстоятельств, свидетельствующих о совершении организацией хозяйственных операций, как при заключении договора с поставщиком, так и при заключении договора с покупателем.

В том случае, если у налогового органа возникнут претензии к организации в части получения ей необоснованной налоговой выгоды, то её наличие должно подтверждаться совокупностью доказательств, а не только отсутствием оригиналов договоров (смотрите также постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53, ФАС Московского округа от 06.03.2014 № Ф05-1340/14 по делу № А41-18838/2013, ФАС Дальневосточного округа от 26.07.2011 № Ф03-3403/11 по делу № А51-14423/2010).

>Является ли отсутствие оригинала договора поставки основанием для взыскания оплаченных денежных средств за непоставленный товар?

Вопрос

Покупатель хочет подать исковое заявление в арбитражный суд в связи с нарушением Поставщиком своих обязательств по поставке товара. Обязательства возникли из договора поставки, оригинал которого отсутствует. Является ли отсутствие оригинала договора поставки основанием для взыскания оплаченных денежных средств за не поставленный товар?

Ответ

Сторона может потребовать возврата перечисленных ею денежных средств даже, если отсутствует оригинал договора.

Например, если копия договора была получена по электронной почте, то можно сослаться на позицию ВС в соответствии с которой что суды признают документы, полученные путем обмена по электронной почте в качестве доказательства, если можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

В том случае, если суд не примет копию договора в качестве допустимого доказательства, а укажет, что оплата производилась на основании разовых сделок купли-продажи, то сторона все равно не лишена возможности потребовать возврата перечисленных денежных средств, при отсутствии поставки со стороны контрагента (п. 3 ст. 487 ГК).

В каких случаях договор поставки может быть переквалифицирован в разовую сделку купли-продажи: риски покупателя

«Суд может признать договор незаключенным, если он был составлен не в установленной форме. Например, если стороны заключили договор с помощью средств факсимильной связи, а в тексте договора отсутствуют ссылки на возможность такого заключения (см., например, определение ВАС РФ от 28 мая 2009 г. № ВАС-6662/09).

Также велика вероятность признания договора незаключенным, если отсутствует полный и безоговорочный акцепт. В частности, такая ситуация складывается, если договор подписан с одной стороны с оговоркой «с протоколом разногласий» и покупатель не может представить суду этого протокола (см., например, определение ВАС РФ от 10 декабря 2009 г. № ВАС-17111/09).

В таких ситуациях суд признает наличие между сторонами разового договора купли-продажи по тем же основаниям, как если бы между сторонами вообще не было договора поставки:

  • оплата покупателем по выставленному счету. При этом суды признают направление поставщиком счетов на оплату товара офертой, а оплату покупателем этих счетов – акцептом (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 17 октября 2011 г. по делу № А62-466/2011);
  • принятие покупателем товара (см., например, определения ВАС РФ от 10 декабря 2009 г. № ВАС-17111/09, от 22 ноября 2010 г. № ВАС-15351/10, от 11 января 2011 г. № ВАС-17893/10).

Какие риски возникают у покупателя, если суд квалифицирует договор поставки как куплю-продажу

Риски у покупателя возникнут прежде всего из-за того, что суд не будет применять условия заключенного договора поставки к фактическим отношениям сторон. При этом покупатель не сможет ссылаться на свои договоренности с поставщиком, а именно не сможет:

  • потребовать особого качества товара (в случае если оно предполагалось более высоким, чем установленное законодательно или обычаями);
  • воспользоваться договорной гарантией качества;
  • потребовать отсрочки оплаты в связи с несвоевременной поставкой (если продавец поставит товар досрочно). В таком случае покупатель будет обязан оплатить товар в полном объеме сразу после передачи ему продавцом товара по накладной (п. 1 и 2 ст. 486 ГК РФ);
  • применить к поставщику договорную ответственность (неустойки, штрафы);
  • потребовать соблюдения определенного порядка приемки товара;
  • потребовать допоставки товара (в случае если поставщик укажет в накладной другие данные об ассортименте, количестве, цене товара).

Покупатель сможет потребовать лишь возврата суммы предоплаты за непоставленный (недопоставленный) товар (п. 3 ст. 487 ГК РФ), а также уплаты процентов за пользование чужими денежными средствами по статье 395Гражданского кодекса РФ (п. 4 ст. 487 ГК РФ).»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Для работы с компанией или ИП нужно заключить договор. Иногда контрагент предлагает обменяться подписанными сканами договоров по электронной почте. Имеет ли этот скан договора юридическую силу, если оригиналами вы так и не обменялись? Вдруг в дальнейшем у вас возникнут разногласия и контрагент заявит, что платить не будет, договор не подписывал, а этот ваш скан — «филькина грамота».

Практика обмена сторонами сканами договора и связанных с ним документов в электронной форме набирает популярность. Это помогает значительно ускорить процесс работы, особенно если контрагенты находятся в разных городах и регионах, либо по иным причинам не могут или не хотят подписывать «живой» документ.

1. Общие требования к форме сделки
2. Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?
3. Тонкости использования электронной почты
4. Если условия об электронном взаимодействии нет…

Давайте разбираться, когда можно работать по скан-копиям и как себя обезопасить от признания такого соглашения незаключенным или недействительным.

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении ).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Второй способ предполагает последующий обмен бумажными оригиналами, поэтому формулировка может быть примерно такой:

«Договор заключается в следующем порядке:

1. Сторона 1 направляет Стороне 2 по электронной почте проект договора в виде электронного документа, что является офертой к заключению договора.

2. Акцептом Стороны 2 признается совокупность следующих действий:

2.1 направление подписанной с его стороны скан-копии договора в формате jpeg или pdf на адрес электронной почты Стороны 1;

2.2. последующее направление подписанного подлинника договора в адрес Стороны 1 посредством почтовой связи.

3. Сторона 2 обязана направить Стороне 1 подписанный экземпляр договора в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения подлинника договора, подписанного Стороной 1.

4. При неисполнении Стороной 2 обязанности, предусмотренной пунктом 2.2 настоящего Договора, он считается подписанным по истечении 10 (десяти) календарных дней с момента получения Стороной 2 подлинника документа, подписанного со стороны Стороны 1″.

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Формулировка может быть такой:

«Договор заключается путем обмена Сторонами его скан-копиями по электронной почте в формате jpeg или pdf. Направленные таким образом документы считаются подписанными простой электронной подписью и признаются сторонами равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью сторон».

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Тонкости использования электронной почты

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Обмениваться сканами лучше всего с доменной почты. Это электронная почта, которая привязана к доменному имени сайта. Ее адрес имеет вид «логин@имя_сайта.ru».

Приобретение доменного имени — процедура официальная. Часто оно совпадает или сходно с фирменным наименованием компании, товарным знаком, коммерческим обозначением и т. д. Когда вы видите в строке отправителя доменную почту, у вас больше уверенности в том, что написал и отправил его именно сотрудник компании, которой принадлежит домен.

Случается, что в договоре прописан один адрес электронной почты, однако скан договора был отправлен с другого адреса того же домена. Даже в этом случае суд может признать договор заключенным.

В 2015 году АС Поволжского округа рассматривал дело о взыскании пени за просрочку оплаты по договору поставки. Покупатель подал встречный иск о признании договора незаключенным.

Стороны обменивались договорами по электронной почты. Покупатель переписку не отрицал, но указал, что в договоре указаны иные адреса электронной почты. Поставщик должен был отправлять письма с адреса ivanovhimstalcon.ru. Но скан подписанного договора он отправил с другого адреса — kosovahimstalkon.ru.

Суд установил, что оба адреса закреплены за сотрудниками поставщика и являются персональными адресами на домене компании.

«То обстоятельство, что часть такой переписки исходила с электронного адреса ivanovhimstalcon.ru, а часть с kosovahimstalkon.ru, не может служить основанием для признания договора незаключенным, как не соответствующим условиям договора, поскольку указанные адреса созданы на домене «@himstalkon.ru», принадлежащем истцу» (Постановление АС Поволжского округа от 27.10.2015 по делу № А57-15703/2014).

Если переписку ведет сотрудник компании с адреса, не указанного в договоре, у него должны быть полномочия на заключение договора. Поэтому попросите приложить еще и скан-копию доверенности. Иначе договор могут признать незаключенным, как в деле № А40-118301/2015.

Покупатель предъявил иск к поставщику о взыскании неустойки за то, что тот не поставил товар. Стороны обменивались документами по электронной почте. Договор предусматривал последующий обмен оригиналами, но этого сделано не было.

У сотрудника, который вел переписку от имени истца, не было полномочий на заключение договоров. Вдобавок между сторонами отсутствовало соглашение об электронном взаимодействии.

Из этого следует еще одна рекомендация: в договоре должно быть условие не только о его заключении по электронной почте, но и положение о допустимости обмена таким способом иными документами (счетами, актами, доп. соглашениями и т. д.)

Свой собственный сайт есть не у всех компаний и ИП. Поэтому переписку они ведут с адресов, зарегистрированных в общедоступных почтовых системах: Яндекс, Mail.ru, Gmail.com и т. д.

Установить, кто вам пишет с этой почты, сложнее, но тоже возможно. Для этого может потребоваться компьютерно-техническая экспертиза или нотариально заверенный протокол осмотра доказательств.

Итак, правила использования электронной почты следующие:

  • рекомендуется вести переписку с доменной почты;
  • писать только с тех адресов и на те адреса, которые указаны в договоре;
  • у сотрудника, который ведет переписку по поводу заключения договора, должна быть доверенность на это.

Еще одна рекомендация — включить в текст договора в порядке ст. 431.2 ГК РФ заверения о том, что указанные адреса электронной почты действительно принадлежат каждой из сторон и они обязуются обеспечить конфиденциальность доступов к ним.

Тогда в случае спора суд скорее всего признает договор заключенным. Разумеется, если у него нет иных пороков, которые являются самостоятельным основанием для признания договора незаключенным (например, не согласованы все существенные условия).

Если условия об электронном взаимодействии нет…

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

При каких условиях скан договора имеет юридическую силу оригинала

Юридическая консультация > Гражданское право > Сделка, договор, обязательство > При каких условиях скан договора имеет юридическую силу оригинала

Обмен сканированными документами решает вопросы оперативного ведения бизнеса, сложности территориальных связей. При совершении сделки дистанционным способом закономерен вопрос о том, имеет ли юридическую силу скан договора, отправленного по электронной почте. Стороны сделки должны знать условия, при которых скан-копия равнозначна бумажному оригиналу, порождает права и обязанности, имеет силу доказательства в суде.

ТРЕБОВАНИЯ К СОВЕРШЕНИЮ СДЕЛКИ

Гражданское законодательство РФ признает сделку действительной, если:

  1. ее содержание не противоречит закону;
  2. закрепляет взаимные права и обязанности контрагентов;
  3. стороны совершают сделку добровольно, без понуждения;
  4. соблюдена форма сделки, определенная законом.

ФОРМА СДЕЛКИ И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ

Существует иерархия форм сделки: устная – письменная – нотариальная.

Требования относительно формы установлены для того, чтобы сделать отношения сторон максимально конкретными и предотвратить возможные споры по поводу содержания сделки или самого факта ее совершения.

Если законом предусмотрена определенная форма, стороны не вправе выбрать более простую модель. Однако более сложную они могут использовать по своему усмотрению. Нотариальное удостоверение сделки нельзя заменить простой письменной или устной формой. Наоборот – можно.

ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА СДЕЛКИ

Есть два способа заключить сделку в письменной форме:

  1. составить единый документ (в том числе электронный) и подписать всеми сторонами сделки;
  2. произвести обмен документами: письмами, телеграммами, факсимильными или цифровыми копиями.

Для отдельных сделок могут быть установлены дополнительные требования: печать на бланках, проставление печати, вторая подпись.

Если закон прямо указывает на обязательность письменной формы, но она не соблюдена, априори считается, что договора нет и правоотношения не возникают.

ЧТО СЧИТАТЬ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ

Далеко не любой документ, созданный на компьютере или полученный по электронной почте, признается оригинальным.

Электронный документ имеет юридическую силу первого экземпляра, равную оригиналу на бумажном носителе, если:

  • изначально создан на компьютере в цифровой версии;
  • не имеет аналогов на бумажном носителе;
  • подписан квалифицированной электронной подписью.

имеет ли юридическую силу скан договора

Документ, полученный сканированием бумажного носителя, называется электронным образом. Скан – это цифровая копия оригинала, существующего изначально на бумаге.

В отличие от скан-копии, электронный документ изначально создается в цифровом виде и не существует на бумаге. Его бумажная распечатка будет в свою очередь копией.

Благодаря средствам связи коммерческие соглашения зачастую заключают в упрощенном варианте, обмениваясь документами на интернет-сайтах, по электронной почте или в мессенджерах.

Российское законодательство допускает такой способ. Если сделка совершена «с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки», считается, что письменная форма соблюдена (статья 160 ГК РФ).

Судебная практика признает, что обмен сканированными копиями документов по электронной почте соответствует обычаям делового оборота и не противоречит нормам права.

Важно! Есть сделки, для которых единственно правильная форма – письменная в виде единого документа, подписанного сторонами. Это касается продажи недвижимости, аренды здания, аренды предприятия.

УСЛОВИЯ ДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ СДЕЛКИ

Чтобы письменная форма электронной сделки была безупречной, важно соблюдать определённые требования:

  1. Информация должна быть доступна и воспроизводима для последующего использования.
  2. Содержание сделки должно воспроизводиться в неизменном виде, т.е. быть защищенным от случайного или умышленного искажения.
  3. Если договор не подписан квалифицированной подписью, то скан-копия должна достоверно указывать лицо, выразившее волю на совершение сделки. Для определения такого лица используют:
  • любой способ, который позволяет установить контрагента;
  • специальный способ в случаях, когда он предусмотрен законом или соглашением сторон.
  1. В договоре должно быть прямое указание на достигнутое соглашение сторон о том, что:
  • скан-копии договора имеют юридическую силу оригинального документа;
  • подписание договора осуществляется путем обмена электронными сообщениями;
  • подписи в скан-копии имеют силу собственноручных;
  • конкретизированы адреса e-mail, на которые будут направляться сообщения, и их принадлежность уполномоченным лицам.

КАК ПРОИСХОДИТ ОБМЕН СКАНАМИ

Основные технические требования к скану: четкость и контрастность изображения, читаемость, высокое разрешение, желательно цветной режим. Подписи и печати должны быть отсканированы особенно отчетливо.

В соглашении стороны должны указать, что цифровые документы высылаются с конкретных e-mail адресов. В этом случае возможно определить лицо, которое выразило волю на заключение договора.

Эксперты считают, что скан подписанного договора, отправленный контрагенту по электронной почте, можно рассматривать как оферту. Если предусмотрены все существенные условия и контрагент с ними согласен, скан-копию договора распечатывают и подписывают.

Возврат подписанного и сканированного документа первой стороне означает акцепт оферты. Такие действия влекут правовые последствия: признание договора заключенным, возникновение обязательственных правоотношений.

ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Юридически значимые документы, касающиеся заключения, исполнения, изменения, прекращения договора следует отправлять только с электронных адресов, указанных в соглашении как принадлежащих уполномоченным представителям сторон, желательно официальных адресов организаций.

Целесообразно подробно описать, как подтверждается, что сообщение доставлено. Например, скан-копия считается полученной, если сторона в тот же день отправит ответ с отметкой «получено» и датой получения.

При отправке файлов, содержащих юридически значимые документы, рекомендуется в тексте письма написать пояснение о вложении.

Часто при рассмотрении споров суды считают, что сопровождающая переписка позволяет установить наличие взаимного согласия и договорных отношений между сторонами.

ЕСЛИ В ДОГОВОРЕ НЕТ УСЛОВИЯ О ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С ПОМОЩЬЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Нежелательные последствия могут наступить, если в договоре отсутствуют условия:

  • о правомочности заключения договора путем обмена электронными сообщениями;
  • о придании юридической силы скан-копиям документов, передаваемым по электронной почте;
  • о равенстве юридической силы таких сообщений с оригиналами, оформленными на бумажных носителях;
  • об определении адресов email для ведения переписки;
  • о признании скан-копий документов, пересылаемых по электронной почте, доказательством при разрешении споров.

При возникновении спора о том, действительно ли контрагент подписал договор, в суде придется доказывать, что e-mail принадлежит контрагенту, что договор был подписан и отправлен именно им и именно в том содержании, которое имеется у стороны правоотношения.

Негативные последствия будут выражаться в том, что суд не признает переписку сторон по электронной почте доказательством. Собрать другие доказательства проблематично. Так, Верховный Суд в 2017 году вынес определение, что содержание договора, заключенного путем обмена электронными образами, может доказываться осмотром сайта сервиса электронки и составлением нотариального протокола осмотра.

Достаточно ли скан-копии для защиты прав в суде

Судебная практика неоднозначна. Одна из сторон может отрицать подписание и отправку контракта. Другая сторона должна доказать, что скан-копия договора исходила именно от этого лица именно на этих условиях.

Доказательствами в пользу заключения договора могут быть:

  • переписка по электронной почте, в которой оговариваются условия сделки;
  • систематическая переписка, которая подтверждает реальное исполнение договора (вопросы оплаты, отгрузки, соблюдения сроков и т.д.);
  • ведение переписки по адресам, указанным в скан-копии договора.

При отсутствии переписки или неясности полномочий лица, подписавшего договор, доказать факт его заключения проблематично.

Суд признает договор незаключенным, если невозможно точно установить, что скан исходил от стороны, которая отрицает этот факт.

Если суду представлены разные копии договора, зачастую невозможно установить, какой вариант является истинным. В этом случае суд не примет этот документ.

В конечном счете решение суда зависит от конкретных обстоятельств дела, взаимоотношений сторон, содержания представленных документов.

В целом, совершение сделки путем обмена электронными копиями документов не противоречит закону. Однако скан-копии приобретают юридическую силу, равную оригиналам, только при соблюдении определенных условий на этапе оформления сделки. Неисполнение этих условий является рискованным, поскольку доказать факт заключения договора будет невозможно.

Видео об электронной форме сделки:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *