Нумерация листов дела

Содержание

Литерные номера листов: что это и как используется в делопроизводстве?

Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.

Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив — важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.

При подготовке дела необходимо убедиться в том, что документы, включенные в него, соответствуют заголовку по номенклатуре и расположены по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам, географическим признакам, хронологии или в алфавитном порядке.

Литерный номер в архиве — это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.

Как использовать литерные номера в описи дел?

Опись дел или архивная опись составляется для систематизации единиц хранения архива. Она помогает вести точный учет дел и раскрывает их содержание. По сути, такая опись выполняет функции архивного справочника, систематизированного перечня дел, переданных в архив.

На дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу и специфические дела данной организации, составляются отдельные перечни.

Полезная статья: Читаете о передаче документов на хранение в архив организации в электронной версии журнала

Описи дел включают следующие элементы:

  • Порядковый номер дела (его тома или части);
  • Индекс;
  • Заголовок согласно обложке;
  • Даты дела;
  • Количество листов;
  • Срок хранения дела;
  • Примечания.

Полезная статья: Узнайте, как правильно подшивать документы по папкам при подготовке к хранению в архиве

Тома и части дела имеют самостоятельную нумерацию. Если необходимо внести в опись официальные бумаги с одинаковыми заголовками, то для первого дела эта графа заполняется полностью, а следующие однородные дела обозначаются словами «То же». В качестве примера использования литерных номеров в описи можно привести фрагмент перечня дел по личному составу.

№п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Число листов

Срок хранения

Примечание

Трудовые договоры с уволенными сотрудниками. Б — К. Т.1

75 л. ЭПК

То же. Буквы Л — Я. Т.2

75 л. ЭПК

В данном фрагменте дело, содержащее трудовые договоры с уволенными работниками, разделено на 2 тома, в каждом из которых документы расположены в алфавитном порядке. Первые буквы фамилий сотрудников служат литерными номерами разделов для каждого тома.

Как нумеруются листы при составлении внутренней описи?

Внутренняя опись документов дела, по сути, представляет собой его оглавление. Этот документ составляется для дел следующих категорий:

  • со сроком хранения более 10 лет;
  • постоянного хранения;
  • дела по личному составу вне зависимости от сроков хранения;

Унифицированная форма описи приведена в Приложении №27 к Приказу Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ …». Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела.

Справка

В процессе нумерации существует ряд тонкостей, о которых нужно знать каждому делопроизводителю:

  1. Номер ставится в правом верхнем углу;
  2. Для его проставления используется нумератор или графитный карандаш;
  3. Листы внутренней описи нумеруются отдельно;
  4. Каждый том или часть дела имеют собственную нумерацию;
  5. На чертежах, фотографиях и иллюстрациях нумерация проставляется на оборотной стороне в левом верхнем углу;
  6. Лист с приклеенными наглухо документами нумеруют как один, если они подклеены одним краем, то пронумеровать нужно каждый из них;
  7. Документы с собственной нумерацией нумеруют в общем порядке;

Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.

Могут ли пригодиться литерные номера при составлении листа-заверителя дела?

Лист-заверитель — это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. Законом утверждена его унифицированная форма (Приложение №8 к Правилам архивного дела). В нем указывают:

  • число пронумерованных листов (цифрами и прописью);
  • количество листов внутренней описи;
  • особенности нумерации;
  • сведения о физическом состоянии документации;

Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов — это обязательные для указания в листе-заверителе сведения. Если при оформлении дела были допущены ошибки, и его состав подвергся изменению или дополнению, а вложенные листы были пронумерованы литерами, необходимо их перечислить. Например: “В деле подшито и пронумеровано 213 (двести тринадцать) листов, в том числе: литерные номера листов: 45а, 45б, 45в + листов внутренней описи — 4”.

Если после оформления листа-заверителя состав и состояние дела претерпевают изменения (замена подлинников на копии, повреждение или утеря документации), необходимо сделать об этом надлежащую отметку с указанием даты и ссылкой на соответствующий акт.

Можно ли применять литерные номера в приказах?

Присвоение уникальных индексов всем приказам, выпускаемым в организации необходимо в следующих целях:

упорядочить процессы регистрации официальной документации;

ускорить процедуру поиска и распознавания приказа в общем документальном массиве;

облегчить классификацию при подготовке документации к архивному хранению;

Нумерация приказов по ГОСТ

Согласно «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация…», который вступит в силу 1 июля 2018 года, обязательным реквизитом каждого документа является его регистрационный номер. Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, в состав которого входит порядковый номер и дополнительный литерный номер в соответствии с номенклатурой дел организации.

цифровой код — индекс в соответствии с датой выпуска приказа с начала календарного года;

литерный номер — это буквенный шифр, который позволяет определить принадлежность приказа к тому или иному виду;

Актуальность буквенной нумерации

Литерные номера в приказах используются для повышения эффективности индексации документов. Этот процесс позволяет присвоить каждой официальной бумаге, в том числе приказу, уникальный литерно-цифровой индекс, свидетельствующий о времени его регистрации, месте составление, времени исполнения и сроке хранения.

Эта процедура довольно индивидуальна. Ее определяют правила регистрации документации утвержденные локальными нормативными актами компании. Наличие литерных номеров зависит, в первую очередь, от общего числа издаваемых приказов и необходимости их четкого разграничения по видам.

В небольших компаниях приказы по разновидностям, как правило, не делят. Однако при их подготовке к архивному хранению у делопроизводителя возникает необходимость разделить их по срокам хранения. Для этого к порядковому номеру приказа через косую черту или дефис добавляют литерный номер или буквенный индекс: “к” (кадры), “л” (личный состав). Первый может означать принадлежность приказа к категории документов кратковременных сроков хранения, второй — к группе документов со сроком хранения 75 лет.

В крупных компаниях система индексов может быть расширена до 10 и более литерных кодов. Так, например, часто встречаются следующие буквенные обозначения:

П — приказы о приеме на работу;
К — командировки;
МК — местные командировки;
ОТД — отпуска без сохранения заработной платы;
ОТК — учебные и очередные отпуска;

Таким образом, литерный номер — это способ идентифицировать приказ, выделить его в общем потоке документации и однозначно определить его принадлежность.

Оформляем дела на постоянное хранение

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

  • Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

  • Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

  • Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Приказ от 12.01.2015 №1

1

Приказ от 13.01.2015 №2

2

Приказ от 13.01.2015 №3

3

Приказ от 16.01.2015 №4

4

Приказ от 19.01.2015 №5

5

  • По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Проект «Астра»

1-10

Проект «Василек»

11-20

Проект «Гладиолус»

21-30

Проект «Колокольчик

31-40

Проект «Мимоза»

41-50

  • Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные

Номер листа дела (тома)

Переписка с ООО «Астра»

Лист­разделитель

1

Исх. № 53 от 14.01.2015

2–4

Вх. № 243 от 16.01.2015

5–9

Исх. № 105 от 23.01.2015

10

Вх. № 341 от 28.01.2015

11

Переписка с ООО «Василек»

Лист­разделитель

12

Вх. № 14 от 12.01.2015

13–14

Исх. № 18 от 13.01.2015

15

Вх. № 201 от 15.01.2015

16

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

  • Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
  • Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

  • постоянного срока хранения;
  • временного (свыше 10 лет) срока хранения;
  • документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

  • общее количество листов;
  • пропущенные номера;
  • литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

  • о надорванных листах;
  • склеенных листах;
  • брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
  • листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

  • Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

  • Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

  • Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

  • Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

  • Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.
  • Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Нумерация листов в деле

Листы дела для удобства использования и обеспечения сохранности нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не затрагивая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или по каждой части отдельно.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Сложенные листы (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется отдельно. Листы большого формата (более А4) за середину подшивать запрещается.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и пр.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером — каждое вложение в конверт.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. Чистые листы не нумеруются.

Если документы наклеены «елочкой», например, в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерация; при этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. К делу составляют новую заверительную надпись, старую зачеркивают и сохраняют в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Например, если два-три листа пронумерованы под одним и тем же номером — 20, или лист пропущен при нумерации, то к числу «20» необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, начиная со второго документа — 19, 20, 20а, 20б, 20в, 21, 22.

Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа.

Нумеруют листы дела черным графитным карандашом или нумератором. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части).

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Если в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину, дело подлежит перешивке, и такой лист нумеруется, как один. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно.

Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Сложенные листы (формат АЗ, А2) разворачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный одной стороной документ к нему (чаще всего это бывает резолюция об исполнении документа) нумеруются как два самостоятельных листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки. Например: «Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления» и т. п.

Чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения о количестве листов в деле в прежнем листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель также сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. (литерные листы 5а, 10а,10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер «10», то второй из них будет иметь порядковый номер «10а».

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: «пропущенные номера-26». Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *