Централизованная бухгалтерия образования

Централизованные бухгалтерии образовательных учреждений

Сегодня в любой организации или компании, которые работают в РФ, ведется бухгалтерская (фиксирующая) работа, которая предполагает выполнение определенной отчетности. Ниже мы рассмотрим, что такое централизованная бухгалтерия (ЦБ), которая встречается в рамках бюджетных учреждений, образовательных и муниципальных структурах, а также внутри детских садов и т.д.

Кто создает?

ЦБ, что организуется для управления культуры, образовательного типа учреждений и т.д. формируется по специальному распоряжению госструктур. В его роли могут выступать инстанции местной власти.

Именно ими принимается решение о создании такого структурного подразделения, которое выступает как самостоятельное юрлицо.

Помимо этого организация ЦБ допускается по решению других локальных и общегосударственных ведомств. При этом необходимо понимать, что самостоятельные бухгалтерии, которые работали раньше на предприятиях, которые осуществляют переход на централизованный формат, упраздняются.

Особенности бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия ведется на предприятиях и организациях (муниципальных или образовательных структурах, бюджетных компаниях, управлениях культуры и т.д.) при минимальном числе бухгалтеров. Она предполагает проверку и прием первичной документации учетного типа, а также обеспечение руководящего состава компаний приведенных в них учетной информацией.

Организация такого формата фиксирующей отчетности продиктована большей оперативностью и достоверностью. Здесь преследуются следующие цели:

  • контроль над информацией;
  • максимальная автоматизация и механизация учетно-вычислительных работ;
  • повышение защиты сведений.

Подобный формат работы подходит для предприятий (например, управления культуры, бюджетных структур, образовательных учреждений и т.д.). Изначально он организовывался как разновидность подразделения, что работал при госорганах, а также распределителя бюджетных сумм.

Главная цель создания ЦБ – повышение эффективности организации фиксирующей отчетности в бюджетных структурах (управлениях культуры, образовательных учреждений и т.д.). Однако дополнительные цели организации могут быть различными.

Централизованная бухгалтерия, точно так же, как и локальная отчетность на предприятии, включает в себя определенные отделы, а также контролеры, которые выполняют сбор документации учетно-отчетного типа, а также предварительный контроль.

Цели создания

В разнообразных структурах (управления культуры, бюджетных, образовательных или иных учреждений) ЦБ создается с такими целями:

  • установка единообразных методолого-правовых положений предприятия;
  • ведение фиксирующей отчетности;
  • минимизация затрат на организацию отчетности;
  • сбор аутентичных сведений для обслуживания ЦБ;
  • максимально рациональное применение бюджетных сумм.

Необходимо отметить, что прядок организации, а также функциональность ЦБ не зависит от того, выступает ли она в роли подразделения или только самостоятельным юрлицом.

Централизованный формат как юрлицо

В случае если ЦБ представляет собой юрлицо, тогда она должна обладать:
уставом;

  • печатью;
  • штампами;
  • бланками, на которых приведено собственное наименование структуры;
  • различными счетами (например, текущими) в Федказначействе;
  • расходно-доходной сметой;
  • имуществом, что было делегировано на основании оперативного контроля.

В данном случае ЦБ предоставляет своим клиентам услуги аутсорсинга. На основании аутсорсинга посторонняя организация имеет право реализовывать функции (как правило — платные) по организации бухучета.

ЦБ в госсекторе

Часто подобная фиксирующая отчетность применяется в госструктурах (культуры, бюджетных, образовательных или муниципальных учреждений). Здесь работа также осуществляется на основании заключаемых договоров с обслуживающим их учреждением. Но здесь стоит отметить, что предоставление такого рода услуг осуществляется на безвозмездной основе.

Такая возможность прописана в ФЗ (п. 3 ст. 7№ 402-ФЗ).

Такой подход позволяет увеличить эффективность работы казначейств, а также минимизировать расходы на подготовку и ведения фиксирующей отчетности.

Перечень выполняемых действий

Формат централизованной фиксирующей отчетности предполагает выполнение следующих действий:

  • собственно ведение фиксирующей отчетности;
  • выполнение функций распределения финансов;
  • оснащение технической и материальной базы.

Стоит отметить, что в ситуации казенных организаций культуры, здравоохранения, а также образования в отношении работы ЦБ действуют определенные стандарты. При этом стоит понимать, что с течением времени такие стандарты претерпевают определенных изменений.

К примеру, в последних нововведениях, что касаются последовательности ведения бухучета для бюджетных структур, четко не прописано, по каким именно принципам должна функционировать ЦБ. В результате такие учреждения регистрируются как юрлица (например, ООО). Вместо формы подразделений структурного типа здесь приобретается статус «Муниципальное учреждение».

Функционирование структуры

Централизованная бухгалтерия – специальная структура, что была открыта для систематизации фиксирующей документации бюджетных структур (управлений культуры и т.д.) и их филиалов. Сегодня такие услуги предоставляются только госорганизациями. Планируется, что они смогут занять свою нишу в этой области и создать достойную конкуренцию своим аналогам.

Варианты предоставления услуг

В структурах по ведению ЦБ для бюджетных структур образовательного плана, а также культуры используются следующие методы по ведению отчетности:

  • Аутсорсинг. Он предполагает передачу полномочий относительно ведения фиксирующей отчетности, а также начисления налогов той структуре, которая будет выполнять данную работу;
  • Инсорсинг. Предполагает передачу фиксирующей отчетности отделу, что создан структурами местной власти. Здесь передача полномочий осуществляется созданному юрлицу, которое способно и уполномочено осуществлять функции ЦБ. Причем отделы, которые занимаются такого рода деятельностью, могут выступать в роли самостоятельного учреждения, либо как отдельное подразделение.

Какой формат работы будет использован, бюджетные организации (образовательных и муниципальных учреждений, а также управления культуры и т.д.) определяют в зависимости от эффективности применения каждого формата.

ЦБ и информатизация

Сегодня, когда активно происходит введение электронных вариантов документооборота, создание ЦБ представляет собой очень выгодное решение.

Такое решение несет в себе массу плюсов (минимизация расходов, повышение эффективности отчетов и т.д.), что положительным образом влияет на работоспособность предприятий и позволяет вести более точный и правильный отчет.

Следует отметить, что функционирование фиксирующей отчетности по централизованному типу регламентируется сегодня нормативно-правовыми актами, которые подписываются структурами местной власти. Также регламентация здесь осуществляется со стороны устава МКУ.

Передовая форма отчетности

Сегодня ЦБ представляет собой прогрессивную форму ведения бухучета для соответствующих структур. Здесь усовершенствование фиксирующей отчетности достигается за счет централизации системных функций с задействованием современного ПО, а также имплементации авангардных методологий учета. Это позволяет усилить контроль, а также существенно минимизировать затраты на ЦБ как таковую.

Права работников

Главные бухгалтера, которые работают в ЦБ, имеют право первой подписи на соответствующих документах, которые относятся к реализации смет относительно содержания фиксирующей отчетности формата ЦБ.

Их работа заключается в составлении бухотчетности, которая в обязательном порядке отражает имущественный состав структур, а также источник его формирования. Вся деятельность выполняется в строгом следовании Типовому положению, что разработано специально для ЦБ. В этом положении прописана структура, а также права и обязанности главбухов ЦБ. Помимо этого в данном положении описывается взаимоотношение ЦБ с предприятиями, которые они будут обслуживать.

Централизованный формат представляет собой высшую ступень систематизации бухучета, которая предполагает ведение фиксирующей отчетности для нескольких видов предприятий однородного типа работы.

В результате, получается сосредоточить бухгалтерскую деятельность в одном месте – централизованной учетной инстанции.

Такой подход обладает массой преимуществ, которые обеспечивают более эффективную отчетность, а также позволяет минимизировать расход организаций на содержание требуемого для нормального ведения фиксирующей отчетности штата специалистов.

Федеральное казначейство с 2018 года реализует масштабный проект по централизации учетных функций федеральных органов исполнительной власти. О первых итогах проведенной в этом направлении работы и дальнейших планах рассказал заместитель руководителя Федерального казначейства Антон Викторович ДУБОВИК.

— Антон Викторович, каковы глобальные задачи проекта по централизации бухгалтерского учета и отчетности и задачи на ближайшую перспективу?

— Важнейшая задача — повышение прозрачности процедур бухгалтерского учета. Это известная тема, и ее актуальность связана с необходимостью повышения прозрачности всей финансово-бюджетной сферы. Вторым результатом нашей деятельности по централизации должно стать повышение качества учетных процедур, их своевременности, полноты, корректности. Резерв для этого, безусловно, есть. Третья задача — создание резервов для оптимизации штатной численности федеральных ведомств: за счет технологической и функциональной централизации учетных процедур, унификации документов учетной политики и бизнес-процессов, организации сквозных бизнес-процессов у нас появляется возможность минимизировать рутинную, механическую работу и высвобождающиеся ресурсы направить на выполнение иных задач и функций. И, конечно, это даже не задача, это неизбежность — участие Федерального казначейства в организации бухгалтерского учета федеральных ведомств будет способствовать повышению финансовой дисциплины, применению единообразных подходов и обеспечению соблюдения бюджетного законодательства.

Если говорить о текущих задачах, то основной является становление процедур централизованного ведения бухгалтерского учета, их поддержание и развитие. Фактически проект стартовал с 1 января этого года. Да, в прошлом году мы начали обслуживать три федеральных органа исполнительной власти, но это была, так сказать, разминка. Нам передали учетные функции Росаккредитация, Министерство науки и высшего образования РФ и Министерство просвещения РФ. С 1 января 2019 года к этой тройке добавилось еще десять федеральных ведомств. Это и мономинистерства, как, например, Министерство РФ по развитию Дальнего Востока, и органы власти с широкой подведомственной сетью, которые проводят множество различных сложных операций.

Задача на текущий год — перевести работу в штатный режим. Сейчас часто используется ручное управление, и нам нужно от этого отойти. В последующие два года мы планируем принять функции ведения бухгалтерского учета от оставшихся органов федеральных органов исполнительной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство РФ. С 2020 года нам передадут функции ведения бухгалтерского учета 21 ведомство, с 2021-го — еще 19.

— Вы говорите, что в результате передачи учетных функций на уровень Казначейства России будет повышено качество учета. За счет чего? Ведь первичный документ все равно будет формироваться на уровне ведомства.

— У качества несколько аспектов. Первый — своевременность. Сейчас ситуация складывается так, что практически у каждого бюджетополучателя в столах пылится немало документов, и содержащиеся в них данные отсутствуют в информационных системах. И если рассматривать весь федеральный уровень, то мы не знаем, как соотносится реальное положение дел финансово-хозяйственной деятельности с имеющимися на текущий момент данными. При централизованном ведении бухгалтерского учета каждый факт хозяйственной жизни требует безусловного отражения: есть факт, значит, он немедленно должен появиться в информационной системе, произошли события, значит, они отражаются в бухгалтерском учете. Нет возможности сделать что-то потом. За счет этого и повышается своевременность отражения в учете.

Второй аспект — достоверность. Бухгалтер в лице специалиста казначейства равноудален и от контролирующих органов, и от руководства, и от финансистов конкретного получателя средств федерального бюджета. Это независимый бухгалтер, который отражает все, как есть. Ведь бывают ситуации, когда кто-то сегодня не показывает плохие показатели, например по кредиторской задолженности, потому что поругают, ведь это снизит показатели финансового менеджмента. Он покажет их позже, когда ситуация исправится. Казначей же объективен, независим в оценках и делает все на автомате в хорошем смысле этого слова.

— Кто будет нести ответственность за искажение данных бухгалтерского учета при централизованном ведении учета: ведомство или казначеи?

— Вопрос достаточно сложный. В соответствии с Федеральным законом № 402–ФЗ «О бухгалтерском учете» ответственность за составленный документ несет лицо, его подписавшее. Первичный документ подписывают уполномоченные лица получателя бюджетных средств. А дальше идет учетная процедура — мы должны отражать в учете те или иные показатели. И здесь уже мы отвечаем за то, чтобы это отражение соответствовало требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету.

Пример простой: вы подписали акт выполненных работ, я ставлю его на учет. Если вы подписали акт, но при этом работы реально не выполнены, вы как лицо, подписавшее документ, несете соответствующую ответственность. Если же вы подписали акт, работы выполнены, вы мне представили документ, а я его некорректно отразил в бухгалтерском учете, значит, ответственность как бухгалтер несу уже я.

Это, конечно, упрощенная обрисовка ситуации. При внедрении централизованной учетной модели мы детализируем карты контроля, прописываем, что конкретно находится в зоне ответственности федерального органа исполнительной власти, федерального казенного учреждения, а что — в зоне Федерального казначейства. Хотя, конечно, этот вопрос требует дальнейшей дополнительной проработки.

— То есть система внутреннего финансового контроля органа власти реорганизуется?

— Скорее она модифицируется. Сейчас мы этим вопросом занимаемся, но с приоритетом даже не номер два, а номер три. Мы понимаем, что трансформация внутреннего контроля должна быть, и внутренний контроль главного распорядителя будет распределен между ним и казначейством. Внутри Федерального казначейства контроль тоже требует корректировки. У нас на каждом этапе бухучета есть контрольные процедуры. Сейчас, на стадии становления, одни и те же документы проверяются в казначействе по несколько раз. Субъект учета представляет нам, например, акт выполненных работ, мы его проверяем как бухгалтеры, оформляем все необходимые документы, которые идут на проверку субъекту учета. Потом эти документы опять возвращаются в казначейство, в отдел расходов, и только после проверки в этом отделе производится оплата.

Сейчас мы задумываемся о внутренней оптимизации контрольных действий, хотим, чтобы документы представлялись нам один раз и не делали этих петель. В идеальной модели должно быть так: вы зафиксировали факт хозяйственной жизни и можете о нем забыть. Он отразился в электронной системе, по этому факту сформировались необходимые бухгалтерские записи, трансформировались в платежные документы и ушли к вам на подпись. Подписанные документы автоматически вернулись к нам, произошла оплата, пришла выписка, она обработалась, все необходимые бухгалтерские записи отразились, сформировался отчет. Вы в этом вообще не принимаете участия. Вы получаете уже готовый результат в виде финансового отчета.

— Но в случае, когда ведомство не участвует во всей этой цепочке, будет ли у руководителя достаточно информации для принятия управленческих решений?

— Мы считаем, что недостатка данных не должно возникнуть. Но для этого нужно четко определить состав информации, в которой у руководителя есть потребность. Как известно, руководители оперируют верхнеуровневыми цифрами, бухгалтерия — атомарными показателями, и переход от этих атомарных показателей к верхнеуровневым, к тем цифрам, которые дают возможность принять управленческое решение, является определенной проблемой.

Работая сейчас с федеральными органами исполнительной власти, которые уже передали или передают нам свои учетные полномочия, мы видим, что у всех была разная практика информационного обеспечения принятия решений. Кто-то из руководителей требовал детальную, но обработанную финансистами информацию, кто-то сам делал выборку в информационной системе, а кто-то привык получать на бумаге лаконичную справку.

То есть единый, удобный для всех формат подобрать вряд ли получится. Поэтому мы на этапе предварительной работы предлагаем потребителям использовать нашу подсистему информационно-аналитического обеспечения, объясняем, как с ней работать. Эта подсистема агрегирует в себе всю информацию, связанную с ведением учета, и выстраивает аналитику, которая в доступной форме показывает динамику, структуру и отдельные факты финансово-хозяйственной деятельности того или иного главного распорядителя средств федерального бюджета с детализацией по направлениям деятельности и по подведомственной сети. Пока активного использования этой системы мы не наблюдаем. Но мы ожидаем, что наши коллеги начнут пользоваться базовым функционалом и давать нам обратную связь, исходя из которой мы будем дорабатывать нашу подсистему информационно-аналитического обеспечения.

— Руководитель может почерпнуть из этого ресурса все, что ему необходимо?

— Подсистема обеспечивает мониторинг и акцентирует внимание на тех фактах, которые требуют внимания. Классическая ситуация: ведомство имеет план по доходам и, соответственно, поступления. Руководителю необходимо в первую очередь понимать, как в данный момент времени выполняется этот самый план. Мы удовлетворили эту потребность — сказали, у вас запланировано 100 процентов, а сейчас исполнено 35 процентов. Следующий вопрос: почему такой низкий процент исполнения плана, ведь сегодня уже 1 августа? И дальше руководитель может посмотреть, кто из подведомственной сети какие планы перед собой ставил и как реализовывал. То есть подсистема предусматривает возможность детализировать показатели, что позволяет руководителю выяснить, в каком учреждении все исполнено на нужном уровне, а в каком показатель на нуле.

Но тут возникает другой вопрос: справится ли он со всем этим сам? Говоря о том, что бухгалтерские функции консолидируются в Федеральном казначействе, мы имеем в виду, что бухгалтеры, специалисты, которые занимаются расчетом заработной платы, подготовкой отчетности, высвобождаются. Но все равно на уровне каждого учреждения остаются функции, связанные с планированием бюджета, аудитом, контролем, с вопросами координации и методического обеспечения. Даже сейчас руководитель может позвонить в орган Федерального казначейства и спросить, какие у него доходы. Наши специалисты уточнят: «Вам с учетом нераспределенных доходов или только распределенные? Поступления с учетом возвратов или только поступления?» Вполне возможно, что руководитель будет поставлен в тупик. Между руководителем, который оперирует высокими материями, и бухгалтерской службой, которая располагает конкретными фактами, конечно, должен быть специалист, понимающий, что необходимо для принятия управленческих решений, и способный поставить соответствующую задачу бухгалтерской службе в лице Федерального казначейства.

И еще. Сейчас нужно найти четкую границу между функциями и обязанностями того бухгалтера, который есть в казначействе, и того, который был в федеральном органе исполнительной власти. Наши субъекты учета нам говорят, что мы должны смотреть на все происходящее в их ведомстве как бухгалтеры. Не просто отражать операции, но давать им оценку, формулировать выводы — обеспечивать субъекту учета обратную связь. В этом случае возможны и конфликты. Мы можем давать обратную связь, и мы ее даем в виде различного рода информации. Но принятие решений должно оставаться на уровне конкретного учреждения.

К примеру, кто должен делать прогноз доходов? Органы власти говорят, что это всегда делал бухгалтер. Но у нас другая позиция. Бухгалтер отражает то, что происходит. Как обслуживающая организация, как бухгалтеры мы можем обеспечить аналитику для подготовки этого прогноза, но сделать его должно само учреждение. Эта модель для многих новая, потому что привыкли, что бухгалтер делает очень многое.

— Антон Викторович, в 2018 году в рамках пилотного проекта Федеральному казначейству учетные функции передали три органа государственной власти. Что можете сказать об итогах реализации проекта. Были выявлены какие-либо ошибки в организации работы? Сделаны ли коррективы?

— Цель проведенной в 2018 году работы — это не выявление каких-то ошибок. Это был именно пилотный проект, на базе которого теперь идет развитие процесса централизации учета. Какие основные задачи должен был решить «пилот»? Казначейству было необходимо сформировать методическую базу, проработать организационные инструменты, посмотреть, как это будет работать, и начать готовить технологическую платформу. Федеральным же органам исполнительной власти участие в проекте в первую очередь дало уверенность в том, что в условиях централизации учета они могут полноценно работать и эффективно исполнять свои полномочия.

Второе — и нам, и органам власти нужно было составить четкое представление о том, какие структурные изменения должны произойти в органе власти в связи с передачей учетной функции. Детально определить, что будем делать мы, а что все-таки останется на уровне ведомства.

— А что субъекты учета отмечают в качестве минусов?

— В качестве минуса коллеги отметили, что на первых порах была увеличена нагрузка. Это понятно — переходный период потребовал больших усилий. Еще одна проблема — работа с электронной подписью, что требует постоянного присутствия руководителя и (или) уполномоченного лица, который должен подписывать не скопившиеся за какой-то период документы, а делать это в режиме онлайн. Каждый шаг хозяйственной жизни требует сиюминутной фиксации, а это не всегда комфортно. И мы планируем решать эту проблему: тут нужно менять бизнес-процессы, некоторые принципы документарного оформления, пересматривать вопрос о том, когда на документе необходима подпись именно руководителя.

Возник в органах власти и вопрос о перераспределении отдельных функциональных полномочий. К примеру, информацию о бюджетных обязательствах по контрактам до 100 тысяч рублей всегда готовила бухгалтерия. Контрактная служба приносила в бухгалтерию контракт на бумажном носителе: мы все сделали, остальное — ваши проблемы. Но централизованная бухгалтерия говорит: стоп, контракт — это хорошо, вы его заключили, а где его электронный вид? Поэтому где-то повышается нагрузка на контрактную службу.

Или еще одна проблема, которая пока не имеет линейного решения: кто должен работать с договорами гражданско-правового характера? Кадровая служба отказывается, контрактная служба отказывается. Классически вопрос разрешается так: не знаешь, кому отдать эту работу, — отдай в бухгалтерию. При централизованном учете это не проходит и тому подобное. То есть вопросов еще много. Есть плюсы, есть минусы, и мы их для себя определили. На наш взгляд, когда работа стабилизируется, когда появится четкое понимание, кто и что должен делать, все эти минусы сойдут на нет. Мы считаем, что останутся только плюсы.

— Как при централизации учета решаются такие внутриучрежденческие вопросы, как то: куда, например, обращаться сотруднику, если требуется справка по форме 2-НДФЛ или нужно отчитаться по командировке?

— Конечно, справку 2-НДФЛ будет готовить централизованная бухгалтерия. Мы ведь, получая такую справку, в принципе не задумываемся, каким образом она делается. Как это организовано у нас в Федеральном казначействе? Я делаю заявку: прошу выдать мне справку 2-НДФЛ для предоставления по месту требования. Мне ее приносят уже подписанную, «под ключ». Кадровая служба, агрегируя все заявления, передает их в нашу внутреннюю централизованную бухгалтерию — ФКУ ЦОКР. ФКУ ЦОКР готовит справки и предоставляет их на подпись курирующему заместителю руководителя Федерального казначейства. Дальше кадровая служба их раздает. То есть когда мы организовали свою централизованную бухгалтерию, ни для кадровой службы, ни для конечного получателя ничего не поменялось. Изменился процесс: если раньше сотрудник кадровой службы, чтобы передать заявления, заходил в соседний кабинет, то теперь передает их посредством нашей системы электронного документооборота в ФКУ ЦОКР.

Что касается организации процесса с нашими субъектами учета, то применяем разные подходы. Было бы хорошо привести все в единую систему, но пока мы идем по контексту той практики, которая уже существовала в органе власти. Например, справки по форме 2-НДФЛ для Министерства высшего образования и науки РФ готовятся в нашей электронной системе, подписываются нашей электронной подписью, а коллеги из министерства распечатывают их и заверяют подписью своего руководителя.

Но, например, при подготовке авансового отчета в отношении того же органа власти сложилась другая практика. В Миннауки — большой штат сотрудников, постоянно кто-то ездит в командировки. И мы совместно с ведомством определили два дня в неделю, когда наши специалисты приезжают в министерство и принимают подтверждающие документы, после чего в электронной системе появляется авансовый отчет. Пока это так. Как бы ни говорили, что все должно быть автоматизировано, мы понимаем, что процентов десять всегда будет на бумаге.

— И последний вопрос. Произошли ли сокращения сотрудников в тех ведомствах, которые передали вам свои учетные функции?

— Нет, пока мы ни у себя не увеличивали численность, ни у субъектов учета не сокращали. Миннауки и Минпросвещения — это новые министерства, и они изначально создавались без бухгалтерских служб. Что касается других ведомств… Нередки случаи, когда бухгалтер является одновременно и контролером, и закупщиком, и плановиком. Вот пример. В территориальном органе по штату должно быть десять бухгалтеров. Приходим туда, выясняется: пять вакансий, одна сотрудница в декрете, вторая собирается в декрет — реально работают трое. Объем работы огромный, бумаги пылятся. При этом говорят, что справляются. Но как? Я тоже один могу самолеты строить — склею из бумаги, запущу с пятого этажа, но он долетит только до асфальта. В итоге для данного учреждения в работе со стороны Федерального казначейства принимают участие пять-шесть специалистов, а нам говорят, что до этого справлялись трое, хотя по штату установлено десять. Вот такая арифметика оптимизации…

Эффект от централизации нельзя рассматривать линейно, это не только экономия средств за счет сокращения штатной численности, это еще и высвободившиеся специалисты для решения новых задач. Мы ожидаем, что эффект от централизации должен быть многомерным.

Подготовила С. В. МАРТЫНЕНКО

Централизованная бухгалтерия: сущность, проблемы и альтернатива

Бюджетный учет, N 4, 2010
М.Р.Губайдуллина, специалист контрольно-ревизионного отдела
Финансово-казначейского управления Зеленоградского административного
округа Департамента финансов города Москвы

Действующее законодательство возлагает на плечи руководителя бюджетного учреждения право выбора метода ведения учета, одним из которых является передача функций централизованной бухгалтерии. В чем принципиальное отличие данного метода от других? Каковы типичные нарушения, выявляемые контролирующими органами при проверках централизованных бухгалтерий? Какова альтернатива данному методу? На эти и многие другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.
К основным нормативно-правовым актам, регламентирующим деятельность централизованных бухгалтерий, относятся Бюджетный кодекс, Налоговый кодекс и Закон «О бухгалтерском учете».
Согласно статье 162 Бюджетного кодекса одним из полномочий получателя бюджетных средств является ведение бюджетного учета либо передача на основании соглашения этого полномочия иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии).
Согласно пункту 2 статьи 6 Закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) руководители организаций могут передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.
Согласно пункту 5 статьи 321_1 Налогового кодекса в бюджетных учреждениях, занимающихся коммерческой деятельностью, бухгалтерский учет ведется централизованными бухгалтериями в соответствии с положениями главы 25 Налогового кодекса. Декларации по налогу представляются централизованными бухгалтериями в налоговые органы по месту нахождения каждого бюджетного учреждения в порядке, установленном Налоговым кодексом.
Следует обратить внимание на то, что действующая нормативная база в области организации и ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях вопросы о деятельности централизованных бухгалтерий затрагивает мало. В связи с чем возникают трудности как в работе самих централизованных бухгалтерий, так и при их проверках.
Напомним, что централизованные бухгалтерии были созданы как специализированные структурные подразделения при органах государственной власти и органах местного самоуправления, главных распорядителях и распорядителях бюджетных средств. В настоящее время большинство централизованных бухгалтерий имеют статус юридических лиц, свою печать, бланки и имущество. Таким образом, вопрос о централизованной бухгалтерии не теряет своей актуальности.
Основными документами, определяющими особенности функционирования централизованных бухгалтерий, являются нормативно-правовой акт руководителя органа исполнительной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления о создании ГУ «Централизованная бухгалтерия», а также уставы этих учреждений.
Кроме того, каждая централизованная бухгалтерия издает локальные акты, регламентирующие ее деятельность:
— приказы и распоряжения руководителя;
— коллективный договор;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— положение о премировании;
— положение о предоставлении дополнительных платных услуг;
— приказ об учетной политике.
Основная функция централизованных бухгалтерий — осуществление бухгалтерского учета по отдельным статьям расходов государственных учреждений, принадлежащих тому или иному ведомству на основании договоров с этими учреждениями о централизации расходов. Прикрепление государственных учреждений к централизованным бухгалтериям находится в компетенции отраслевых департаментов. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от предпринимательской деятельности осуществляется в разрезе бюджетных учреждений, а финансирование расходов из соответствующего бюджета производится с единого лицевого счета по сводной смете централизованной бухгалтерии.
Централизованные бухгалтерии осуществляют работу по составлению и исполнению смет расходов бюджетных учреждений, ведут учет исполнения смет расходов и осуществляют систематический контроль за ходом их исполнения, за состоянием расчетов, сохранностью денежных средств и товарно-материальных ценностей, за правильным и экономным расходованием бюджетных средств, а также обеспечивают правильное и своевременное составление периодической и годовой отчетности об исполнении бюджета.
При централизованном учете за руководителями бюджетных учреждений сохраняются права распорядителей бюджетных средств. При этом они:
— заключают договоры на поставку товаров и оказание услуг;
— получают в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды или разрешают выдачу авансов своим сотрудникам;
— заключают трудовые соглашения;
— разрешают оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой;
— расходуют в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения;
— подписывают документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, утверждают авансовые отчеты подотчетных лиц, акты на списание в установленном порядке пришедшего в ветхость оборудования и инвентаря;
— получают от централизованных бухгалтерий необходимые справки и сведения об исполнении сметы, а также разрешают другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Функции централизованной бухгалтерии

Функции централизованной бухгалтерии

Органами исполнительной власти субъекта, органами местного самоуправления может быть установлена различная степень централизации бюджетного учета для каждого конкретного учреждения (рис.1).

Рисунок 1

В зависимости от выбранного способа централизованные бухгалтерии выполняют различные функции. Так, в случае с полной централизацией в обслуживаемых учреждениях должность бухгалтера в штатных расписаниях не предусматривается, бухгалтерские службы не создаются. Первичные учетные документы по движению материальных запасов и других нефинансовых активов исполняются материально ответственными работниками учреждений. Проекты смет доходов и расходов разрабатываются в централизованной бухгалтерии на основании данных, представленных руководителями учреждений или структурных подразделений. При этом право подписи заявлений на выдачу авансов подотчетными лицами, право утверждения авансовых отчетов, право подписи расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы сохраняется за руководителями учреждений. Такая форма централизации в настоящий момент является одной из самых популярных, так как позволяет максимально минимизировать расходы (как денежные, так и временные) бюджетного учреждения.
Второй по популярности формой централизации является передача части функций по ведению бюджетного учета централизованным бухгалтериям. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, а также расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и сборам. В данном случае в штатные расписания учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка не только первичной документации, но и бухгалтерских документов, служащих основанием для производства расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, служащих основанием для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией в этом случае закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля за соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования бюджетных и иных средств учреждений. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам), а также составление налоговой отчетности производятся централизованной бухгалтерией.
В некоторых случаях бюджетным учреждениям предоставлены максимальные полномочия по ведению бюджетного учета, а централизованные бухгалтерии осуществляют учет лишь в части расходов, производимых по отдельным статьям сметы расходов. Как правило, это связано с ситуацией, когда некоторые виды материальных запасов или иных нефинансовых активов поставляются централизованно.
Последний вид централизации представляет собой ведение бюджетного учета учреждениями самостоятельно, а составление сводной бухгалтерской отчетности органами исполнительной власти (органами местного самоуправления) поручено централизованной бухгалтерии. Такой вариант удобен для упорядочения контроля за расходованием бюджетных средств, выделяемых учреждениям. Бюджетные учреждения, имеющие свои бухгалтерии, в этом случае передают бухгалтерскую отчетность в отраслевые централизованные бухгалтерии для составления сводной отчетности по району, городу, области.

Основополагающие документы

Проверка правильности ведения бюджетного учета учреждений, заключивших договоры на бухгалтерское обслуживание, начинается с проверки соблюдения договорных условий. В договорах на обслуживание, как правило, определена степень централизации, основные задачи централизованной бухгалтерии, права и обязанности сторон. Из этого документа ревизор черпает основную информацию об объекте проверки. Кроме функций, прав и обязанностей сторон проверяющих также интересует право первой подписи. Руководитель бюджетного учреждения, заключая договор, может оставить за собой право первой подписи лишь по приносящей доход деятельности или по всем счетам своего учреждения. Право второй подписи может остаться у главного бухгалтера или бухгалтера централизованной бухгалтерии, ответственного за обслуживание данного учреждения, в зависимости от выбранного способа централизации.
Вторым моментом, на который обращает внимание ревизор, является учетная политика. Являясь документом для внутреннего использования и практическим руководством для всех сотрудников бухгалтерии, учетная политика имеет большое значение и для внешних пользователей. В частности, при принятии решений арбитражные суды ориентируются на способы учета, закрепленные в ней. Четко и грамотно сформированная учетная политика считается показателем высокой бухгалтерской квалификации.
Государственная учетная политика реализуется через Инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Минфина России от 30 декабря 2008 года N 148н (далее — Инструкция N 148н).
Бухгалтерский учет в учреждениях осуществляется также в соответствии с Законом N 129-ФЗ. Пункт 3 статьи 5 его гласит, что организации, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности. На основании этих положений бюджетные учреждения при наличии особенности в деятельности могут формировать свою учетную политику. При этом ответственность за формирование учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер учреждения (п.2 ст.7 Закона N 129-ФЗ).
При необходимости бюджетные учреждения вносят изменения в учетную политику на основании статьи 6 Закона N 129-ФЗ и статьи 313 Налогового кодекса. При наличии в учреждении учетной политики ревизор проверяет в ходе контрольных мероприятий правильность ее составления и утверждения в соответствии с законодательством:
— невнесение изменений в учетную политику;
— отсутствие перечня основных средств, на которые не наносятся инвентарные номера;
— отсутствие рабочего плана счетов и порядка контроля за хозяйственными операциями.
Особенность функционирования централизованных бухгалтерий заключается в сложности взаимодействия с широкой сетью бюджетных учреждений. Именно поэтому для централизованной бухгалтерии крайне важно определить порядок взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. В связи с этим важным документом является график документооборота, при отсутствии или несоблюдении которого возникает большинство нарушений.

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — для чего это?

Централизация бухгалтерского учета бюджетных учреждений — это передача большей части функций, которые ранее выполнялись бухгалтериями (финансовыми отделами) бюджетных и казенных учреждений, в так называемую «централизованную бухгалтерию», созданную на базе какого-либо федерального, муниципального государственного органа или государственного органа субъекта РФ (в зависимости от уровня бюджетного учреждения), который отвечает за операции с бюджетными денежными средствами и осуществляет контроль за реализацией этих денежных средств. Например, в моей области централизованная бухгалтерия, осуществляющая функции относительно областных учреждений, создана на базе областного казначейства.

Реорганизация бухгалтерий гос.учреждений была проведена с целью усиления контроля за движениями денежных средств передаваемых государственным учреждениям для реализации их функций. Проще говоря, целью мероприятия является борьба с коррупцией, чтобы все учреждения отчитывались в один орган, который не просто бы контролировал каждую статью расходов, но и давал разрешения на каждую финансовую операцию.

Поскольку большинство функций бухгалтерий учреждений передаются в централизованную бухгалтерию, то соответственно становятся ненужны работники, выполнявшие эти функции ранее, соответственно на местах происходят сокращения, обычно остается какой-то минимум бухгалтеров, чтобы передавать информацию в единую бухгалтерию, определять и запрашивать деньги на статьи расходов учреждения. Ну а количество работников Централизованных бухгалтерий увеличивается так как непомерно возрастает объем работы. Из конторы, где я работаю около двух третей сокращенных бухгалтеров сразу же были трудоустроены в централизованную бухгалтерию.

Плюс у центральной бухгалтерии на мой взгляд только один — это уменьшение вероятности присвоения денежных средств сотрудниками бюджетных учреждений. Плюс этот весьма сомнительный поскольку уменьшив вероятность совершения коррупционных преступлений на местах государство увеличило вероятность совершения данных преступлений в самой централизованной бухгалтерии. Плюс возможно будет небольшая экономия на зарплатах сокращенных сотрудников из числа тех, кто не устроится в туже централизованную бухгалтерию, а нашел работу в частных организациях. Минусом является существенное увеличение времени, необходимого для закупки товаров и услуг, необходимых для работы учреждения, ведь теперь надо дожидаться проверки и одобрения централизованной бухгалтерией буквально каждого шага учреждения. Согласитесь не очень это хорошо, когда станция скорой помощи или поликлиника не могут закупить лекарства и средства перевязки, а также бензин для карет скорой помощи. Причем задержка может быть и месяц, и два, и три.

Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждое предприятие самостоятельно принимает решение об организации у себя бухгалтерского учета: или это структурные подразделения на местах со штатом специалистов, или централизованный орган.

Вопрос централизации бухгалтерии особенно актуален для организаций, у которых есть дочерние предприятия, филиалы. Основная нормативно-правовая база — Бюджетный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Суть централизации бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия — учреждение, выполняющее функции бухгалтерского и налогового учета нескольких предприятий или головного предприятия с его дочерними структурами. Существуют следующие способы ведения централизованного учета:

  1. Аутсорсинговая компания — сторонняя организация по оказанию на возмездной основе бухгалтерских услуг на основании договора.
  2. Инсорсинговая служба — отдельное структурное подразделение организации по бухгалтерскому и налоговому учету.
  3. Отдельное юридическое лицо холдинга для реализации функций централизованной бухгалтерии.

В основные обязанности специалистов центральной бухгалтерии входит:

  1. Подготовка отчетов согласно действующему законодательству и взаимодействие с контролирующими органами (налоговая, статистика и другие).
  2. Контроль корректности оформления первичной документации и своевременности сдачи ее в бухгалтерию.
  3. Управление финансовыми потоками предприятия.
  4. Контроль учетных операций по перемещению товарно-материальных ценностей.
  5. Расчет заработной платы работников организации, своевременное проведение расчетов с физическими лицами и организациями.
  6. Своевременное перечисление платежей и взносов в бюджет и на социальное страхование.
  7. Экономический анализ деятельности предприятия.
  8. Контроль использования трудовых ресурсов.

При выборе централизованного способа ведения бухгалтерского и налогового учета следует учитывать его преимущества и недостатки и применять для конкретных условий ведения бизнеса.

Преимущества централизации бухгалтерского и налогового учета

  • Сокращение штата финансового, планового, бухгалтерского отделов. Создание единого центра позволит сформировать меньший штат сотрудников, отпадает необходимость содержать на местах полноценные подразделения бухгалтеров, плановиков, экономистов.
  • Сокращение управленческих расходов, что предполагает уменьшение затрат на обслуживание офисных площадей, снижение расходов на персонал, офисные расходы (в том числе на канцелярские товары, услуги связи и другие).
  • Унифицированные методы ведения бухгалтерского и налогового учета. Для крупных предприятий актуальна единая методика ведения бухгалтерского учета, что позволяет рассматривать в целом затраты, связанные с амортизацией и другими расходами, оценивать общие активы, создавать резервы для всего предприятия. Методология налогового учета прописывается в учетной политике компании и обязательна для всех филиалов — единые методы определения доходов и расходов, их признание, оценка и распределение, а также способы учета показателей финансово-хозяйственной деятельности, необходимых для целей налогообложения.
  • Больший контроль за деятельностью дочерних предприятий. Это снижает риск неэффективности принимаемых решений, позволяет выполнять намеченные планы более точно, дает возможность корректировки отклонений от планов, не допускает нецелевого использования финансов.
  • Отсутствие кадровых проблем в едином центре бухгалтерии. Решаются вопросы отсутствия работников на время отпусков, больничек, при увольнении за счет перераспределения обязанностей между оставшимися сотрудниками. В централизованном звене должны работать высококвалифицированные кадры, которые могут подменить друг друга на любом участке бухгалтерского и налогового учета.
  • Возможность вложения средств в современную дорогостоящую оргтехнику и оборудование, программное обеспечение, что повысит эффективность работы отдела.

Недостатки централизации

  • Затруднение принятия решений ввиду удаленности филиалов, особенно при наличии большого объема информации.
  • Ненадежность системы. В случае сбоя в работе централизованной бухгалтерии может быть парализована работа всей компании с ее дочерними организациями.
  • Зависимость всего холдинга от решений центрального офиса. Принимаемые решения обязательны для всех дочерних структур, даже если они не соотносятся с интересами конкретного филиала. Поведение всей системы зависит от компетентности управляющего звена.
  • Отсутствие оперативности решения вопросов удаленных филиалов. Некоторые проблемы целесообразно решать на месте, не передавая их удаленному офису, что позволило бы ускорить процесс решения вопросов.
  • Возможное увеличение расходов на командировки, связь.

Необходимость штатного сотрудника на местах

Существуют различные ситуации, когда без штатного работника бухгалтерской службы на местах не обойтись. Например, при вызове в налоговую службу по различным вопросам (комиссии по НДС и налогу на прибыль и др.), чтобы избежать командировочных расходов и потери времени на переезды, необходим сотрудник филиала.

Для работы в дочерних предприятиях с «живыми» деньгами (сдача в банк выручки, которая может быть только в месте физического сбора этих денег и др.) необходим штатный кассир. При работе с отгрузочными документами (товарно-транспортные накладные, доверенности), приеме и проверке принимаемого товара и т.п. необходим учетный персонал на складах. Поэтому на местах целесообразно оставить сотрудников бухгалтерского отдела в минимальном количестве.

На выбор компании

Для решения вопроса централизации бухгалтерии в крупной компании необходимо детально проанализировать конкретную ситуацию, рассмотреть задачи, которые ставит перед собой бизнес. Но стоит учесть, что создание единого бухгалтерского центра несет такие главные положительные моменты, как высвобождение дополнительных денежных ресурсов и снижение налоговых рисков.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *