Не доставляют оплаченный товар

Содержание

Учитываем недопоставку товара

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 8 апреля 2011 г.

Содержание журнала № 8 за 2011 г.Е.М. Филина, аудитор

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на бухучет и налогообложение?

Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, — зафиксировать это документально. Для этого есть унифицированные формы:

  • акт по форме № ТОРГ-2 — оформляется при приемке товаров российского производстваУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132;
  • акт по форме № ТОРГ-3 — оформляется при приемке импортных товаровУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132;
  • акт по форме № М-7утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а — оформляется при приемке материалов.

Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нетУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

СОВЕТ

Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: «Составлен акт № __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара».

Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.

После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требованияп. 1 ст. 483 ГК РФ.

В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вып. 1 ст. 466 ГК РФ:

  • <или>отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
  • <или>требуете передать недостающее количество товара;
  • <или>согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.

В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуруПисьмо Минфина России от 23.10.2008 № 03-07-09/34, заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправленийп. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товараПисьмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@; Письмо УФНС России по г. Москве от 02.10.2007 № 19-11/093419. А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет — в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.

Но можно с этим и не согласитьсяп. 1 ст. 172, пп. 2, 5 ст. 169 НК РФ. Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в судеПостановления ФАС ЦО от 12.04.2010 № А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 № А15-1680/2009. А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющимиПостановления ФАС ВСО от 03.04.2008 № А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 № А55-14520/07.

Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товарап. 3 ст. 168 НК РФ. Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации)п. 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/388. Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.

В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму «задолженности» за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.

Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример. Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

/ условие / 30 марта по накладной № 165 в адрес ООО «ТД “Мечта”» были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача — 5 дисков), о чем был составлен акт № 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

/ решение / Бухгалтер ООО «ТД “Мечта”» принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

Дт Кт Сумма, руб.
На дату получения товара (30 марта)
DVD-диски приняты к учету
(200 руб. х 100 шт.)
41 «Товары» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков
(20 000 руб. х 18%)
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 3 600
НДС принят квычету 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 3 600
На дату оформления акта о недопоставке и выставления претензии (11 апреля)
СТОРНО
DVD-диски приняты к учету
(5 шт. х 200 руб.)
41 «Товары» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1 000
СТОРНО
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков
(1000 руб. х 18%)
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
СТОРНО
НДС принят к вычету
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 19 «НДС по приобретенным ценностям» 180
К книге покупок за I квартал составлен дополнительный лист, в котором сторнирована часть вычета НДС на 180 руб.
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям
(5 шт. х 236 руб.)
76-2 «Расчеты по претензиям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1 180
На дату признания претензии поставщиком (25 июля)
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками 76-2 «Расчеты по претензиям» 1 180

Учет у продавца

Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает — вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?

СИТУАЦИЯ 1. Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года. В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.

Пример. Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.

/ решение / В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.

Дт Кт Сумма, руб.
На дату реализации товара (30 марта)
Отражен доход от реализации товара
(236 руб. х 100 шт.)
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90-1 «Продажи» 23 600
Начислен НДС
(23 600 руб. / 118% х 18%)
90-3 «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 3 600
Списана себестоимость реализованного товара
(100 шт. х 150 руб.)
90-2 «Себестоимость продаж» 41 «Товары» 15 000
На дату признания претензии (25 апреля)
СТОРНО
Откорректированы доходы от реализации
(5 шт. х 236 руб.)
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90-1 «Продажи» 1 180
СТОРНО
Откорректирована сумма НДС
(5 шт. х 236 руб. / 118% х 18%)
90-3 «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 180
СТОРНО
Откорректирована себестоимость продаж
(5 шт. х 150 руб.)
90-2 «Себестоимость продаж» 41 «Товары» 750

СИТУАЦИЯ 2. Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана.

В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость — через прочие доходып. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н. Корректировки вам нужно отразить датой признания претензиип. 9 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н.

Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.

Пример. Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.

/ решение / Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.

Что делать покупателю при недопоставке или недостаче товара

Поставщик передал товар покупателю. Сотрудники компании-покупателя при приемке обнаружили:

  • недопоставку товара (в документах и в наличии равное количество товара, но оно меньше, чем должно быть по договору поставки) или
  • недостачу товара (в документах указано определенное количество, по факту товаров меньше).

Независимо от характера нарушения нужно незамедлительно:

  • зафиксировать факт недопоставки товара или его недостачи,
  • известить продавца,
  • потребовать передать недостающий товар или вернуть предоплату.

Если выявили недостачу товара, фиксируют нарушение и уведомляют поставщика

Когда юрист или менеджер компании-покупателя обнаруживает при приемке недопоставку товара или его недостачу, первый шаг – проверить условия договора:

  1. В договоре сделали ссылки на нормативные акты о приемке или закрепили особые условия приемки. Например, ограничили срок обнаружения недопоставки товара или предписали особый порядок действий в таком случае. Если ссылки или условия есть, оформлять недостачу товара нужно сообразно требованиям актов или договора.
  2. В договоре нет ссылок на акты и нет особых условий. В этом случае сотрудники компании-покупателя должны действовать сообразно общим правилам ГК РФ.

В договоре поставки может быть условие, что покупателю следует сохранить тару до разрешения разногласий. Выполните это условие. Потребуется направить поставщику претензию по недопоставке или недостаче товара. Если тару не сохранить, он может отказаться рассматривать обращение. Чтобы спорный груз не смешался на складе покупателя со складскими остатками, можно предварительно провести инвентаризацию.

Скачайте образец претензии поставщику на недопоставку товараИнформация о файле

О выявлении недопоставки товара и ходе урегулирования нужно сообщать бухгалтерии компании-покупателя:

  1. Если поставщик присутствовали при приемке и согласен с нарушением, стороны могут поменять накладные на эту поставку.
  2. Если поставщик не захочет менять накладные и счета-фактуры, бухгалтер подготовит акт по форме № ТОРГ-2.
  3. Если итог переговоров будет отрицательным, но компания-покупатель решит не подавать иск, недопоставленные товары могут решить списать за счет чистой прибыли.

Покупатель вправе отказаться от товара. В этом случае оформляют ответственное хранение и об этом незамедлительно извещают поставщика.

О недостаче при приемке уведомляйте как можно быстрее

Согласно абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель должен незамедлительно известить поставщика о том, что при приемке выявили недопоставку товара. Промедление опасно: суд может не удовлетворить иск покупателя, если тот затянет с уведомлением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2010 г. по делу № А56-16247/2009). Чтобы снизить риск, можно еще на стадии заключения договора установить срок извещения, удобный покупателю.

  1. Если товар получают при помощи выборки, нужно составить акт о недостаче при приемке. Акт должны подписать обе стороны.
  2. Если нехватку обнаружили при доставке, и представитель поставщика согласен с фактом, также составляют акт, и обе стороны расписываются.
  3. Если недопоставку товара выявили в ходе доставки, но приемку вели без представителя поставщика, или представитель не согласен с фактом, поставщику направляют письменное уведомление. Документ передают через представителя, который должен расписаться о его получении. Или отправляют заказным письмом с извещением о вручении.

О выявлении недостачи при приемке уведомляют и сохраняют доказательства с двумя целями:

  1. В суде потребуется подтвердить, что покупатель незамедлительно известил контрагента о нарушении. Акт, второй экземпляр уведомления с подписью представителя или документы об отправке по почте послужат доказательствами.
  2. Поставщик должен принять участие в составлении акта о том, что количество фактически поставленного товара не соответствует данным в накладных или условиям договора

При недопоставке товара или его недостаче составляют акт о расхождении с документами

Факт недостачи или недопоставки товара фиксируют в акте о расхождении фактически полученного с указанным в накладных или в договоре. Акт составляют вместе с представителем поставщика. Представитель должен подписать акт со стороны поставщика. Если по договору можно вызвать представителя поставщика для составления такого акта, в уведомлении о недопоставке товара указывают разумный срок прибытия представителя. Если представителя не будет, покупатель составит акт в одностороннем порядке.

Покупатель вправе составить акт в произвольной форме. Но лучше использовать формы № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. В типовых формах присутствуют поля для всех необходимых данных. Кроме того, форма акта важна при составлении корректировочного счета-фактуры. Налоговая может не принять счет, если акт будет не по форме.

В акте указывают:

  • когда и как вызвали представителя поставщика;
  • кто отправлял груз;
  • кто является производителем продукции;
  • каким способом доставили товар;
  • в чем конкретно состоит недостача товара или недопоставка (перечисляют наименования недостающего товара, количество поставленного и недостающего товара, стоимость тех и других товаров);
  • какие даты и номера имеют договора, счет-фактура и товарная накладная.

Если стороны пользовались услугами компании-перевозчика, недостачу при приемке нужно оформлять в присутствии представителя перевозчика.

От поставщика можно потребовать передать недостающее или вернуть предоплату

Если покупатель обнаружил недопоставку товаров или их недостачу, он вправе потребовать:

  1. Допоставить товар в следующем периоде в течение срока действия договора (п. 1 ст. 511 ГК РФ).
  2. Вернуть аванс, если покупатель отказывается от товара (п. 3 ст. 487 ГК РФ). На сумму аванса можно начислить проценты (п. 4 ст. 487 ГК РФ).
  3. Возместить убытки из-за расторжения договора, если покупатель решил расторгнуть договор (п. 2 ст. 450 и ст. 523 ГК РФ).
  4. Оплатить необходимые и разумные расходы покупателя на приобретение недостающего товара у третьих лиц (п. 1 ст. 520 ГК РФ).
  5. Взыскать неустойку за недостачу товара или его недопоставку, если такое условие предусмотрели в договоре (ст. 521 ГК РФ).

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *