Выплата компенсации за неиспользованный отпуск

Какую часть отпуска можно компенсировать деньгами

Работающий сотрудник сможет получить денежную компенсацию взамен ежегодного отпуска, только когда у него есть право на дополнительный или удлиненный отпуск. Компенсировать деньгами можно лишь часть времени отдыха, которая превышает 28 календарных дней в году. То есть в пределах обычного отпуска воспользоваться компенсацией нельзя!.

При этом какого-то ограничения на количество дней, которые можно компенсировать, законом не установлено. Заменить деньгами можно дополнительные дни отдыха, положенные сотруднику за любое время, например, за работу в выходные и праздничные дни.

Так, компенсацию можно выплачивать лишь за дополнительные дни отпуска за любой год. Таким образом, работнику можно выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск лишь при его увольнении.

Если все же работодатель заменяет отпуск компенсацией, он тем самым нарушает законодательство, следовательно, эти расходы он не сможет включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

При увольнении работнику может быть заменена денежная компенсация предоставлением отпуска с последующим увольнением. Если с работником был заключен срочный трудовой договор, то последним днем работы будет день выхода из отпуска, а не дата, по которую заключен контракт.

к меню

Заявление на замену отпуска компенсацией, приказ руководителя

Платить компенсацию вместо отпуска по своему желанию работодатель не вправе. Сделать это он может только после того, как получит заявление от сотрудника (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Директору ООО «Гаспром»
А.В. Иванову
от кассира
А.В. Петровой
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу заменить мне часть отпуска (три календарных дня), превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией.

15.05.2019 Петрова А.В. Петрова

Выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, не связанную с увольнением сотрудника, или нет, решает руководитель организации. Но такой обязанности у него нет (письмо Минтруда России от 25 апреля 2002 № 966-10).

Примечание: Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией
ООО «Гаспром»
ИНН 4308123456, КПП 430801001, ОКПО 91256423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
ПРИКАЗ № 4
о замене части отпуска денежной компенсацией
г. Киров 15.05.2019
На основании заявления А.В. Петровой от 15.05.2019 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заменить установленный трудовым договором от 12.09.2002 № 16-ТД кассиру А.В. Петровой дополнительный оплачиваемый отпуск за стаж работы в организации продолжительностью три календарных дня денежной компенсацией.

2. Отделу кадров обеспечить внесение указанных в пункте 1 настоящего приказа изменений в кадровые документы А.В. Петровой в срок до 29 мая 2019 года.

3. Бухгалтерии при начислении отпускных учитывать замену кассиру А.В. Петровой трех дней дополнительного отпуска денежной компенсацией.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор Иванов А.В. Иванов

С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер Сидорова А.С. Сидорова
15.05.2019
Руководитель отдела кадров Громова Е.Э. Громова
15.05.2019
Кассир Петрова А.В. Петрова
15.05.2019

В случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, а если рабочий год полностью не отработан, то расчет компенсации производится пропорционально отработанным месяцам.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении выплачивается всем работникам не зависимо от причины увольнения. Это касается и временных работников, принятых на работу на срок до 2 месяцев, и работников, с которыми заключен срочный трудовой договор, и работников, которым установлен испытательный срок, и они его не прошли, и работников по совместительству. Всем компенсацию рассчитывают исходя из среднего заработка.

к меню

Выплата компенсации за неиспользованный отпуск

Трудовой кодекс РФ предусматривает обязательное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков в количестве 28 календарных дней, если другое не предусмотрено федеральными законами. Кроме того, в процессе трудовых отношений у некоторых категорий работников возникает право на различные дополнительные или удлиненные отпуска (за ненормированный рабочий день, за выслугу лет, за вредные условия труда). Но случается, что отпуск не всегда можно использовать или можно использовать только частично.

На этот случай законодательство предусматривает возможность замены денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.

Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Если сотрудник не пользовался отпуском в течение двух лет, то заменить компенсацией можно только часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Например, не догуляв ежегодный отпуск в полном объеме в прошедшем году, работник, не имеющий права на дополнительные отпуска, на следующий год просит предоставить ему отпуск в количестве 28 календарных дней, а за оставшиеся недогулянными несколько дней отпуска за прошлый год просит заменить деньгами. Такая замена не возможна, так как отпуск работника не имеет части, превышающей 28 дней, и отпуск придется догулять.

к меню

Неиспользуемый отпуск компенсация при увольнении, расчет на калькуляторе

Если сотрудник отработал в организации не менее 11 месяцев, то компенсация ему положена за все 28 календарных дней.

В других случаях компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени. На каждый полный месяц работы приходится 2,33 календарных дня отпуска (28 дн.: 12 мес.).

Если отпуск другой продолжительности, то число дней полного отпуска делится на 12 месяцев. Полученное количество дней округляется до целого значения в пользу сотрудника.

При подсчете компенсации в расчет принимаются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, установленной на предприятии. Как правило, это основная зарплата сотрудника, различные надбавки и доплаты, премии, предусмотренные системой заработной платы и т.д. Но некоторые выплаты не учитываются при расчете компенсации: суммы больничных и пособий по беременности и родам, а также средний заработок, выплачиваемый в предусмотренных законом случаях (учебный отпуск, командировочные, оплата времени простоя и др.). Из расчета исключаются не только эти суммы, расчетный период уменьшается на дни, за которые они были начислены, как и те дни, за которые работнику ничего не выплачивалось (отпуск за свой счет).

При увольнении компенсация за неиспользованный отпуск должна быть выплачена в день увольнения сотрудника.

Калькулятор компенсации за неисполь­зованный отпуск при увольнении на glavkniga.ru
к меню

Компенсация при увольнении работника

При увольнении работника выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска независимо от их продолжительности. Данная компенсация (как и другие суммы, причитающиеся работнику от работодателя) выплачивается работнику в день увольнения. Если он в этот день не работал, данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).

Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск разъяснен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила N 169), действующих в настоящее время в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

Согласно п. 28 Правил N 169 полная компенсация выплачивается работникам, проработавшим у данного нанимателя:

  • не менее 11 месяцев, независимо от причины увольнения;
  • от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие:

а) ликвидации учреждения, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ;

б) поступления на военную службу;

в) командирования в установленном порядке в вузы, техникумы, на подготовительные отделения при вузах;

г) выяснившейся непригодности к работе.

Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. К ним относятся работники, проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются по каким-либо другим причинам, кроме указанных выше (в том числе по собственному желанию), а также все работники, проработавшие менее 5,5 месяцев, независимо от причин увольнения.

Как рассчитать дни, за которые полагается компенсация? Для того чтобы рассчитать работнику сумму компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, сначала необходимо определить количество таких дней отпуска с учетом Правил N 169.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Роструда России от 18.12.2012 N 1519-6-1, если работник отработал рабочий год полностью, ему полагается компенсация за отпуск в полном объеме. То есть если отпуск составляет 28 календарных дней, компенсация выплачивается за 28 календарных дней (при удлиненных и дополнительных отпусках она выплачивается за все дни таких отпусков).

Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю.

Принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении, когда рабочий год полностью не отработан, также закреплен в п. п. 28 и 29 Правил N 169. Поскольку в ТК РФ это правило напрямую не установлено, следует руководствоваться указанными пунктами с учетом ст. 423 ТК РФ в части необходимости пропорциональной выплаты компенсации.

В случае когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 Правил N 169).

К сведению. Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, а также занятым на сезонных работах, выплачивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. ст. 291, 295 ТК РФ).

Также для исчисления дней неиспользованного отпуска потребуется следующая информация о работнике:

  • наличие периодов, исключаемых из стажа при расчете отпускных, и их продолжительность;
  • количество использованных дней отпуска.

Напомним, при определении отпускного стажа учитываются (ст. 121 ТК РФ):

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

Не включаются в отпускной стаж:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Пример 1. До увольнения работник отработал в учреждении 11 месяцев. Ежегодный отпуск ему не предоставлялся. Можно ли ему начислить компенсацию за полный рабочий год?

Да, можно. Учитывая п. 28 Правил N 169, работникам, проработавшим у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, выплачивается полная компенсация.

Данная позиция подтверждена ВС РФ в Решении от 01.12.2004 N ГКПИ04-1294 и Определении от 15.02.2005 N КАС05-14. В них указано, что федеральный закон не регулирует вопрос о механизме расчета компенсации за неиспользованный отпуск работникам, проработавшим до увольнения не менее 11 месяцев, а положений, которые бы запрещали решать его таким образом, в федеральном законе не содержится.

Пример 2. До увольнения работник отработал в учреждении 10 месяцев 20 дней. Ежегодный отпуск ему не предоставлялся. Продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней. Как рассчитать дни, за которые ему полагается компенсация?

В соответствии с п. 35 Правил N 169, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

В нашем случае 10 месяцев 20 дней округляются до 11 месяцев.

Если продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, то за каждый месяц рабочего года работнику положено 2,33 календарных дня отпуска (28 кал. дн. / 12 мес.). Согласно Письму Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17, если количество дней отпуска не будет целым числом, в случае принятия в организации решения об округлении такое округление делается в пользу работника.

Таким образом, работнику полагается компенсация за 25,63 календарных дня (2,33 кал. дн. x 11 мес.). При округлении это будет 26 календарных дней.

Пример 3. До увольнения работник проработал в учреждении 1 год 8 месяцев 16 дней. За это время он отгулял в отпуске 24 календарных дня (продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней) и находился на больничном 10 рабочих дней. Как рассчитать дни отпуска, за которые ему полагается компенсация при увольнении?

Дни временной нетрудоспособности включаются в отпускной стаж. Он составляет 1 год 8 месяцев 16 дней, при округлении и переводе в месяцы — 21 месяц.

Если продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, то за каждый месяц рабочего года работнику положено 2,33 календарных дня отпуска (28 кал. дн. / 12 мес.). При этом 24 календарных дня уже использованы работником.

Таким образом, работнику полагается компенсация за 24,93 календарных дня (2,33 кал. дн. x 21 мес. — 24 кал. дн.). При округлении это будет 25 календарных дней.

Как исчислить сумму компенсации при увольнении? Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается исходя из среднего заработка, для расчета которого учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ).

Особенности порядка исчисления средней заработной платы определены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922).

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если (п. 5 Положения N 922):

а) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

в) сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

д) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

е) работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Пример 4. Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию с 1 мая 2013 г. Ему положена компенсация за неиспользованный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Необходимо рассчитать сумму компенсации.

За период работы с 1 мая 2012 г. по 30 апреля 2013 г. была начислена заработная плата в размере 300 000 руб. (за минусом выплат, не включаемых при исчислении среднего заработка). В этот период работник находился:

  • с 22 по 30 октября 2012 г. (9 дней) — на больничном;
  • с 10 по 16 декабря 2012 г. (7 дней) — в оплачиваемом отпуске.
  1. Рассчитаем количество полных календарных месяцев, отработанных в расчетном периоде: в 2012 г. — май, июнь, июль, август, сентябрь, ноябрь; в 2013 г. — январь, февраль, март, апрель. Итого — 10 месяцев.
  2. Рассчитаем количество календарных дней в неполных месяцах:
  • октябрь: 29,4 / 31 x (31 — 9) = 20,86 кал. дн.;
  • декабрь: 29,4 / 31 x (31 — 7) = 22,76 кал. дн.

Итого календарных дней в неполных месяцах: 43,62 дня.

  1. Рассчитаем средний дневной заработок: 300 000 руб. / (10 мес. x 29,4 дн. + 43,62 дн.) = 888,57 руб.
  2. Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск: 888,57 руб. x 28 дн. = 24 879,96 руб.

Как оформить компенсацию документально? Расчет среднего заработка для определения сумм компенсации при увольнении оформляется запиской-расчетом об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425) (далее — записка-расчет). Данная форма и порядок ее составления утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Компенсация по заявлению работника на замену части отпуска

Согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Пример 5. Можно ли работнику заменить денежной компенсацией часть ежегодного отпуска продолжительностью 28 календарных дней, если за два года он использовал только 30 календарных дней отпуска?

Замена неиспользованных дней отпуска денежной компенсацией в этом случае не может быть произведена, так как количество дней отпуска за каждый год не превышает 28 календарных дней.

Как рассчитать количество дней отпуска, подлежащих компенсации? Продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть менее 28 календарных дней в год (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные основные отпуска, превышающие 28 календарных дней (например, для педагогических работников — от 42 календарных дней и более). Кроме того, трудовым законодательством предусмотрены дополнительные отпуска работникам, труд которых связан с особенностями выполнения работы, вредными и опасными условиями труда и т.п. Работодатели также могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ). Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. При этом продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников максимальным пределом не ограничивается (ст. 120 ТК РФ).

Как уже отмечалось, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий год денежной компенсацией могут быть заменены лишь часть каждого такого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части за каждый год.

Пример 6. Продолжительность основного ежегодного отпуска работника — 42 календарных дня. Его отпускной стаж составил 2 года. За это время он был в отпуске 72 календарных дня.

Какое количество дней может быть заменено работнику денежной компенсацией по его заявлению?

Согласно ч. 2 ст. 126 ТК РФ работник может попросить заменить ему денежной компенсацией любое количество дней из части каждого отпуска, превышающей 28 календарных дней, за каждый год.

Произведем расчет. За время работы в учреждении работнику полагается 84 календарных дня (42 кал. дн. x 2 г.).

Не подлежит замене компенсацией 56 календарных дней (28 кал. дн. x 2 г.).

Может быть заменена денежной компенсацией часть отпуска — 28 календарных дней (84 — 56).

Неиспользованные дни отпуска составили 12 календарных дней (84 — 72).

Таким образом, в данном случае работник может написать заявление о замене неиспользованного отпуска денежной компенсацией не более чем за 12 календарных дней.

Каким работникам нельзя заменить отпуск денежной компенсацией? В силу ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков следующим работникам:

  • беременным женщинам;
  • лицам в возрасте до 18 лет.

Также не допускается замена денежной компенсацией ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Как рассчитать сумму компенсации? Компенсация за неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, рассчитывается аналогично случаю при увольнении, то есть исходя из среднего заработка (порядок расчета представлен выше).

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией? На основании заявления работника в учреждении издается приказ о замене ему части отпуска денежной компенсацией, который составляется в произвольной форме. В приказе необходимо указать:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, и расчетного периода;
  • основание (заявление работника).

Расчет среднего заработка для определения данной суммы компенсации также оформляется запиской-расчетом.

Кроме того, при замене части ежегодного отпуска денежной компенсацией соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» делается запись о том, что часть ежегодного отпуска (указывается количество дней) заменена денежной компенсацией.

Бухгалтерский учет расходов по выплате компенсации

Отражение расходов по выплате работнику компенсации за неиспользованные дни отпуска в бухгалтерском учете одинаково как при увольнении работника, так и в случае замены компенсацией части отпуска.

Такие расходы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ (разд. V Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н).

Так как расходы по компенсации за неиспользованные дни отпуска относятся к «зарплатным», сразу необходимо отметить, что они облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Налог на доходы физических лиц. Компенсация за неиспользованный отпуск в любом случае включается в налоговую базу по НДФЛ на основании п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ.

Страховые взносы. Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам, являются объектом обложения и формируют базу для начисления страховых взносов, уплачиваемых согласно Федеральному закону N 212-ФЗ <1>. При этом не подлежат обложению страховыми взносами выплаты, перечисленные в ст. 9 указанного Закона. В ней исключены из числа выплат, на которые не начисляются страховые взносы:

  • компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая при увольнении (пп. «д» п. 2 ч. 1);
  • компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск, не связанные с увольнением работников (пп. «и» п. 2 ч. 1).

<1> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск независимо от случаев ее выплаты облагается страховыми взносами, уплачиваемыми согласно Федеральному закону N 212-ФЗ.

Что касается страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, то согласно абз. 6, 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ они также начисляются на суммы выплат компенсации за неиспользованный отпуск.

Расходы по уплате страховых взносов относятся на подстатью 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Корреспонденция счетов. Представим в таблице основные бухгалтерские записи по начислению и выплате компенсации за неиспользованный отпуск.

Казенные учреждения Бюджетные учреждения Автономные учреждения
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск (на основании заявления
работника, приказа руководителя, записки-расчета, расчетно-платежной
ведомости)
1 109 XX 211
<*>,
1 401 20 211
1 302 11 730 0 109 XX 211
<*>,
0 401 20 211
0 302 11 730 0 109 XX 211
<*>
0 401 20 211
0 302 11 000
Удержание НДФЛ с суммы компенсации (на основании налоговой карточки,
расчетно-платежной ведомости)
1 302 11 830 1 303 01 730 0 302 11 830 0 303 01 730 0 302 11 000 0 303 01 000
Начисление страховых взносов на сумму компенсации (на основании справки)
1 109 XX 213
<*>,
1 401 20 213
1 303 XX 730
<*>
0 109 XX 213
<*>,
0 401 20 213
0 303 XX 730
<*>
0 109 XX 213
<*>
0 401 20 213
0 303 XX 000
<*>
Перечисление компенсации работнику на банковскую карту (на основании
расчетно-платежной ведомости
1 302 11 830 1 304 03 730 0 302 11 830 0 201 11 610,
0 201 27 610
0 302 11 000 0 201 11 000,
0 201 27 000
1 304 03 830 1 304 05 211
Выплата компенсации работнику из кассы учреждения (на основании расчетно-
платежной ведомости)
1 302 11 830 1 201 34 610 0 302 11 830 0 201 34 610 0 302 11 000 0 201 34 000

<*> По соответствующим аналитическим счетам.

О.Сизонова

Главный редактор журнала

«Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Банковские карты, используемые для расчетов с подотчетными лицами

Отпуск для спортсмена: порядок предоставления

Порядок расчета

При увольнении

При увольнении сотрудники, которые имеют право на получение денежной компенсации, должны написать соответствующее заявление.

При этом основные правила расчетов заключается в следующем:

  • расчет компенсации осуществляется непосредственно перед выплатой;
  • во внимание берется отработанный сотрудником период. В том случае, если сотрудник отработал временной период не полностью, дни отпуска начисляются в зависимости от самих рабочих месяцев, если сотрудник отработал в одном месяце больше 2 недель – это округляется ровно до 1 календарного месяца.

Для того чтобы понимать принцип расчета компенсаций за неиспользуемый отпуск, обратимся к примеру.

Грибинюк М.В. проработал на предприятии “Пролетарий” c июля 2018 года. В июне 2019 года Грибинюк принял решение о своем увольнении и написал соответствующее заявление. Его средний заработок за месяц составлял порядка 20 тысяч рублей.

При самом расчете необходимо отметить, что временной период в 12 месяцев отработан в полном объеме.

Согласно этим сведениям, порядок расчета заключается в следующем:

Определение денежных выплат за весь годовой период: 12 * 20 000= 240 000 рублей.

Количество дней отпуска за год – 28 дней (согласно ТК РФ).

Определение среднего заработка за день для сотрудника Грибинюка М.В. Для этого необходимо разделить средний годовой заработок на 12, а затем на 29,4. При подсчете эта цифра составит порядка 680 рублей в день.

После этого, расчет денежной компенсации за неиспользуемый отпуск осуществляется таким образом: 680 * 28= 19 040 рублей.

А как рассчитать, если отработан временной период не полностью?

Рассмотрим пример:

Рассмотрим такую ситуацию, когда Грибинюк отработал на предприятии “Пролетарий” с июля 2018 года по апрель 2019 года. У него также был средний заработок в размере 20 000 рублей.

В этом случае, расчет денежной компенсации осуществляется таким образом:

  • бралось во внимание – оформлял ли отпуск Грибинюк в 2018 году. Если брал отпуск, то он во внимание не берется;
  • также определяется, сколько месяцев проработал – в данном варианте 10;
  • определяется доход за 10 месяцев – 200 000 рублей;
  • рассчитываются дни отпуска: обращаемся к вышеуказанной “шпаргалке” и видим: 23,3 дня;
  • определяем количество календарных дней – 29,4 * 10, затем добавляем 29,4 / 28 дней и заново умножаем на 28 дней. Таким образом, 323,4 количество календарных дней в году;
  • разделим 200 000 на 323,4, и получается 14 409 рублей.

Без увольнения

Если говорить о порядке расчета денежной компенсации за отпуск без увольнения, то сам алгоритм полностью идентичен тому, как и при увольнении. Никаких особенностей в данном варианте не предусмотрено.

Вопросы налогообложения

Необходимо понимать, что денежная компенсация за неиспользуемый отпуск подвержена налогообложению.

В свою очередь НДФЛ отчисляется согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ только в таких случаях, как:

  • если денежная компенсация выплачивается сотруднику непосредственно в последний рабочий день;
  • если компенсация выплачивается в день получения заработной платы, но при этом сотрудник не увольняется.

В остальных случаях, НДФЛ не начисляется.

Налог на прибыль во внимание не берется.

Стоит помнить об одном ключевом моменте – налог на доходы компаний не должен влиять непосредственно на размер денежных компенсаций для сотрудников.

Денежная компенсация любому из работников должна в обязательном порядке включаться и быть причислена к расходам компании, которые необходимы для осуществления выплат своим сотрудникам. Это закреплено в статье 255 Налогового Кодекса РФ.

ЕСН, взносы в Пенсионный Фонд и ФСС не выплачиваются.

Непосредственно сам работодатель в обязательном порядке должен перечислять все необходимые взносы, если сама база компании была уменьшена, только в том случае, если сотрудник решил:

  • уволиться по собственному желанию;
  • получить компенсацию вместо отпуска.

Если анализировать этот момент, то с одной стороны так оно и есть, но с другой – законодательство РФ заявляет о том, что все сотрудники, которые работают официально, полностью освобождены от таких видов налогообложения.

Помимо этого, Налоговым Кодексом, в частности статьями №238, №11 указывается, что денежная компенсация, которая начисляет за основной отпуск, не подлежит налогообложению.

Более того, согласно статье №255 Налогового Кодекса РФ, дополнительный отпуск также не может быть подвержен налогообложению.

В том случае, если работодатель подвергает эту компенсацию налогообложением, сотрудник вправе обратиться в судебную инстанцию либо же в правоохранительные органы для защиты своих прав.

Особенности расчета компенсации в некоторых ситуациях

Декретнице

Вопрос о предоставлении денежных компенсаций для декретниц регулируется такими нормами закона, как:

  • статьей №127 Трудового Кодекса РФ;
  • Правилами о дополнительных отпусках в частности пунктами 28 и 29.

При подсчете для данной категории во внимание берется:

  • суммарное количество дней отпуска, за которые можно получить компенсацию;
  • дневной средний заработок беременной женщины.

Каждому работодателю необходимо обращать внимание на тот факт, что расчет денежных компенсации для этой категории граждан стоит на контроле у Правительства РФ жестко. По этой причине, при несоблюдении правил, на работодателя могут быть наложены санкции.

Совместителю

Действующее законодательство РФ не делит порядок расчета компенсаций за неиспользуемый отпуск для обычных сотрудников и тех категорий, которые работают по совместительству.

Согласно статье №114 Трудового Кодекса РФ порядок расчета осуществляется стандартным образом.

При увольнении переводом

Согласно статье №127 Трудового Кодекса РФ порядок расчета для этих категорий граждан осуществляется таким же образом, как и при обычном увольнении. Никаких особенностей не предусмотрено.

За дополнительный отпуск

Процесс подсчета денежной компенсации, согласно Трудовому Кодексу РФ, полностью стандартный, как и для обычного основного отпуска.

В том случае, если сотрудник принял решение о получении денежной компенсации за дополнительный отпуск, соответственно он должен ее получить в тот день, когда будет произведена выплата заработной платы.

Рассчитывается денежная компенсация следующим образом: количество дней дополнительного отпуска умножается на средний заработок за день. Вот и вся особенность.

Когда отпуск можно заменить на денежную компенсацию?

Согласно статье 126 ТК РФ, работник имеет право получить денежную компенсацию взамен неиспользованной части оплачиваемого отдыха, которая превысила 28 календарных дней. То есть, на эти деньги имеют право претендовать только те сотрудники, которым предоставляется основной оплачиваемый отдых либо полагаются дополнительные дни.

Помимо основных отпусков, сотрудникам предоставляют дополнительные оплачиваемые дни. Предположим, что из-за служебной необходимости работники их не брали. По просьбе таких сотрудников работодатель может заменить деньгами лишь ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть только дни дополнительных отпусков.

В большинстве организаций продолжительность отпусков составляет именно 28 календарных дней. Получается, что полная или частичная их замена деньгами возможна только в случае увольнения работника.

Согласно статье 126 ТК РФ, несовершеннолетние работники и беременные женщины должны использовать свои дни отдыха, а не получать за них деньги. Это касается как основных, так и дополнительных оплачиваемых отпусков.

Нельзя заменить деньгами дополнительные оплачиваемые дни сотрудникам за время их работы во вредных или опасных условиях труда. Исключение из этого правила — выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

Правила расчета отпускных при увольнении

Согласно действующему законодательству РФ, администрация обязана полностью компенсировать недополученный отпуск. Для расчёта отпускных при увольнении используется следующая формула:

Компенсация отпускных = оставшиеся дни отпуска × среднедневную зарплату

Сам расчёт отпускных проходит по следующему алгоритму:

  1. Определяется период для расчета. Затем суммируются попадающие под расчет выплаты за это время.
  2. Рассчитывается число календарных отработанных дней за данный период. Учитываются показатели 12 месяцев.
  3. Рассчитывается средний заработок за один день работы. Для этого сумма, рассчитанная в 1-ом шаге, делится на итог расчета из второго.
  4. Вычисляется количество отпускных дней, включая и за неиспользованную часть отпуска.
  5. Полученные значения подставляются в вышеуказанную формулу.

В качестве примера расчётов можно привести следующую ситуацию: сотрудник отработал 11 месяцев, получив за этот срок доход в 600 000 рублей.

Пример расчета: Средний дневной заработок = 600 000/12/29,4 = 1 700 руб. В этой формуле: 12 – число месяцев, 29,4 – усредненное число календарных дней, применительно к одному месяцу. Длина отпуска к компенсации – 28 дней. Итоговая сумма компенсации: 1 700×28 = 49 600 рублей.

Обратите внимание на то, что при подсчете количества месяцев, отработанных у работодателя, есть свои особенности. Так, если работник отработал меньше половины месяца, то из расчета этот месяц исключается, если же половину и более — данный месяц учитывается как целый.

Распоряжение руководителя организации о выплате материального возмещения вместо неиспользованного отдыха должно быть оформлено письменно. Основанием для издания этого документа служит заявление сотрудника.

Сам приказ о замене отпуска денежной компенсацией составляется в произвольной форме, в нем указываются такие сведения:

  • Реквизиты компании: полное наименование предприятия, адрес его месторасположения, контакты;
  • Номер документа;
  • Дата составления распоряжения;
  • Наименование бумаги;
  • Основная часть или «тело» документа. В ней обязательно указывается ссылка на нормативный документ — ст. 126 ТК РФ. Кроме этого, здесь фиксируется ФИО сотрудника (того, кому будет предоставлена выплата), его должность;
  • Распорядительная часть — в ней отмечается согласие руководителя на предоставление компенсации и обозначается количество отпускных дней, которые будут подлежать материальному возмещению, а также размер начисленной компенсации. В этом же разделе указываются лица, ответственные за исполнение распоряжения;
  • Основание издания документа — заявление сотрудника. В этой части обычно фиксируется и номер приказа о приеме этого человека на работу с датой его вступления в силу;
  • Подписи сторон: руководителя предприятия, служащего отдела кадров, бухгалтера и самого сотрудника;
  • Печать организации.

Стоит отметить, что руководитель должен издать приказ об удержании, в течение месяца со дня завершающего срок, неотработанного аванса.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *