В трудовую книжку вносятся

При первичном оформлении

Когда человек в первый раз собирается устраиваться на работу, то руководитель на основании закона должен предложить приобрести трудовую будущему сотруднику предприятия. После этого начинается уже заполнение самого бланка документа.

Титульная страница считается главной, ведь она содержит все необходимые данные о ее владельце. В нее записывается такая информация:

  • Ф. И. О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании;
  • профессиональные характеристики и специальность;

Важным моментом есть то, что все отметки в книжке обязаны опираться на необходимые для этого документы. Без них все это будет считаться недействительным. Эти документы следующие:

  • паспорт гражданина своей страны;
  • диплом об имеющейся специальности;
  • аттестат об образовании;
  • военный билет.

После того как все отметки о работнике внесены, внизу страницы ставятся подписи хозяина книжки и человека, заполнявшего ее. Им может быть как руководитель организации, так и представитель отдела кадров компании.

Для того чтобы заполнить этот документ руководителю по закону выделяется семь дней, в противном случае возможны штрафные санкции со стороны компетентных органов.

По существующему законодательству на основной странице книжки нельзя исправлять записи. То есть они изначально должны быть записаны безошибочно. Единственным исключением являются изменившиеся обстоятельства.

Например, работник при заключении брака сменил фамилию или просто поменял имя – случаи бывают разные. Тогда руководитель должен одной линией зачеркнуть старые данные и рядом вписать новые. Основанием для этого являются данные в паспорте и свидетельство о вступлении или расторжении брака. Важным моментом является то, что старая запись должна быть видна целиком, без всяких искажений.

С обратной стороны вносятся все данные о паспорте или свидетельстве, и ставится печать и подпись человека, заполнявшего трудовую книжку.

Правила внесения сведений

Приказ руководителя предприятия является основой для занесения всей информации в трудовую книжку сотрудника. Если его перевели на другую должность или место работы, то это необходимо выполнить в течение недели, а если уволили – отметка ставится немедленно.

Вся информация записывается в следующем порядке:

  • наименование компании;
  • порядковый номер записи в книжке;
  • дата внесения отметки;

Недопустимо внесение записей в сокращенном виде и без порядкового номера. Все должно быть четко структурировано, иначе это будет нарушение правил оформления. Обо всех отметках в своей трудовой книжке работник должен быть уведомлен с его росписью в личной карточке сотрудника, которая обязана храниться на предприятии.

Информация записывается в трудовую книжку шариковой или гелевой ручкой стандартных цветов. Не допускаются записи зелеными или красными чернилами.

Все отметки в этом документе делаются на русском языке или, если компания работает на территории, имеющей собственный государственный язык, на двух одновременно – на русском и национальном. Если на работу принимают человека, являющегося гражданином другого государства, который имеет трудовую книжку чужой страны, то ему полагается выдать другой документ, попадающий под нормы законодательства РФ.

Работник в любое время может проконтролировать информацию в своей трудовой книжке, и для этого нужно подать запрос своему работодателю. Тот не позже чем через три дня обязан представить документ или его нотариально заверенную копию сотруднику.

Что вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях, поощрениях»

Во всех документах старых образцов были отдельные листы, которые предназначались для этого. С появлением новых бланков ситуация изменилась. Сейчас это новая объединенная страничка трудовой книжки, в которую записываются одновременно все регалии сотрудника. Такая информация может содержать данные о следующих моментах:

  • государственные награды;
  • почетные звания;
  • грамоты от различных организаций;
  • дипломы, знаки отличия и многое другое;

Информация в этот раздел вносится точно так же, как и во все предыдущие: с порядковым номером и обязательной датой записи. Конкретно по наградам отмечается то, кем они были выданы и за какие заслуги. Вид их также должен быть записан в трудовой книжке.

Теперь остановимся на поощрениях. Нигде в законах не написано о том, что такие отметки не могут быть занесены в трудовую книжку. Просто многие не занимаются этим вопросом. При желании можно попросить работодателя внести все это в документ, и он не может отказать сотруднику в этом.

Вкладыш и дубликат

Иногда возникает такая ситуация, когда все странички какого-то определенного раздела трудовой книжки оказываются полностью заполненными. Это бывает в тех случаях, если человек много раз менял работу или у него большое число различных наград. Чтобы исправить такую ситуацию в документ вшивается специальный вкладыш, в который в дальнейшем вписываются все данные. Он имеет свою серию и номер, и вся эта информация отмечается в трудовой книжке. Без основного документа вкладыш является недействительным.

Изготовление дубликата имеет место при потере трудовой книжки. Человек должен руководителю на месте своей последней работы подать заявление, оформленное по всем необходимым правилам. По закону, бывший работодатель должен поднять всю информацию в отделе кадров предприятия и выдать дубликат бывшему сотруднику в максимально короткий срок. Сделать он это обязан не позднее чем через 15 суток после момента принятия заявления.

В дубликат записываются следующие данные:

  • стаж человека до принятия на предприятие, выдавшее дубликат;
  • о наградах и специфике работы на последнем месте;

Еще одним основанием в выдаче нового документа является любая недостоверная запись. В этом случае все старые отметки переносятся в дубликат, кроме той, которая способствовала его выдаче.

Трудовая книжка – это самый важный документ любого наемного работника, поэтому необходимо строго контролировать все записи, прописанные в ней, так как от этого будет зависеть правильное начисление трудовой пенсии. Нарушение правил ее заполнения работодателем строго наказываются по закону, поэтому периодически следите за этим, чтобы не возникло никаких недоразумений в дальнейшем.

Современные реалии таковы, что граждане очень активно используют гарантированное основным законом государства право на свободу выбора места работы: как следствие, записей в их трудовых книжках много и сведения разные. А квалификация сотрудников отдела кадров не всегда находится на должном уровне, поэтому часто возникают вопросы, какие сведения вносятся в трудовую книжку и как правильно ее оформить?

Что собой представляет трудовая книжка

Главный документ каждого официально работающего человека – трудовая книжка. В нее заносятся сведения о квалификации гражданина, смене им работодателя и о должностях занимаемых сотрудником. Также имеются сведения о поощрениях и наказаниях работника. Именно по указанным здесь данным можно восстановить, при необходимости, общий трудовой стаж.

Сейчас на законодательном уровне поговаривают о необходимости отмены этого документа как пережитка советского прошлого, дескать, в эру цифровых технологий негоже пользоваться архаичными носителями информации. Однако книжки применялись не только в нашем государстве: были они и во многих европейских и других странах. А переход на единую систему хранения данных о рабочей занятости гражданина — дело, конечно, хорошее, но в масштабах нашей страны и общего количества трудоспособного населения уж очень грандиозное, и требующее времени. Поэтому, пока продолжаем пользоваться привычными носителями информации о деятельности, а чтобы не создавать путаницы, постараемся делать это правильно.

Образование в трудовой книжке

Профессия и специальность в трудовой книжке указывается на основании записи в документе об образовании. Если имеется несколько образований, например, два высших, то указывается все сведения о полученном образовании на основании дипломов.

Данные об изменении в образовании. На своем рабочем пути человек может улучшать образование, получать новые специальности и квалификации. Данные об изменениях в образовании вносятся как дополнение к имеющейся информации, без зачеркивания предыдущих сведений, через запятую (среднее, высшее). Ранняя инструкция от 1974 года предполагала внесение информации о полученном образовании и специальности также с указанием на внутренней стороне обложки оснований – выписки из соответствующего документа (диплома). Сейчас такого требования не существует.

Данные об образовании для студентов. Часто возникает вопрос, что записать в раздел образование, если работник на момент заполнения трудовой книжки является студентом или учащимся. Четких законодательных инструкция на этот счет нет, но в соответствии со сложившейся практикой в зависимости от того, истекла ли половина срока обучения, в трудовую книжку делается запись «неоконченное высшее (среднеспециальное) образование». Если новый работник не студент, но заявляет о своем неоконченном высшем образовании, запись в трудовую может быть внесена на основании документа — справки о неоконченном высшем образовании.

Впрочем, в любом случае, внесение сведений о неоконченном образовании является необязательным, делается по желанию сотрудника и строго не регулируется. Если даже первокурснику написать «неоконченное высшее», никаких негативных последствий это не повлечет.

Внесение сведений о награждениях и выговорах

В соответствии с нормативными документами (Инструкция по заполнению, Правила ведения и хранения трудовых книжек) раздел «Сведения о награждениях» может содержать в себе следующие сведения:

  • представление к званию «лучший по профессии», «народный артист», «заслуженный… (артист, педагог и т.п.)», «работник года» и проч.;
  • награждение за выдающуюся трудовую деятельность почетной грамотой, ценным подарком;
  • денежное премирование.

По последнему пункту следует уточнить, что в трудовую записывается именно премия за некие выдающиеся свершения, это не относится к регулярным премиям, оговоренным договором.

Что касается выговоров и взысканий, то они, согласно ТК (статья 66) в трудовую книжку не заносятся. Таким образом, угроза работодателя объявить «выговор с занесением» силы не имеет. Исключением может быть только взыскание (выговор) за проступок, который стал причиной увольнения.

Порядок внесения записей аналогичен другим разделам и регулируется соответствующими Правилами. В бланк вносится дата награждения, подробные сведения о форме награждения, а также приказ-основание.

Исправление записей в трудовой книжке

К оформлению трудовой книжки следует подходить ответственно. Но все мы живые люди, и ошибки случаются. В случае обнаружения ошибки в момент оформления, то проще признать порчу бланка по вине работодателя и его изъятие, и заполнить новый бланк правильно.

Когда записей много, если возникает необходимость внести изменения, например, исправить не точную дату рождения, то исправления вносятся перечеркиванием неверной информации, написанием рядом новой и внесением информации об основании таких изменений, например, ссылку на паспортные данные.

Возможно, Вам будет интересна подробная статья о внесении изменений в трудовую.

С течением времени информация о работнике может изменяться. Нужно вносить сведения о произошедших изменениях: перемене фамилии или имени, получении дополнительной специальности и образования.

Если фамилия изменилась, старая зачеркивается и вписывается новая – рядом на строке или сверху. А на обложке с внутренней стороны, записывается основание перемены фамилии: данные из нового паспорта или выписка из свидетельства о браке или разводе. Если фамилия меняется неоднократно, то последующие изменения вносятся по той же схеме.

Современная инструкция о заполнении трудовой (приказ Министерства труда 2003 года) не дает точных указаний о том, куда вписывать сведения, если строчек и места на обложке не хватает. Видимо, государственные чиновники при составлении инструкции не принимали во внимание, что современный человек имеет право не только на свободу труда, но и на свободный выбор спутника жизни и даже смену имени и фамилии в связи со сменой пола.

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

При первичном оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведе­ния:

1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год)— на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2. Образование, профессия, специальность — на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если выполняемая ра­бота требует специальных знаний или навыков).

В дальнейшем в трудовую книжку вносятся сведения о выполняемой работни­ком работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением слу­чаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, ква­лификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоря­жения) работодателя не позднее недельного срока, а об увольнении в день увольне­ния и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке вносятся без сокращений и имеют порядковый номер.

Обо всех записях, вносимых в трудовую книжку, работник должен быть озна­комлен под роспись в личной карточке работника (ведется на каждого работника организации, дублирует данные трудовой книжки).

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответству­ющих документов запись:

— о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ и таможенных ор­ганах;

— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, ус­тановленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работ­ника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействи­тельной.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения сво­боды, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудо­вые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который уста­навливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступле­нии его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

У работника есть право ознакомиться со своей трудовой книжкой или полу­чить ее копию или заверенную выписку из нее. Для этого необходимо подать пись­менное заявление работодателю, а он должен будет не позднее трех дней выдать до­кумент в соответствии с заявлением.

Трудовая книжка у любого гражданина, который имеет постоянную работу, должна быть непременно. По закону это особого вида документ, где информация записывается вручную. При этом ее написание должно соответствовать всем установленным правилам, касающимся трудовых. Для каждой записи в книжке отведено определенное место. Каждому кадровому работнику нужно знать, какие сведения вносятся в трудовую книжку работника.

Какие записи вносятся в трудовую книжку первоначально

Гражданин, который в первый раз пришел устраиваться на службу, приобретает на законных основаниях бланк трудовой у руководителя. Здесь же начинается первичное заполнение книжки.

Главной страницей в документе является титульник, так как именно с него считывается вся необходимая информация о данных владельца книжки.

  • ФИО,
  • дата рождения,
  • образование,
  • специальность,
  • профессия.

Чрезвычайно важно, чтобы каждое слово, зафиксированное в трудовой, подтверждалось наличием соответствующего документа:

  • паспорт,
  • диплом,
  • аттестат,
  • военный билет и так далее.

После записи основной информации в нижней части страницы необходимо поставить подписи владельца и лица, заполняющего документ. Также здесь пишется должность этого лица и ставится печать, которая утверждает ранее написанные данные. На оформление документа руководителю дается семь дней.

Исправления, дополнения и ошибки в титульном листе

По закону на первой странице трудовой книжки нельзя исправлять какие-либо ошибки. Записи здесь можно только дополнять и изменять в связи со сложившимися обстоятельствами. К примеру, фамилия, имя или отчество сотрудника может измениться. Тогда работник предъявляет соответствующий документ, подтверждающий достоверность информации, – паспорт, свидетельство о браке или его расторжении.

Работодатель зачеркивает прежнюю запись целиком (одна черта) и рядом пишет новые данные. Важно, чтобы предыдущая надпись хорошо прочитывалась. На оборотной стороне обложки заполняющее лицо пишет наименование паспорта или другого документа, его серию, номер, дату. Все это утверждается подписью и печатью.

Дополнять записи на титульнике можно, если сотрудник получил образование, профессию или специальность. Графа «образование» может нести в себе даже запись о неполном высшем образовании (если работник является студентом). Но при получении соответствующего документа (диплома), при его предъявлении работодателю, делается дополнение в книжке. После прежней информации ставится запятая и фиксируются новые данные – это касается и специальности, профессии. Документ, предъявленный руководителю, обязательно прописывается на обороте обложки (название, номер, дата, подпись, печать).

Если при первоначальном заполнении ответственным лицом была допущена ошибка в титульном листе, то ее исправление не будет нести законной силы. Испорченный бланк книжки должны уничтожить, предварительно составив акт об этом. Данный документ идет на подшивку в соответствующую папку и хранение у лица, уполномоченного на данные действия. Работнику выдается новый чистый бланк. Работодатель в этом случае оплачивает расходы на трудовую.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку во вторую очередь

В книжке работника есть страницы, где вписываются данные о рабочей деятельности специалиста (сведения о работе). Здесь фиксируют записи:

  1. о приеме на службу (работу),
  2. о переводе сотрудника,
  3. об увольнении,
  4. о присвоении квалификации.

Кроме разрядов, категорий и классов, можно сделать запись о присвоении сотруднику еще одной профессии.

Сюда же вносятся данные:

  • о работе в особых подразделениях,
  • о службе в армии,
  • о работе по совместительству
  • о прохождении курсов.

Цифры, которые пишутся в книжке, должны быть арабскими, их указание – точное и разборчивое. Номер каждой записанной информации идет последовательно в любых случаях (начиная с первой записи). Недопустимо писать в трудовой сокращенными вариантами слов (это считается ошибкой). Утверждение печатью и подписью является обязательным условием. Но информация, написанная при назначении и приеме, заверяется только по факту ухода сотрудника с организации.

Ответственное лицо вначале пишет «шапку», то есть название компании в полной форме, а затем аббревиатуру (третья графа). После этого ставится нумерация в первой графе, а число, месяц и год – во второй. Ниже «шапки» фиксируются сведения в конкретной форме, с указанием соответствующей статьи. Последняя колонка для указания документов, подтверждающих подлинность слов (вносится название его, номер, дата составления), – приказа или решения.

Существуют ситуации, когда название профессии (должности), на которую устраивался работник изначально, изменили со временем. Тогда в книжке делается определенная надпись о том, что название должности было изменено на другое. Это также фиксируется с подтверждающими документами, составленными работодателем.

Если сотрудник был осужден, а затем реабилитирован или находился некоторое время под следствием, то запись об этом в трудовой руководитель должен признать незаконной (недействительной). Работнику выдают новый бланк книжки, где нет данной информации. Человек, который был осужден без лишения свободы, то есть на исправительные работы, должен знать, что стаж в это время не начисляется. То есть стаж не будет являться непрерывным. Фиксируется это по окончанию срока.

Что вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о награждениях»

В книжках старого образца были страницы, посвященные данным о поощрениях. На сегодняшний день награждения и поощрения объединили. Теперь это один большой раздел, куда фиксируется самое важное из этой области.

  • награды государственного образца,
  • почетные звания государственного характера,
  • почетные грамоты от организации,
  • звания, знаки, дипломы от организации,
  • другие формы наград по закону.

Принцип внесения информации на этой странице не сильно отличается от предыдущей. Сначала пишут название компании (аббревиатуру), затем порядковый номер, дату. В третьей графе прописывается:

  • кем выдана награда,
  • за какие заслуги,
  • вид награды.

Далее – документ, как основание для фиксирования информации (графа четвертая).

Нет определенного предписания о том, что другие виды поощрения нельзя вносить в книжку. Как правило, этого не делают работодатели. Но, если нет запрета, значит, владелец трудовой может потребовать внести заслуженное поощрение в сведения о награждениях.

Исправление ошибок и недочетов в сведениях о работе

Ошибки, которые делаются в книжке работника, в большинстве случаев происходят на страницах, где вписывают данные о работе и награждениях. По закону в обязательном порядке неточности, пропуски и ошибки необходимо незамедлительно исправить. В законодательстве указано, что при выявлении неправильной информации в трудовой владелец должен обратиться:

  • к руководителю предыдущего рабочего места (где сделали ошибку),
  • к руководителю настоящей компании.

Второй случай говорит о том, что сотрудник фирмы обращается к работодателю, но при этом имеет на руках соответствующий документ от человека, который допустил неверную запись в книжке (бывшего руководителя). Работодатель по факту должен помочь своему специалисту в решении данной проблемы. Любое исправление должно подтверждаться документацией, которая обязательно вносится в соответствующую графу.

Когда гражданин устраивается на определенную работу, в его рабочем документе прописывают должность и подразделение, где он будет работать. Ошибка может произойти в данном месте. Но ни при каких условиях зачеркивание в этом разделе не будет являться законным. Здесь исправлять запись нужно по-другому.

После ошибочно написанной информации ставится следующий порядковый номер в соответствующей колонке. Затем в графе, где пишется дата, нужно зафиксировать число по факту (сегодняшний день-создание записи). В третьей графе нужно признать запись под определенным номером недействительной. После этих процедур можно фиксировать верную информацию по всем правилам. Четвертая графа заполняется номером и датой документа:

  • который был указан ранее (в неверном варианте),
  • который является основой для новой записи.

Ошибки могут происходить при написании в графе третьей. Например, название компании и данные о приеме, должности и отдела написали одним строчным текстом. За такого рода записи лицо, которое является ответственным, может понести определенное дисциплинарное наказание, так как это говорит о некомпетентности человека в этом вопросе, а соответственно, он не справляется со своими прямыми обязанностями. Но зафиксированная таким образом информация по правилам не считается ошибкой, поэтому исправлению она не подлежит.

Исправление ошибок в трудовой книжке с прошлого места работы

Когда информация записана неверно, а сотрудник перешел на новую работу в другую организацию, то запись нужно исправлять в законном порядке:

  • после крайних данных пишется номер следующей записи в первой графе,
  • фиксируется запись о том, что данные под определенным номером являются недействительными,
  • пишется верная информация,
  • во второй графе прописывается фактическая дата создание надписи (сегодняшнее число),
  • в четвертой графе ставится номер и число документации, свидетельствующей о правильности и законности новой записи.

Точно таким же образом исправление ошибок можно произвести и при их допущении в написании перевода, увольнения и так далее. Сюда же относят и случаи с пропущенной информацией.

При реорганизации компании, где была сделана неверная надпись, ее исправление также обязательно. Здесь данные можно изменить при помощи преемника прежней фирмы. Если же произошла ликвидация, то изменить запись имеет право настоящий работодатель. Для этого необходимо иметь копию приказа или иного решения.

Вся основная информация, связанная с работой сотрудника, которая потом может как-то повлиять на определение стажа или начисление пенсии, обязательно фиксируется в книжке работника, но есть аспекты, на которых необходимо заострить внимание.

В трудовой есть отделы о личных данных, работе, награждениях, но нет соответствующего места для записи о взыскании. Из этого следует вывод о том, что данный вид наказания не пишется в книжке. Увольнение может быть одной из форм наказания. Это единственная информация, которая фиксируется работодателем в случае нарушения каких-либо обязанностей, дисциплины и так далее.

С любой записью в книжке должен ознакомиться сотрудник лично. При этом он оставляет свою подпись в знак этого в личном деле, которое фактически является дубликатом рабочего документа.

Любой сотрудник может взять копию или выписку из книжки, утвержденную по всем правилам. Достаточно подать письменное заявление руководителю. На данные процедуры – выдачу и заверение – работодателю отводится три дня.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *