Составляем график отпусков

Содержание

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков

Из статьи вы узнаете:

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  • чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
  • чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  • чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
  • а также для других целей, определяемых самим работодателем.

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

1. Утверждение формы графика отпусков

Как и все первичные документы, форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:

  • унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
  • самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).

Форма графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Образец графика отпусков (самостоятельно разработанная форма)

2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

  • в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
  • в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

  • лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
  • круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
  • сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
  • отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

  • Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
  • Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

  • согласие работника (например, в форме заявления);
  • чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

  • собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
  • составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

Образец заявления сотрудника на включение отпуска в график отпусков

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Образец уведомления работника о начале отпуска

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

  • при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
  • при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
  • при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:

  • в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  • в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  • в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  • в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Образец заявления сотрудника о переносе отпуска

Образец приказа о переносе отпуска сотрудника

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

  • Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  • Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

***

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:

  1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
  2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
  3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
  4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  3. Письма Роструда

Правила составления графика отпусков

График составляется кадровой службой предприятия либо лицом, выполняющим функции кадрового делопроизводства, с учетом пожеланий сотрудников. Особенно важно соблюсти требование добровольности при определении сроков очередного отпуска для категорий работников, имеющих право на его использование в любое удобное для них время.

К этим категориям относятся:

  • сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет (ст.178 КЗоТ);
  • матери двух и более детей возрастом до 12 лет, независимо от наличия отца и его участия в воспитании детей, отцы, опекуны либо попечители, занимающиеся воспитанием 2 и больше детей до 12 лет без участия матери (ст.1721 КЗоТ);
  • мужья во время пребывания его жены в отпуске в связи с беременностью и родами (статья 123 ТК РФ);
  • почетные доноры России (Закон № 5142-I от 09.06.1993);
  • лица, пострадавшие в результате аварии на ЧАЭС или получившим суммарную дозу радиационного облучения свыше 25 сЗв (Закон №1244-I от 15.05.1991 и Закон № 2-ФЗ от 10.01.2002 соответственно);
  • ветераны труда и войны (в т. ч. инвалиды войны);
  • ветераны боевых действий, происходивших на территории других стран, (в т. ч. получившие инвалидность как следствие своего участия в боевых действиях);
  • лица, получившие почетное звание Героя войны или Труда как в СССР, так и в РФ, полные кавалеры орденов Славы и Трудовой Славы.

Для того, чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись. В отдельных случаях составление этого документа может поводиться без участия работника, но тогда необходимо письменно его уведомить (не позднее, чем за 14 дней) и получить подпись о согласии с установленными сроками.Примеры франчайзинга находятся в статье.

Какие существуют основные виды заработной платы? Они перечисляются в статье.

Как происходит начисление сдельной заработной платы? Каковы ее особенности, преимущества и недостатки?

Это не означает, что сотрудник волен диктовать условия при выборе отпускного периода. Руководство предприятия имеет право устанавливать время отдыха для работников таким образом, чтобы обеспечивалось выполнение производственных задач. Так, ограничения относительно количества сотрудников, одновременно отсутствующих на работе, в графике отпусков должны быть учтены.

Обязанности по составлению графика на кадровую службу возлагаются отдельным приказом руководителя. По тому же приказу при отсутствии кадровиков их функцию может выполнить любой сотрудник, имеющий необходимую квалификацию и доступ к информации.

В сводной таблице по отпускам должны быть указаны все сотрудники из списочного состава организации на момент его утверждения. Таким образом, принятый на работу до приказа об утверждении графика человек должен быть внесен в него, даже если в период определения очередности ежегодного отдыха он в штате отсутствовал.

Порядок


Для начала необходимо издать приказ о составлении графика отпусков, его подготовке и возложить эту обязанность на конкретное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство. Следующим этапом проводится анализ количества дней неиспользованного за предыдущие годы отпуска, дополнительных дней отдыха и права на получение их в удобное для сотрудника время. Важно, чтобы в график были включены все дни отпуска за год, на который он составляется, включая неиспользованные дни за текущий и предыдущий годы.

Для выяснения пожеланий самих сотрудников можно воспользоваться опросным листом (листом согласования сроков). В случае возникновения спорных ситуаций (когда одновременно на отпуск претендуют несколько сотрудников, либо отсутствие члена трудового коллектива в период активной работы предприятия может угрожать снижением необходимого уровня производства) окончательные сроки могут быть установлены администрацией. В этом случае необходимо письменное извещение или согласие сотрудника.

Для документального закрепления графика отпусков может применяться форма № Т-7, утвержденная Постановлением ГКС РФ №26 от 06.04.2001, однако с 1 января 2013 года ее использование не обязательно. Важно, чтобы в сводной таблице-графике указывались такие реквизиты:

  • ФИО работника;
  • его должность, структурное подразделение (на крупных предприятиях графики могут быть сформированы по каждому подразделению);
  • количество дней отпуска в плановом году;
  • примерная длительность нахождения сотрудника в отпуске;
  • фактический период отдыха.

Плановая длительность отпуска может указываться как точными датами, так и месяцами. А все предусмотренное законодательством время для отдыха по желанию работника может быть разделено на несколько частей, но с учетом того, что одна из них должна составить не менее 14 дней.

После составления проекта графика отпусков этот документ визируется начальником кадровой службы и руководителями соответствующих подразделений, после чего утверждается главой организации.

Нужен ли отдельный приказ?

Вопрос о том, следует ли по этому поводу издавать отдельный приказ, до сих пор однозначно не урегулирован. Гриф «Утверждаю» на документе иногда рассматривается в качестве самодостаточного подтверждения согласования с руководством.

Однако во избежание споров с проверяющими, хотя порядок составления графика отпусков будет соблюден и без этого, желательно такой приказ (в произвольной форме, «Об утверждении графика отпусков на хххх год») включить в документооборот.

В документ могут вноситься изменения, связанные с различными обстоятельствами. Это:

  • прием или увольнение сотрудников;
  • обращение самого работника с просьбой о переносе отпуска в связи с личными обстоятельствами (обычно на более поздний период);
  • возможность того, что отсутствие сотрудника негативно скажется на работе организации (производственная необходимость);
  • денежная компенсация нескольких неиспользованных дней по согласованию с сотрудником.

Любые изменения в графике вносятся на основании отдельного приказа руководителя. Вновь поступившие работники могут вноситься как в основной список (на основании приказа об изменениях в очередности предоставления отдыха), так и в дополнительный, который прилагается к основному.

О правилах составления также рассказывается в видео ниже.

Типичные ошибки

Составление графика отпусков: типичные ошибки таковы:

  • неправильный расчет длительности основного и дополнительных отпусков;
  • несогласование сроков отпуска для совместителя с основным местом работы;
  • когда не учитывается право работника на отпуск в удобное для него время (льготные категории) либо отсутствуют документы, подтверждающие право на эту льготу;
  • отсутствие согласия работника со сроками, указанными в графике, в письменном виде.

Чем знаменита франшиза заправки Лукойл? Ответ тут.

Как составляется должностная инструкция менеджера по развитию персонала?

Ищете заявление о переводе на другую должность: пример? Как его правильно заполнить?

Как правило, при самостоятельном обнаружении ошибки ее возможно исправить по согласованию с администрацией предприятия.

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду. И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков – это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»);
  • супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).

Форма и правила заполнения графика

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания.

В графе 2 – должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 – ФИО работника.

В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 – запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» – дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43.

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Нюансы заполнения

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. 173 – 176 ТК РФ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются. Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов – заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению

Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Изменения в графике отпусков

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание

Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем здесь и далее фрагменты формы.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предполагаемого отпуска

Апрель

Заявление работника от 20.03.2014

В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предпо­лага­емого отпуска

Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014

Отпуск переносится по просьбе работника

Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предпо­лага­емого отпуска

Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25

Отпуск переносится в связи с болезнью работника

К сведению

Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится.

Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014

Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата предполагаемого отпуска

Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26

Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 – дата переноса, в графе 10 – причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая:

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание

(документ)

дата

предполага­емого

отпуска

Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у

Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

* * *

Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

  1. График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо.
  2. График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года. При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
  3. Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников, а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
  4. В утвержденном графике должны быть заполнены реквизиты и графы с 1 по 6. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
  5. В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8 – 10.
  6. Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей, а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
  7. График отпусков должен храниться в организации один год.

Унифицированная форма Т-7
Утверждена Постановлением Госкомстата РФ
от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

ООО «Время»

по ОКПО

(наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ
от » 13 »

декабря

г. №

учтено Руководитель

Директор

(должность)

Номер документа

Дата составления

На год

Сезонов

М. В. Сезонов

ГРАФИК ОТПУСКОВ

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

«

»

декабря

г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

факти­ческая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

Администрация Директор Сезонов Михаил Викторович

10.03.2014 –

10.03.2014 –

Три дня за ненормированный рабочий день
Бухгалтерия Главный бухгалтер Власова Марина Сергеевна

14.05.2014 –

14.05.2014 –

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013 Отпуск переносится по просьбе работника
Отдел кадров Начальник отдела кадров Комлева Инна Геннадьевна

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

Комлева

И. Г. Комлева

(должность)

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков — обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

  1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
  2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
  3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни — за это компанию могут оштрафовать.
  4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата — 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

  1. Реквизиты работодателя.
  2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
  3. Даты начала отпуска.
  4. Количество календарных дней отпуска.
  5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

4 новых правила в 2019 году

1. Проверьте, кто из работников подпадает под новую льготную категорию

Теперь отпуск в удобное время нужно предоставлять сотрудникам, у которых трое и более детей (ст. 262.2 ТК). Проверьте, есть ли такие в вашей организации и сколько лет их детям. Заодно выясните, есть ли у вас другие работники, которым предоставляют отпуск в удобное время.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Узнать еще о 2 правилах

Порядок составления на 2019 год: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

Категории

Документ-основание

Норма

Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам

Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам

Часть 4 ст. 123 ТК

Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него

Листок нетрудоспособности по беременности и родам

Статьи 122, 260 ТК

Работники в возрасте до 18 лет

Паспорт

Статьи 122, 267 ТК

Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев

Свидетельство о рождении

Статья 122 ТК

Совместители

Справка с основного места работы

Статья 286 ТК

Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности

Свидетельство о рождении

Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье: Как собрать пожелания работников об отпусках, чтобы составить идеальный документ

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

  1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
  2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Пример

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект — это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика — умный график отпусков. Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения — утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) — самый поздний срок утверждения графика.

  1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
  2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький — всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая. Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Узнать, как безопаснее >>

Смотрите видео по теме. Узнайте ответы на свои вопросы!

График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *