Превышение лимита кассы

Если нельзя, но очень хочется: право на отказ от кассового лимита

Некоторым категориям предприятий и организаций, а также индивидуальным предпринимателям закон предоставляет право отказаться от поддержания предельно установленных финансовых показателей в кассе.

Воспользоваться этим правом могут коммерческие компании, относящиеся к сфере малого бизнеса, а также все индивидуальные предприниматели, причем независимо от применяемого ими налогового режима.

Отказ от лимита в кассе не подразумевает под собой каких-то специальных действий, вполне достаточно просто соответствовать определенным параметрам:

  • предельный доход – не более 800 тысяч без НДС за выполненные услуги и проданные товары;
  • ограниченность персонала – за последний календарный год число сотрудников на предприятии не должно быть выше 100 человек;
  • участие в уставном капитале — не более четверти доли других юридических лиц.

Если фирма подпадает под эти требования, то она смело может хранить в кассе неограниченные финансовые средства.

В тех случаях, если право на отсутствие лимита по кассе возникает не с момента регистрации предприятия, а, по каким-то другим причинам, в процессе его деятельности, то для того, чтобы им воспользоваться, руководству предприятия нужно предпринять следующие шаги:

  1. В письменном постановлении отменить ранее изданный приказ об установлении кассового лимита;
  2. Выпустить новый приказ, где будет прописано, что с такого-то числа кассовый лимит отсутствует.

Как рассчитать кассовый лимит

Именно этот вопрос больше всего интересует начинающих бухгалтеров. Ломать над ним голову не нужно – варианты расчета предусмотрены законом::

  • По объему поступлений наличных денежных средств по формуле:

    Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни

  • По объему выдачи налички (если нет наличной выручки) по формуле:

    Лимит = Выдачи /Расчетный период х Дни

Пояснения:

Выручка – сумма средств от реализации услуг и продажи товаров. Если предприятие только создано, то здесь нужно указать предполагаемый размер поступлений;

Расчетный период – от 1 до 91 дня включительно. Выбран он может быть абсолютно произвольно;

Дни – от 7-14 рабочих дней между сдачей наличности. Следует помнить, что чем меньше количество дней, тем меньше в кассе должно оставаться денег.

Таким образом, если предприятие в силу установленных законом обстоятельств обязано строго соблюдать кассовую дисциплину, проводить ежевечерний подсчет дневной выручки и сдачу остатков в банк, то делать это нужно по всем правилам и нормам, установленным законодателем. В противном случае, избежать административных санкций со стороны контролирующих структур вряд ли получится.

Добавлено в закладки: 0

Сегодня довольно легко получить серьезное наказание или простой штраф за нарушение кассовой дисциплины. ИП всегда должен следовать главному правилу – записывать суммы наличных, внесенных в кассу и взятых оттуда. Чтобы оценить важность такого учета, попробуем разобраться, какой штраф за нарушение кассовой дисциплины ждет предпринимателя и как ее правильно соблюдать.

Нормативное обоснование

Владелец бизнеса несет ответственность за введение кассы, даже если этим занимается один из его работников. Однако важно не путать кассу организации и отдельный кассовый аппарат.

Кассой является наличный капитал хозяйствующего субъекта. Предприниматель должен контролировать общий наличный оборот независимо от места хранения (сейф, ящик, коробка).

Указ ЦБ РФ № 3210-У содержит правила ведения операций с деньгами предприятий всех форм собственности. Однако для некоторых категорий ИП разрешено ведение упрощенного порядка. Они могут проводить кассовые операции без специального лимита.

Сюда относятся предприниматели, которые:

  • работают на патенте или ЕНВД;
  • оказывают услуги населению;
  • торгуют с использованием специальных торговых автоматов;
  • в штате имеют менее 100 сотрудников (учитывается календарный год);
  • получают общий доход за услуги, реализацию продукции в размере меньше 800 тыс. руб. без учета НДС;
  • имеют меньше ¼ в уставном капитале юридических лиц.

Кроме того, предприниматели, работающие с наличными деньгами, могут до конца 2017 года не составлять выписку расходных и приходных ордеров. Однако указанные льготы заканчиваются летом 2018 года. После этого хозяйствующие субъекты могут получить штраф за нарушение кассовой дисциплины.

Что будет за превышение лимита кассы

Под лимитом понимается предельно разрешенная величина «налички» в кассе предпринимателя. Правило о нарушении кассовой дисциплины в 2017 и штрафы вводятся Центробанком РФ. При этом верхнюю планку лимита определяет каждое предприятие самостоятельно. Это делается в начале календарного года. Небольшие излишки в конкретных ситуациях официально разрешены.

К таким обстоятельствам относится:

  • выдача зарплаты и вспомогательных средств (не более 5 рабочих дней после снятия денег со счетов);
  • организация операций с помощью наличных денег в выходные/праздничные нерабочие дни.

В остальных случаях предусмотрены санкции за нарушение кассовой дисциплины. Размер штрафа для должностных лиц (владельца-руководителя и бухгалтера) составляют 4–5 тыс. руб., для организаций от 40 до 50 тыс. руб. (ст.15.1 КоАП РФ).

Однако ответственность за нарушение кассовой дисциплины для ИП здесь не предусмотрена. Но, если учитывать п.2 Указаний Центробанка 3073-У, то предприниматель также является «участником наличных расчетов», а потому может быть привлечен к ответственности.

Подобные правила успешно используются во многих странах мира. В качестве примера возьмем республику Беларусь. Какой штраф за нарушение кассовой дисциплины в 2017 году сказано в п.11 постановления Правления Нацбанка РБ № 125. Превышение лимита обязывает уплатить штраф в размере ¼ суммы излишек, за каждый день работы ИП.

Наказание за отсутствие регистрации ККТ

Отсутствие аппарата – наиболее грубое нарушение кассовой дисциплины. ИП, осуществляющие работу с клиентами с помощью наличных расчетов или/и банковских карт должны выдавать клиентам чек за покупку.

Документ выдается в следующих случаях:

  • продавец осуществил реализацию товара;
  • работник оказал клиенту услугу, за которую тот заплатил;
  • клиент сделал заказ заранее и получил услугу.

При отсутствии чекового документа, хозяйствующий субъект проверяется на наличие кассового аппарата. Если такое устройство отсутствует, то предпринимателя привлекают к ответственности за нарушение кассовой дисциплины. Размер штрафа зависит от конкретных обстоятельств (ст.14.5 КоАП РФ). В таблице представлены правонарушения и штрафные санкции за них:

Правонарушение Размер наказания должностного лица и ИП (тыс. руб.)
Полное отсутствие ККТ

25–50% от суммы, полученной без применения ККТ;

не меньше 10.

Деятельность, которая не подпадает под требования ФЗ о ККТ 1,5–3
Деятельность с неполадками в работе ККТ 1,5–3
Отсутствие чека при работе ККТ 2
Невыдача чека по требованию клиента при работе ККТ 2

Проводка излишков

В отличие от недостачи, где сразу возникают подозрения в краже или растрате средств, случай с излишком может иметь двоякую трактовку. Если в кассе наличествуют неучтённые деньги, то возможно какой-то товар продавался по неправильно указанной цене или имел место недовес. В принципе, при современных системах фиксации и проведения операций, такие случаи не должны возникать случайно.

Часто бывает так, что кассирши в небольших магазинах, при отсутствии достаточного количества необходимых разменных купюр, докладывают их в кассу из своего кошелька. Позже, ввиду забывчивости или занятости, можно вовремя не изъять разменные купюры, которые приведут к появлению излишков и последующих проблем при их обнаружении.

Реальная рыночная стоимость выявленных излишков требует подтверждения. Это делается одним из двух следующих способов:

  1. Независимый оценщик определяет цену неоприходованных активов. Это является более простым и «прозрачным» методом.
  2. Торговая организация проводит сравнительный анализ рыночных цен на подобное имущество и составляет справку. При этом учитываются такие информационные документы:
  • объявления с ценами на похожее имущество в СМИ;
  • накладные от поставщиков;
  • справки статистических структур и т. п.

Излишки ценностей, которые обнаружены при инвентаризации, соотносят с их рыночной стоимостью и проводят по прочим доходам: дебет 10 (или 01, 41, 50), кредит 91-1.

Как написать объяснительную

В рамках действующего законодательства при обнаружении излишков во время инвентаризации работодатель обязан потребовать от кассира объяснительную записку.

Важно! Сотрудник не имеет права отказаться и в течение двух рабочих дней должен предоставить требуемый документ.

Объяснительная пишется на компьютере или вручную на официальном бланке организации. Подпись и её расшифровка пишутся от руки. При обнаружении излишков составляется акт проведённых работ, а к нему прикладывается записка от ответственного работника.

Объяснительная содержит в себе два раздела:

  1. В фактическом разделе приводятся события и условия, которые привели к возникновению описываемой в документе ситуации. Например, это можно сделать так: «Вчера, 20 марта, в кафе «Улыбка», проходила инвентаризация. В результате проверки были обнаружены излишки средств в кассе».
  2. В причинном разделе указывается, из-за чего в кассе появились лишние средства. Причин обычно несколько, и их необходимо грамотно пояснить, чтобы снизить степень своей вины или будущей ответственности.

При написании объяснительной должны быть чётко указаны факты, а вот домыслам и рассуждениям в ней месте нет. Документ доносит до руководства лишь то, что работник знает и видел, — данные и факты.

В объяснительной обязательно указываются следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • ФИО руководителя и его должность;
  • название документа — «Объяснительная» (без точки в конце);
  • должность работника и его ФИО;
  • дата создания документа и подпись сотрудника.

Учитывая, что установленного бланка для записки нет, она пишется в произвольной форме с учётом требований, перечисленных выше. Вот пример такого документа:

После составления и подписи, записка (в двух экземплярах) направляется к непосредственному начальнику, который её подписывает и ставит регистрационный номер. Копию нужно оставить себе — это доказательство наличия документа и его регистрации на предприятии.

Знаете ли вы? Некоторые руководители могут подозревать, что излишек в кассе является результатом неверного оприходования товара, имеющего целью будущей его кражи. В то время как недостача, скорее всего, просто ошибка.

Штраф за излишек в кассе

При обнаружении излишка подозрение, естественным образом, падает на кассира, который своими умышленными или случайными действиями допустил такую ситуацию. На руководителя предприятия накладываются финансовые штрафные санкции, а далее он сам выбирает меру дисциплинарного воздействия на проштрафившегося кассира. В зависимости от нанесённого ущерба, это может быть выговор, лишение премии или бонуса, а в серьёзном случае и увольнение.

Нарушения кассовой дисциплины, к которым относится и неоприходование или недооприходование наличных средств, наказываются в соответствии со статьями 14.5 и 15.1 Административного Кодекса РФ. В большинстве случаев штрафуется юридическое лицо, в паре с которым идёт и должностное — руководитель организации. Для юрлица штраф составит от 40 до 50 тыс. рублей, а для руководителя — от 4 до 5 тыс. руб.

Знаете ли вы? В случае выявления нарушений у ИП, он приравнивается к должностному лицу и платит штраф, установленный для данной категории (4–5 тыс. руб.).

При небольших нарушениях или случаях со «смягчающими обстоятельствами» можно обойтись и предупреждением. Решение на основе ходатайства может принять глава межрайонной налоговой инспекции. При этом учитывается отсутствие выявленных нарушений в течение последнего года. Ходатайство пишется в произвольной форме, где руководитель указывает все факторы, которые, по его мнению, должны повлиять на смягчение наказания — от создания современного рабочего места для кассира до возможности простой человеческой ошибки.

Современные контрольно-кассовые аппараты практически исключают возможность неумышленной ошибки. Хотя, в любом случае, не стоит забывать о человеческом факторе — излишек в кассе необязательно может появиться из-за злого умысла. Возможно, квалификация кассира оказалась недостаточной или возникли какие-либо форс-мажорные обстоятельства.

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач: видео

Превышение лимита остатка кассы — одно из самых распространенных нарушений кассовой дисциплины, которое карается наложением штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется банками. В свою очередь невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями правил ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.2 КоАП РФ). При это банки только ищут нарушения и сообщают о них в налоговые органы, которые и штрафуют организации (ст. 23.5 КоАП РФ). Чтобы обойти лимит и не налететь при этом на штраф, бухгалтеры выдают излишки на конец дня в подотчет. Как действует данная хитрость, решили разобраться участники форума www.buhgalteria.ru. Подняла эту тему «Марина»:
«Марина»
«Знаю, что многие бухгалтеры, чтобы не носить лишний раз деньги в банк, суммы, превышающие установленный лимит, быстренько направляют в подотчет, а на следующий день или через несколько возвращают в кассу как неиспользованный аванс. Как относятся к такой хитрости налоговики и банкиры?»
Своим опытом поделилась «Надежда»:
«Надежда»
«Нам банк в подобной ситуации пригрозил пока словесно. Суть дела в том, что подотчетное лицо вернуло остаток денежных средств в кассу, из-за этого лимит был превышен, и мы тем же днем выдали ему новую сумму на излишек. Банк решил, что это нарушение кассовой дисциплины, поскольку мы должны были сначала возвращенные деньги сдать в банк, а потом получить наличные и выдать их сотруднику».
К обсуждению присоединился «Павел»:
«Павел»
«Если вы будете систематически уходить от превышения лимита данным способом, то контролерам это, естественно, не понравится. Однако прицепиться им будет сложно, ведь фактически вы правомерно выдали деньги в подотчет и правил не нарушали. Например, сотрудник вернулся из командировки и возвратил неистраченные деньги, в этот же день ему выдают деньги на новую командировку. Или выдали деньги на покупку двери, но сотрудник не смог найти именно эту дверь и полностью вернул сумму в кассу. Такие ситуации сплошь и рядом. Получается, что вы ничего не нарушаете, запрета на повторную выдачу под отчет нет».
Действительно, придраться к такому обходу лимита практически невозможно. Однако на практике некоторые инспекторы придерживаются мнения, что в допустимый лимит входят и те деньги, что уже выданы под отчет. И на основании этого предположения штрафуют компании. Однако суды неоднократно ставили инспекторов на место, указывая, что для квалификации правонарушения как накопления в кассе наличных денег сверх установленных лимитов остатка кассы фактом, имеющим юридическое значение, является наличие либо отсутствие в кассе наличных денежных средств в сумме, превышающей лимит остатка кассы (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 8 мая 2007 г. № Ф04-2665/2007 (33893-А27-23), Поволжского округа от 21 сентября 2006 г. № А49-2434/ 06-147ОП/28).
«Марина»
«А в случае, если мы выдаем излишек под аванс директору, а он через день возвращает сумму полностью, нужно составлять авансовый отчет?»
«Надежда»
«Во-первых, разве директор не может быть подотчетным лицом? А во-вторых, мы, например, всегда составляем авансовый отчет, даже в такой ситуации: так будет меньше споров и претензий».
Действительно, некоторые не составляют авансовые отчеты в случае возвращения в кассу неиспользованного аванса. Они исходят из того, что авансовый отчет — это документ, который подтверждает расходование аванса, а так как расхода не было, то и составлять его нет необходимости. Оформляют при этом только расходные и приходные кассовые ордера. Однако такую точку зрению придется отстаивать в суде, который может поддержать налогоплательщиков. Так арбитры посчитали, что не составлять авансовый отчет в связи с возвращением полученных денежных средств в полном объеме в кассу предприятия правомерно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04)».
Дополним свежей арбитражной практикой. В одном из своих решений арбитры пришли к выводу: если компания не составляет авансовые отчеты, то она нарушает порядок выдачи наличных, а не порядок ведения кассовых операций, а за это штраф не предусмотрен (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010).
Своими «хитростями» решила поделиться новая участница обсуждения:
«Анастасия»
«Мы всегда выдаем излишки в подотчет, чтобы не нести суммы, превышающие лимит, в банк. Претензий не было. Помимо этого у нас на фирме есть еще одна лазейка. Если остаток кассы уже превышает лимит, а срок выплаты зарплаты уже близок, мы переводим излишки на выплату зарплаты. Вообще-то предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты (п. 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П, далее — Положение № 14-П). В то же время предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов три рабочих дня для выдачи зарплаты (п. 2.6 Положения № 14-П). При таком способе важно не нарушить срок в три дня».
«Надежда» решила предупредить собеседников:
«Надежда»
«У контролеров есть еще один козырь в рукаве. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк расчет по форме № 0408020 (Положение № 14-П), в котором помимо испрашиваемой суммы лимита нужно еще указать цели расхода выручки. И если фактические цели, прописанные в авансовых отчетах, не совпадут с заявленными, то налицо нарушение».
Банк смотрит на такие нарушения сквозь пальцы и сообщать налоговикам о них не будет, так как прямой штраф за это не предусмотрен. Но налоговики считают иначе: они уверены, что расходование средств на цели, которые не согласованы с банком, приравнивается к превышению лимита остатка кассы, поэтому – штраф. Разрешить спор помогут только суды, большинство из которых поддерживают организации. Так, судьи указали, что налоговики не вправе оштрафовать налогоплательщика за несоблюдение порядка хранения денежных средств, выразившееся в их расходовании на цели, не разрешенные банком. Нецелевое расходование не образует состава правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях, так как не является хранением денег (постановления ФАС Центрального округа от 3 октября 2008 г. № А64-1887/08-24, ФАС Северо-Западного округа от 5 сентября 2007 г. № А56-4636/2007). Но есть и арбитры, которые встают на сторону налоговиков, указывая, что расходование средств на цели, не согласованные с обслуживающим банком, тождественно превышению лимита остатка кассы, поэтому наказуемо по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (постановления ФАС Поволжского округа от 21 апреля 2009 г. № А57-23412/2008, ФАС Центрального округа от 29 августа 2008 г. № А09-1519/08-20).
По нашему мнению, действия налоговых органов неправомерны. Статьей 15.1 кодекса предусмотрен закрытый перечень нарушений, по которым предусмотрена ответственность. Нецелевое использование наличных денежных средств там не поименовано, следовательно, по данной статье налогоплательщика нельзя привлечь к административной ответственности, другой же не предусмотрено.
Продолжила тему новая участница «Лина»:
«Лина»
«Наша компания первый год работает с кассой, и пока никаких претензий со стороны проверяющих не было. Но созрел вопрос: как часто надо утверждать лимит остатка кассы и что делать, если мы собираемся открывать счет в другом банке?»
На помощь «новенькой» подоспела «Марина»:
«Марина»
«Лимит кассового остатка нужно согласовывать со своим банком ежегодно (п. 2.5 Положения № 14-П). Если же вы этого не сделаете, то лимит будет равен нулю. Получается, что любая сумма, которая осталась в кассе на конец рабочего дня, будет признана сверхлимитной. А это штраф. Советую, если у вас нет наличной выручки, но присутствуют расчеты через кассу, все же утвердить лимит в банке».
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей. Если у фирмы в течение года, например, увеличился объем наличной выручки или расходов, изменился объем кассовых оборотов, условия сдачи выручки и другое, можно обратиться в банк с просьбой пересмотра размера лимита (п. 2.5 Положения № 14-П). Действовать новый лимит будет только с момента его утверждения банком.
«Павел» дополнил ответ:
«Павел»
«Порядок не предусматривает утверждение лимита остатка кассы в каждом банке. При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе (п. 2.5 Положения № 14-П). Более того, если вы сменяете банк, который утвердил вам лимит, то он может сохраняться при переходе в другой банк, но это по договоренности с последним».
«Марина»
«И это еще не все. Советую не плодить счета в разных банках, это жутко неудобно во время проверок. Так как каждый банк имеет право проверить соблюдение кассовой дисциплины за один и тот же период, приходится мотаться с одними документами по всем банкам. А с учетом того, что срок привлечения к административной ответственности составляет два месяца с момента фактического превышения лимита остатка наличных денег в кассе, банки частенько »приглашают» на проверку (постановление Президиума ВАС РФ от 31 января 2006 г. № 10196/05)».
Хотелось бы отметить, что банк обязан проверять кассовую дисциплину организации не реже одного раза в два года, при этом максимальное количество проверок не ограничивается (п. 2.14 Положения № 14-П)».
Итак, несмотря на то, что налоговики в поисках кассовых нарушений порой бывают непредсказуемы, обходить лимит остатка кассы выдачей излишка в подотчет безопасно. Но все должно быть грамотно и своевременно оформлено документами. Во избежание административной ответственности можно согласовать с банком и утвердить порядок и сроки сдачи наличных денег с учетом режима работы, оговорить случаи, когда сверхлимитный остаток в кассе не будет считаться нарушением (например, если инкассаторы не прибыли вовремя — постановление Президиума ВАС РФ от 5 ноября 1996 г. № 3561/96).
Если же выявлен факт превышения лимита и вас оштрафовали, то есть шанс, что судьи признают превышение лимита остатка кассы малозначительным нарушением (ст. 2.9 КоАП РФ), в связи с чем освободят лицо, совершившее правонарушение, от административной ответственности и ограничатся устным замечанием (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 18 февраля 2010 г. № А28-17847/2009, ФАС Центрального округа от 29 июня 2009 г. № А64-79/2009, ФАС Уральского округа от 8 июня 2010 г. № Ф09-4296/10-С1 по делу № А07-25478/2009).
С. Шестакова,
ведущий эксперт
Материалы предоставлены редакцией журнала «Практическая бухгалтерия»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *