Письмо об оплате

В каких случаях необходимо гарантийное письмо

Нередко письмо по оплате задолженности составляют в ответ на письмо-претензию, отправленную поставщиком. Составителями гарантийных писем могут быть как юридические, так и физические лица, а получателями могут выступать не только хозяйствующие субъекты, но государственные органы. Например, оно может потребоваться от работодателя, при подаче документов в ФМС для приёма на работу мигрантов.
Написать письмо можно самостоятельно или после консультации с юристом. Составленный надлежащим образом, документ имеет юридическую силу и может использоваться при урегулировании споров, как в досудебном порядке, так и в суде. Поэтому в договорном праве эти документы используются весьма часто, а вариантов их использования достаточно много.

Форма гарантийного письма не регламентирована законодательно, что, с одной стороны разрешает составить данный документ, используя свободные формулировки, а с другой стороны позволяет его получателю определить свои требования обязательные для составителя или требовать предоставление информации на специально разработанном для этого бланке.

Полезные документы для скачивания

Гарантийное письмо об оплате (образец) Скачать в .doc Письмо о сотрудничестве (образец) Скачать в .doc

При отсутствии особых требований к гарантийному письму, его составителю и его получателю, существует ряд требований, которых следует указать:

  1. Составляется на фирменном бланке, либо на листе формата А4 с указанием реквизитов предприятия;
  2. Если гарантийное письмо составляется в ответ на претензию, требование или другое входящее письмо, необходимо указать его исходящий номер и дату;
  3. Получатель документа, в частности его полное ФИО или наименование юридического лица, адрес, телефон и иные сведения;
  4. Описание возникновения правоотношения сторон (реквизитов документов, подтверждающих возникновение обязательств номера и даты договоров, счетов, заказов, отгрузочных накладных, актов оказания услуг), гарантий, обязательств, условий, действий и сроков их исполнения;
  5. Если документ составлен на нескольких страницах, то все они должны быть прошиты и пронумерованы, или же на каждой странице необходимо поставить подпись;
  6. В конце обязательно должны быть дата, подпись уполномоченного лица (в случае действий по доверенности, должны быть указаны номер и дата доверенности) и, при наличии, печать;
  7. Дополнительно могут быть приложены документы или их копии, с которыми составитель письма считает нужным ознакомить адресата. Приложенные документы могут быть сопровождены описью с указанием наименования документа, его номера и даты.

Рекомендации и требования к написанию гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантию по оплате задолженности за товары оформляют обычно, как любой другой официальный документ, на фирменном бланке компании, либо на листе А4 с заполнением всех реквизитов.
При написании, учтите следующие аспекты:

  • наименование документа – «гарантийное письмо»
  • проставьте город, дату написания и исходящий номер
  • если вы пишите ответ на претензию или требование обязательно сошлитесь на входящий номер
  • кому адресовано – название компании и ее ФИО руководителя
  • сам текст: «Организация(юридическое название) дает гарантию уплатить задолженность (а также пени/штрафы и т.д.) за (товары/оказанные услуги/произведенные работы) на общую сумму (цифрами/прописью) на основании (название и номер документа, по которому производится оплата — договор/счет/накладная) в срок до (дата погашения долга/график платежей)
  • можно указать причины неуплаты, приложить документы указывающие на это, сослаться на лицо, ответственного за выплату долга
  • в конце проставить подписи, заверенные печатью, ФИО руководителя компании, а также главного бухгалтера.

Гарантийное письмо. Примеры

Просрочка оплаты по договору

В связи с тяжелым финансовым состоянием в компании, уведомляем вас о невозможности соблюдения сроков оплаты по договору No 159У от 01 января 2001 г. Обязуемся произвести оплату в течение текущего года в определённом договором размере. Надеемся на понимание.

Невыполнение оплаты за оказанные услуги

В связи с блокировкой расчетного счета налоговой инспекцией наше предприятие не может произвести оплату услуг, оказанных вами, что подтверждает акт выполнения услуг No 951 от 31.12.2000 г. Обязуемся произвести полную оплату оказанных услуг в срок до 31.02.2020 г.

Увеличение размеров поставок по договору

В связи с резким увеличением спроса на производимую продукцию просим вас рассмотреть возможность увеличения объемов поставок по договору No 555 от 12 декабря 2012 г. в два раза. Своевременную оплату отгруженной продукции гарантируем.

Отсрочка оплаты коммунальных платежей

В связи с неожиданным увеличением стоимости коммунальных услуг, которое не было заложено в бюджет ООО «Василий» на 2015 год просим вас рассмотреть возможность реструктуризации возникшей задолженности в размере 12 000 рублей. Обязуемся погасить задолженность в течение 12 месяцев по 1 000 рублей в месяц, начиная с 01.01.2018 г.

Безвозмездная аренда

Директору ООО «Рога и копыта»
Коровьеву С.В.
От директора средней школы No 18
Меншикова М.Л.
Уважаемый Савелий Владиславович, просим вас рассмотреть возможность предоставления автобуса 08.03.2015 г. для проведения экскурсии на ликероводочный завод в период с 9:00 до 18:00. Своевременный возврат и сохранность автобуса гарантируем.

Форс-мажорные обстоятельства

В связи с особыми обстоятельствами, а именно извержением вулкана на севере страны и размытием плотины на юге, с прискорбием сообщаем, что на данный момент ООО «Василий» не имеет возможности выполнить обязательства по договору No 777 от 27 июля 2007г. Также, несмотря пункт 5.4. вышеуказанного договора, освобождающего стороны от выполнения обязательств по договору при возникновении форс-мажорных обстоятельств, к которым, безусловно, можно отнести стихийные бедствия, обрушившиеся на наш город, указанные выше и подтверждающиеся справкой Гидрометцентра, приложенной к данному письму, ООО «Василий» обязуется выполнить обязательства по указанному договору при первой возможности и в полном объёме.

Читайте также: Прочие примеры гарантийных писем

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *