Выдано в подотчет

Основания для выдачи средств под отчет

Выдача денег под отчет

Указание Центробанка содержит четкий перечень целевых операций, в рамках которого возможно использования наличных средств организации или предпринимателя. Согласно документу, юрлица могут использовать наличность в кассе для выплаты зарплаты сотрудникам, а также для оплаты товаров, услуг, необходимых для деятельности организации. Самозанятые лица также могут использовать наличные средства для личных нужд.

Кроме того, юрлица и предприниматели могут выдавать наличные деньги сотруднику под отчет

  • в качестве аванса на командировочные расходы;
  • для хознужд, таких как приобретение материалов, товаров, оплаты услуг организации.

Аванс на командировку и хозяйственные нужды может быть выдан как в виде наличных средств, так и перечислен в безналичной форме на карточный счет.

Выдача денег под отчет на личные нужды сотрудникам организаций и предприятий в форме юрлица законом не предусмотрена.

Можно ли выдать деньги под отчет не сотруднику организации

Среди практикующих бухгалтеров не утихают споры относительно возможности выдачи под отчет сумм в пользу лиц, которые не являются сотрудниками предприятия.

Мнения контролирующих органов по данному вопросу следующие. С одной стороны, Инструкция о применении счетов бухучета, утвержденная Минфином, предусматривает порядок выдачи под отчет средств лицам, которые являются сотрудниками компании. Возможность выдачи денег под отчет неработникам организации в документе не отражена.

В то же время предписания ЦБ РФ и Минфина не содержат прямого запрета на выдачу подотчетных средств несотрудникам организации. Кроме того, в 2012 году Минфином выпущено письмо №02-06-10/2476 с разъяснением, согласно которому решение о выдаче подотчетных средств лицам, которые на являются работниками компании, остается на усмотрение такой компании и подлежит утверждению в локальном нормативном акте (например, в учетной политике).

Выдача денег под отчет: оформление, документы

Ниже описана пошаговая процедура выдачи денег под отчет работнику компании, а также приведен порядок оформления необходимых документов.

Шаг №1. Утверждение внутреннего порядка ведения подотчетных операций

На первом этапе организации необходимо утвердить порядок выдачи средств под отчет, а именно:

  • перечень подотчетных лиц (сотрудники/несотрудники);
  • форма выдачи средств (наличными через кассу или в безналичной форме на банковскую карту подотчетного лица);
  • основания для выдачи денег под отчет (аванс на командировочные расходы или хознужды);
  • документальное оформление (заявление, приказ);
  • срок выдачи средств;
  • порядок предоставления отчета по выданным средствам (оформление авансового отчета);
  • срок возврата неиспользованных средств.

Вышеуказанный порядок можно оформить в виде отдельного документа либо включить в учетную политику.

Читайте также статью ⇒ “Бухгалтерские расчеты с подотчетными лицами“.

Шаг №2. Оформление заявления на выдачу средств

Действующее законодательство предусматривает обязательное оформление работником заявления для получения средств под отчет.

Документ может быть составлен в свободной форме либо на утвержденном бланке предприятия.

Текст документа должен содержать следующую информацию:

  • наименование организации;
  • должность, ФИО руководителя, на имя которого подается заявление;
  • наименование, дата составления документа;
  • основание для выдачи средств под отчет (например, номер, дата приказа на командировку);
  • сумма средств, подлежащая выдаче;
  • форма выдачи (наличными в кассе/в безналичной форме на карту);
  • реквизиты для зачисления средств (при перечислении денег на карту).

После составления заявления, сотрудник собственноручно подписывает заявление, после чего передает руководителю предприятий для дальнейшего рассмотрения.

Образец заявления можно скачать здесь ⇒ Заявление на выдачу средств под отчет (образец).

Шаг №3. Издание приказа

В случае согласования выдачи средств, руководитель визирует заявление, после чего сотрудник отдела кадров издает соответствующий приказ.

Аналогично заявлению, приказ может быть оформлен в свободной форме, но должен содержать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование, дата составления документа;
  • распоряжение руководителя о выдаче средств с указанием суммы и основания.

Образец приказа можно скачать здесь ⇒ Приказ о выдаче денежных средств под отчет (образец).

Организация может не оформлять приказ на выдачу средств под отчет в качестве аванса на командировку, в случае если локальным актом компании предусмотрено, что авансирование командировок производится исключительно на основании приказа на командировку и заявления работника, без дополнительного оформления приказа на выдачу подотчетных средств.

Читайте также статью ⇒ “Может ли учредитель быть подотчетным лицом“.

Шаг №4. Выдача средств и отражение в учете

В срок, установленный внутренним нормативным актом, сотрудник получает деньги под отчет в кассе предприятия или путем перечисления на банковский счет.

Ниже в таблице описан порядок отражения в учете операций по выдаче средств под отчет:

Дт Кт Описание
71 50 В кассе предприятия сотруднику выданы наличные средства под отчет
71 51 На расчетный счет сотрудника перечислены подотчетные средства на основании заявления

Выдача наличности в кассе сопровождается оформлением расходного кассового ордера. При перечислении подотчетных средств в безналичной форме на карту сотрудника, перевод средств фиксируется в банковской выписке.

Если сотрудник получает аванс на командировку, то средства должны быть выданы работнику не позже дня начала командировки. В случае авансирования хознужд, выдача средств производится до дня наступления события (покупка товара, оплата услуг, т.п.).

Шаг №5. Отчет об использовании средств

Не позже окончания третьего рабочего дня, следующего за днем наступления события (окончание командировки или совершение хозяйственной операции), сотрудник обязан отчитаться по полученным ранее подотчетным средствам в следующем порядке:

  • оформить авансовый отчет, указав в нем сумму фактически потраченных средств;
  • предоставить документы, подтверждающие расходы.

При авансировании командировки документами, подтверждающими расходы, могут выступать проездные билеты, квитанции на оплату проживания, т.п. При выдаче средств на хознужды подотчетное лицо вместе с авансовым отчетом предоставляет товарные чеки, квитанции, прочие документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции.

Читайте также статью ⇒ “Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях“.

Шаг №6. Возврат неиспользованных средств

Если сумма средств, выданных под отчет, превысила размер фактических расходов, образовавшуюся сумму неиспользованных средств работник возвращает в кассу предприятия. Факт возврата средств кассир сопровождает оформлением приходного кассового ордера.

Операция возврата отражается следующей записью в учете:

Дт Кт Описание
50 71 В кассу предприятия возвращен остаток неиспользованных средств, выданных под отчет на командировку или хознужды.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Подотчет

Смотреть что такое «Подотчет» в других словарях:

  • подотчет — сумма, отчет Словарь русских синонимов. подотчет сущ., кол во синонимов: 3 • отчет (20) • подотчёт (1) • … Словарь синонимов

  • подотчет — Соңыннан исәпләү шарты белән тотарга бирелгән (акча тур.) … Татар теленең аңлатмалы сүзлеге

  • подотчет — ПОДОТЧЁТ а; м. Бухг. Подотчётная сумма … Энциклопедический словарь

  • АВАНС — (фр. avance) 1) денежная сумма или другая имущественная ценность, выдаваемая или перечисляемая организациям или лицам в счет предстоящих расходов и платежей за материальные ценности, выполнение работ, оказание услуг и др. А., как и задаток,… … Энциклопедический словарь экономики и права

  • отчет — См. мнение, ответ, суждение дело на чьем л. отчете, отдавать отчет… Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. отчет рапорт, подотчет, отзыв, обозрение, мнение, сообщение, суждение … Словарь синонимов

  • сумма — Итог, сложность, собрание, совокупность. Ср. . .. См. следствие, число… Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999 … Словарь синонимов

  • КАССА — 1. наличные деньги, имеющиеся у предприятия; 2. структурное подразделение предприятия, организации, учреждения, выполняющее кассовые операции; 3. в бухгалтерском учете счет, на котором отражаются движение, поступление и выдача наличных денег .… … Большой бухгалтерский словарь

  • УЧЕТ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ, ОПЕРАТИВНЫЙ — учет наличия и движения готовой продукции на складах, холодильниках и других местах хранения продукции: контроль за выполнением планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам; контроль за сохранностью … Большой бухгалтерский словарь

  • 71 счет — Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными … Бухгалтерская энциклопедия

  • Командировка — Служебная командировка поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет… … Бухгалтерская энциклопедия

Статья: Деньги под отчет: как потратить и отчитаться (Овчинникова О.С.) («Зарплата», 2010, n 8)

«Зарплата», 2010, N 8
ДЕНЬГИ ПОД ОТЧЕТ: КАК ПОТРАТИТЬ И ОТЧИТАТЬСЯ
Продолжаем разговор о подотчетных суммах. В статье расскажем о правилах использования аванса и составления авансового отчета.
О том, какие нюансы следует учесть, выдавая подотчетный аванс работнику, мы рассказали в статье «Деньги под отчет: оформляем выдачу» («Зарплата», 2010, N 6). Теперь рассмотрим правила, действующие на следующих этапах движения подотчетных сумм:
— использование подотчетного аванса (расходование);
— составление отчета об использовании подотчетных сумм.
Сначала напомним общие правила расходования подотчетных сумм и особенности траты денег работодателя на конкретные цели.
Расходование подотчетных сумм
Правила расходования подотчетных сумм касаются:
— права распоряжения подотчетным авансом;
— лимита расчета наличными;
— порядка оформления.
Кто может потратить подотчетный аванс
Ответ на этот вопрос очевиден. Подотчетный аванс может потратить лишь то подотчетное лицо, которому он выдан. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, далее — Порядок).
Работник выручил коллегу подотчетными деньгами. Ситуации бывают разные. Например, два специалиста направлены в командировку. Работодатель обеспечил их проездными документами, забронировал номера в гостинице, выдал суточные. Находясь в командировке, один из работников получил травму, которая потребовала срочного дорогостоящего лечения. Его коллега помог быстро оплатить медицинские услуги из суммы своих суточных. С одной стороны, налицо нарушение установленной нормы. С другой — нельзя поступить иначе. Как быть работодателю? Мы предлагаем в подобных ситуациях руководствоваться общим правилом: сколько получил, за столько отчитайся. А передачу наличных денег коллеге, пусть и полученных под отчет, рассматривать как личные расчеты физических лиц, к которым работодатель отношения не имеет.
Оправдательные документы оформлены на другое лицо. В некоторых случаях работник, которому поручено осуществить платеж от имени работодателя, не может сделать это лично. Оплату производит другое лицо, которому подотчетник в нарушение установленных норм передал необходимую сумму. Соответственно, в оправдательных документах (например, в квитанции к приходному кассовому ордеру) фигурирует другая фамилия. Можно ли простить подотчетному лицу такую подмену?
Судьи Девятого арбитражного апелляционного суда в Постановлении от 08.10.2007 N 09АП-12853/2007-АК допустили такую возможность при условии, что денежные средства фактически использованы для нужд работодателя. Они также отметили, что нарушение положений Порядка (в частности, п. 11) не является основанием для признания сумм, полученных под отчет, доходом работника и удержания НДФЛ.
Лимит расчета наличными
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У установлен предельный размер расчета наличными — 100 000 руб. по одной сделке:
— между юридическими лицами;
— юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем;
— индивидуальными предпринимателями.
Распространяется ли ограничение на расчеты, осуществляемые через подотчетных лиц? Что означает термин «одна сделка»? Ответы найдем в Письме ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т.
Подотчетник представляет организацию или лично себя. Подотчетные лица, производящие расчеты наличными от имени работодателя на основании его доверенности, должны придерживаться установленного лимита. Если платеж совершает командированный работник от своего имени за товары, работы, услуги, необходимые для его личного потребления, лимит расчетов наличными не действует.
Одна сделка — один договор. Ограничение суммы расчетов наличными установлено для одного договора. При этом срок действия договора и количество платежей по нему значения не имеют. Несколько платежей по одному договору, превышающих в общей сумме 100 000 руб., — нарушение. Обратите внимание: под действие лимита подпадают и все дополнительные соглашения к договору.
Если в течение дня расчеты производятся по нескольким договорам, каждый из которых заключен на сумму менее 100 000 руб., а общая сумма всех платежей превышает установленный лимит, это не является нарушением.
Ответственность за нарушение лимита. За нарушение предельной суммы расчетов наличными работодатель может быть оштрафован в соответствии с нормой ст. 15.1 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:
— для организации — от 40 000 до 50 000 руб.;
— для ее руководителя — от 4000 до 5000 руб.
Общий срок давности привлечения к ответственности за административные нарушения составляет два месяца (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Если этот срок пропущен, штраф наложить нельзя.
Лимит кассы регулируем подотчетными суммами. Такой же штраф взыскивается за превышение норматива остатка денежной наличности в кассе. Сверхлимитный остаток денежных средств, возникший в кассе в конце рабочего дня, можно ликвидировать, если выдать лишние деньги подотчетным лицам. При этом не забывайте оформлять соответствующий приказ и соблюдать условие об отсутствии у работника предыдущего аванса.
Приказ — точка отсчета
Соблюдение надлежащего порядка оформления траты подотчетных сумм — залог признания расходов в налоговом учете работодателя.
Условия признания расходов работодателя. В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, экономически обоснованны и документально подтверждены.
Расход — уменьшение собственных ресурсов. Очевидно, что все перечисленные выше условия касаются расходов, произведенных плательщиком налога на прибыль за его счет. То есть при исчислении налога на прибыль можно учесть только те затраты, которые связаны с уменьшением собственных ресурсов работодателя. Например, на стоимость готовой продукции переносится стоимость израсходованных в производстве материалов, принадлежащих работодателю. Расходы иных лиц, в том числе работников, не могут уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль работодателя ни при каких условиях. Если при производстве продукции было использовано имущество работника, его стоимость не учитывается в составе расходов, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль работодателя. Чтобы признать их стоимость в составе расходов, работодателю для начала необходимо стать их собственником. У вас может возникнуть вопрос: к чему такое долгое вступление? Поясним.
Подотчетное лицо — не собственник приобретенных ресурсов. При несоблюдении правил оформления расходования подотчетных сумм собственником приобретенных товаров, работ и услуг может быть признан работник. Такая опасность возникает, когда он производит платеж за счет собственных средств, не получив подотчетного аванса. Является ли сотрудник подотчетным лицом, а купленный товар — собственностью работодателя? Ответ на эти вопросы зависит от того, как произведено оформление.
Вариант I. Работник потратил деньги по собственной инициативе. В этом случае купленный товар принадлежит ему на праве собственности. Для передачи его в собственность работодателя потребуется совершение дополнительной операции (сделки). Это может быть купля-продажа, дарение, лизинг, другие варианты смены собственника, предусмотренные гражданским законодательством. В любом случае все эти операции имеют определенные финансовые последствия, отличные от финансовых последствий взаиморасчетов работодателя и подотчетного лица. Так, например, при покупке товарно-материальных ценностей у работника он получает доход, облагаемый НДФЛ. В то время как при оприходовании товара, купленного подотчетным лицом, облагаемая база для удержания НДФЛ не возникает.
Вариант II. Работнику поручено приобретение товара, оплата работ или услуг, и на него выписана соответствующая доверенность. Однако подотчетного аванса он не получил (неиспользованного остатка оказалось недостаточно) и для исполнения поручения потратил свои деньги. В данной ситуации можно констатировать, что работник действовал от имени и по поручению работодателя, представляя интересы последнего. Следовательно, оплаченные ценности принадлежат не непосредственному покупателю, а работодателю. Потраченные деньги рассматриваются как обычный перерасход, который затем возмещается работнику.
Чем отличаются эти две ситуации? Прежде всего оформлением. При наличии приказа и доверенности на представление интересов организации работник не становится собственником оплачиваемых вещей, работ и услуг. Соответственно, не возникает необходимость проведения дополнительных операций по передаче ценностей в собственность работодателя.
———————————
Пример составления приказа и заполнения доверенности вы можете посмотреть в статье «Деньги под отчет: оформляем выдачу» // Зарплата, 2010, N 6. — Примеч. ред.
Авансовый отчет
Для отчета работника о тратах, произведенных по поручению и в интересах работодателя, применяется унифицированная форма первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет», введенная в действие с 1 января 2002 г. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре на бумажном или электронном носителе информации. В заполнении авансового отчета принимают непосредственное участие несколько лиц, для каждого из которых в бланке отведены поля. Это:
— подотчетное лицо;
— бухгалтер;
— руководитель.
Задачи подотчетника
На лицевой стороне документа подотчетное лицо должно указать дату, фамилию, имя, отчество, подразделение, в котором числится, свою должность, цель аванса.
На оборотной стороне подотчетник перечисляет документы, подтверждающие произведенные расходы, указывая порядковый номер каждого, присвоенный номер, дату выдачи, сумму расхода. Образец заполнения авансового отчета см. на с. 64.
Унифицированная форма N АО-1
———¬
¦ Код ¦
+——-+
Форма по ОКУД ¦0302001¦
Общество с ограниченной ответственностью +——-+
«Медовуха» ¦ ¦
———————————————- по ОКПО ¦ ¦
наименование организации L———
УТВЕРЖДАЮ
Двадцать три тысячи
десять
Отчет в сумме ——————-
23 010 00
——T———-¬ —————— руб. —— коп.
¦Номер¦ Дата ¦ генеральный директор
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+———-+ Руководитель ———————
¦ 12 ¦10.08.2010¦ должность
L——+———— Буянов Н.В. Буянов
———- ———————-
подпись расшифровка подписи
10 августа 10
«—» ————- 20—г.
————¬
¦ Код ¦
+————+
отдел сбыта ¦ ¦
Структурное подразделение —————————+————+
Лихой Л.Д. ¦ ¦
Подотчетное лицо ——————- Табельный номер ¦ 231 ¦
фамилия, инициалы L————
организация
приема
начальник делегации
отдела сбыта заказчика
Профессия (должность) ————- Назначение аванса ————
————————T———-¬ —————————-¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦руб. коп. ¦ ¦ ¦
+————————+———-+-+————-T————-+
¦ остаток ¦ — ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ———-+———-+ +——T——-+——T——+
¦ аванс перерасход¦ — ¦ ¦счет,¦сумма, ¦счет, ¦сумма,¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———-+ +——+——-+——+——+
¦Получен аванс 1. из ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦р/о 281 от 28.08.2010 ¦ 25 000 ¦ ¦ 26 ¦ 19 500¦ 71 ¦23 010¦
+————-T———+———-+ +——+——-+——+——+
¦1а. в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 3 510¦ ¦ ¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———+———-+ +——+——-+——+——+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———-+ +——+——-+——+——+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———-+ +——+——-+——+——+
¦Итого получено ¦ 25 000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———-+ +——+——-+——+——+
¦Израсходовано ¦ 23 010 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———-+-+——+——-+——+——+
¦ Остаток ¦ 1 990 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ———————-+———-+-+——+——-+——+——+
¦ Перерасход ¦ — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————————+———— L——+——-+——+——-
2 2
Приложение —— документов на —— листах

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *