Акт передачи трудовых книжек, образец

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии. Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc Процесс передачи трудовых книжек Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Печать может быть организации или отдела кадров. При приеме на работу также оформляется акт специально назначенной комиссией. Она может состоять из сотрудников организации, руководящего лица. Если это кадровик оформляется на работу, то он обязан присутствовать во время проведения комиссией проверки. Также он должен принять от предыдущего сотрудника кадровой службы все дела.
Бывает, что при поступлении на работу новый кадровик обнаруживает, что состояние дел предыдущего сотрудника неважное. Ошибки в содержании документов, их оформлении или хранении возлагает дополнительную ответственность на нового сотрудника. Поэтому следует провести проверку и откорректировать систему делопроизводства. Это позволит устранить вопросы об ответственности за допущенные предыдущим кадровиком ошибки.
Таким образом, любые передвижения трудовых книжек должны сопровождаться актом приемки-передачи.

УТВЕРЖДАЮ » » 20 г. Основание: Приказ № от . Я, , (должность) (фамилия, имя, отчество) настоящим актом удостоверяю, что: в присутствии свидетелей (должность) (фамилия, имя, отчество) передает, а принимает следующие трудовые книжки и вкладыши в них: Вид документа № п/п Фамилия, имя, отчество владельца Серия Номер Примечания Трудовая книжка Вид документа № п/п Фамилия, имя, отчество владельца Серия Номер Примечания Вкладыш в трудовую книжку Итого: трудовых книжек — . Итого: трудовых книжек — (в том числе невостребованных — ), вкладышей в них — .

Всего трудовых книжек и вкладышей в них — . Также передаются следующие бланки трудовых книжек и вкладышей в них: Вид бланка № п/п Серия Номер Трудовая книжка Вид бланка № п/п Серия Номер Вкладыш в трудовую книжку Итого: бланков трудовых книжек — , бланков вкладышей — . Всего бланков — . Сдал Принял (подпись) (подпись) » » 20 г.

» » 20 г.

После проверки трудовой книжки работодатель или уполномоченное им должностное лицо (как правило, таким лицом является работник кадрового подразделения) принимает ее для ведения и хранения как бланк строгой отчетности. В периоды, когда работник не осуществляет трудовую деятельность по найму, он хранит трудовую книжку лично.

Акт приема-передачи трудовых книжек На основании пункта 42 Правил бланки книжки и вкладыша выдаются по заявке должностного лица, уполномоченного на ведение трудовых книжек. Это лицо ежемесячно отчитывается в бухгалтерию о наличии бланков документа, их использовании и порче.
Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.
Разнообразие ситуаций, возникающих при работе сотрудника отдела кадров с бланками, требует оформления внутренних дополнительных документов. Рассмотрим некоторые из них. Приема — передачи Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача. Как оформляется акт приема-передачи трудовых книжек? Образец можете посмотреть здесь: скачать О списании испорченных бланков Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *