Сроки хранения кадровых документов

Документы при приеме работника

Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

  • трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале «Трудовой договор: бланки и образец»;
  • трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье «Правила оформления трудовой книжки»;
  • медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, как сделать медкнижку и проверить предоставленный работником бланк на подлинность, вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
  • документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям профстандартов. Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести запись об образовании в трудовую книжку;
  • приказ о приеме на работу по форме Т-1;
  • личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье «Личная карточка работника Т-2: образец заполнения».

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в материале;
  • дополнительное соглашение. Например, при переводе работника на 0,5 ставки или изменении оклада.

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика. О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте «Дополняем график отпусков».

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

  • штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье «Что такое штатное расписание»;
  • положение об оплате труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • табель учета рабочего времени, на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
  • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Документы организации: собираем и храним

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Регистрационные документы

постоянно

Лицензии и сертификаты соответствия

постоянно

Бухгалтерская годовая отчетность

постоянно

Бухгалтерская квартальная отчетность

5 лет

Бухгалтерская месячная отчетность

1 год

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

5 лет

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

5 лет

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

4 года

Налоговые декларации

5 лет

КУДиР для УСН

постоянно

Годовые расчетные ведомости в ФСС

постоянно

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

5 лет

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

5 лет

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

5 лет

Документы, связанные с ККТ

5 лет

Документы по охране труда

5 лет

Трудовые договоры

75 лет

Личные дела руководителей организации

постоянно

Личные дела работников

75 лет

Личные карточки работников

75 лет

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

3 года

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

75 лет

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Отличие графиков сменности от графиков работ

Сменной считается работа в две, три или четыре смены. Вводится она тогда, когда продолжительность процесса производства превышает длительность ежедневной работы, а также для увеличения объема выпускаемой продукции, эффективного использования оборудования и пр. (ч. 1 ст. 103 ТК РФ). Как видно из определения, режим работы предполагает непрерывный, безостановочный процесс. При такой работе нужно составлять графики сменности, в котором должно быть прописано чередование смен и предоставление выходных.

Ст. 103 ТК РФ указывает на обязательные требования при сменной работе:

  • составление графика сменности с соблюдением установленной продолжительности рабочего времени;
  • учет мнения представительного органа работников при составлении графика сменности;
  • ознакомление работников с графиком сменности производится не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

В том случае, если работодатель применяет графики сменности, он должен соблюдать перечисленные выше требования.

Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.

К графикам работы законодательно не установлено специальных требований к срокам ознакомления, поэтому нет надобности в учете мнений представительного органа сотрудников. Работодатель должен соблюсти продолжительность рабочего времени и обеспечить для работников междусменный и еженедельный отдых согласно закону.

Требования к графикам

Главные требованиями при составлении графика работ и графика сменности:

  • соблюдение установленной продолжительности рабочего времени;
  • предоставление времени отдыха.

Из этого следует, что в графике надо предусмотреть:

  • начало и окончание работы в день или смену;
  • продолжительность смены и количество смен в сутки;
  • количество рабочих дней и выходных (при сменной работе нужно предусмотреть чередование рабочих дней и нерабочих).
  • Время отдыха между сменами, а также обеденное время и время отдыха согласно ст. 108 ТК РФ. Такие перерывы предоставляются сотруднику в течение рабочей смены, их продолжительность должна составлять не менее 30 минут и не более двух часов, при этом они в рабочее время не включаются. Согласно нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» время для обеда и отдыха должно предоставляться каждые четыре часа работы. Если установленный график подразумевает 12-часовой рабочий день, то у сотрудника должно быть минимум два перерыва не менее чем по 30 минут.

Что нужно при разработке графика

1.Правильно установить, является ли данный режим работы на предприятии сменным:

  • если в организации нет сменяемости, то необходимо разрабатывать графики без ознакомления с ними сотрудников за месяц, однако учитывать мнения представительных органов сотрудников;
  • если на предприятии невозможно организовать перерывы в работе, то работодатель должен внедрить сроки ознакомления и учитывать мнение представительного органа сотрудников. если такой орган отсутствует на графике необходимо оставлять пометку такого содержания: «На момент утверждения графика сменности представительный орган не создан»;

2. Соблюдать количества смен и продолжительность рабочего дня.

3. Предусматривать время начала и окончания работы в смену или день с учетом праздничных и нерабочих дней, работы в ночное время;

4. Предусматривать чередование выходных и рабочих дней с учетом закона и норм еженедельного отдыха сотрудников;

5. Предоставить время для перерывов и междусменного отдыха, согласно установленным нормам.

График работы должен храниться в организации не менее 1 года, согласно Перечню документов, подлежащих хранению на предприятии, утвержденный архивным фондом РФ.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *