Выдача депонированных сумм отражается записью

Депонирование заработной платы

О.А. Курбангалеева, журнал «Зарплата» №8, 2009

Практически в каждой организации есть работники, которые по каким-либо причинам не могут получить заработную плату вовремя. В этом случае ее депонируют. Как данная ситуация отразится на расчете налогов и какие документы нужно оформить, рассказывается в статье.

Порядок, место и сроки выплаты заработной платы установлены в статье 136 Трудового кодекса. Работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные дни выплаты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, положениями коллективного или трудовых договоров (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Если дата выдачи заработной платы совпадает с праздничным днем, выплата производится накануне. Об этом говорится в части 8 статьи 136 Трудового кодекса.

Общие правила выплаты заработной платы

Согласно норме части 3 статьи 136 Трудового кодекса работодатель может выплачивать заработную плату в денежной форме двумя способами:

— безналично, перечисляя деньги на счета работников в банке (при условии, что работники согласны получать зарплату на карточку);

— наличными из кассы организации. В этом случае зарплата выдается сотрудникам в месте выполнения работы (предполагается, что сотрудники не должны тратить свободное время на поездки для получения заработной платы).

Особенности выплаты зарплаты наличными

На выдачу зарплаты из кассы работодатель может использовать:

— денежные средства, снятые с расчетного счета компании в банке. Средства на выплату зарплаты (пособий по социальному страхованию и стипендий) могут находиться в кассе в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. Такое правило установлено в пункте 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Исключение сделано для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Им разрешено хранить наличные денежные средства в кассе на выплату зарплаты до пяти дней;

— наличную выручку (п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Правда, такой порядок расчетов следует согласовать с обслуживающим банком (ч. 1 п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Условие об использовании наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг для выдачи заработной платы и пособий можно прописать в договоре на расчетно-кассовое обслуживание или в документе на установление лимита денежных средств в кассе (п. 12 письма Банка России от 16.03.95 № 14-4/95).

Обратите внимание: на выплату заработной платы нельзя направить наличные средства, принятые от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц (например, при получении в кассу предприятия оплаты по договору за услуги мобильной связи, которая впоследствии перечисляется на счет оператора мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк (ч. 2 п. 2 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Лимит кассового остатка

Компания может хранить деньги в кассе только в пределах лимита, который установил ей банк. Лимит согласовывается с банком в начале каждого календарного года, но в течение года его величину можно пересмотреть (абз. 12 п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П, утвержденного Банком России, далее — Положение № 14-П) .

Оставлять в кассе наличные денежные средства сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда, организации права не имеют. Это касается как денег, снятых с расчетного счета, так и денежной выручки, поступившей в кассу (абз. 2 п. 2.7 Положения № 14-П и абз. 2 п. 7 Порядка ведения кассовых операций).

Как мы уже говорили, исключение составляют средства на выдачу зарплаты, пособий по социальному страхованию и стипендий, полученные в банке. Данные средства являются целевыми. Их сумма известна заранее, и она может превышать установленный лимит кассового остатка в течение трех (пяти) рабочих дней (абз. 2 п. 2.6 Положения № 14-П). По истечении этого срока сверхлимитные наличные денежные средства нужно сдать в банк (абз. 1 п. 2.6 Положения № 14-П).

Напомним, что за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена административная ответственность. Размер штрафа для руководителя составляет от 4000 до 5000 руб., для организации — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но оштрафовать компанию можно только по результатам проверки банка, который зафиксирует факт нарушения в справке по форме № 0408026 и передаст ее в налоговую инспекцию для принятия решения (ст. 23.5 КоАП РФ).

Срок и порядок депонирования заработной платы

Наличными деньгами заработная плата выдается по платежной (форма № Т-53) или по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Срок выплаты зарплаты указывается на титульном листе ведомости.

Заработную плату выплачивают в течение трех дней начиная с установленной даты ее выдачи. Если за это время кто-то из сотрудников не получил заработную плату, неполученную сумму депонируют, а ведомость закрывают.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир должен (п. 18 Порядка ведения кассовых операций):

— напротив фамилий тех, кто не получил зарплату, в графе «Деньги получил» формы № Т-49 или в графе «Подпись в получении денег» формы № Т-53 поставить штамп или написать «депонировано», указать в конце ведомости суммы выплаченной и депонированной заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной ведомости и расписаться. Если деньги выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)»;

— составить реестр депонированных сумм;

— оформить расходный кассовый ордер на сумму фактически выплаченной зарплаты, указать его номер и дату заполнения на платежной ведомости. Реквизиты расходного кассового ордера и сумму выплаченной зарплаты записывают в кассовой книге.

Напомним, что расходный кассовый ордер составляют по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Неполученную работниками зарплату сдают в банк на следующий день после истечения срока ее хранения. При внесении денег на расчетный счет необходимо составить объявление на взнос наличными (форма № 0402001 утверждена в приложении 6 к Положению Банка России от 24.04.2008 № 318-П). На сданные суммы в обязательном порядке составляется один расходный кассовый ордер (абз. 7 п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр и книга депонированной зарплаты

Согласно абзацу 7 пункта 18 Порядка ведения кассовых операций суммы депонированной зарплаты нужно отразить в реестре. Этот документ составляет кассир (подп. «б» п. 18 Порядка ведения кассовых операций).

Реестр. Унифицированной формы реестра нет, поэтому можно воспользоваться формой (код 0504047), которая приведена в приказе Минфина России от 23.09.2005 № 123н (далее — приказ № 123н). В реестре указывают табельный номер работника, его фамилию, имя и отчество, а также депонированную сумму.

Реестр составляется после каждой выдачи зарплаты, если кто-то из работников ее не получил. Напомним, что зарплату следует выдавать не реже чем через каждые полмесяца. Это требование установлено в статье 136 ТК РФ.

Книга учета депонентов. В реестре, форма которого приведена в приказе № 123н, нет графы для указания номера расходного кассового ордера, который оформляют при выдаче депонированной ранее зарплаты. Такая графа есть в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, форма (код 0504048) которой также утверждена приказом № 123н.

В книге приводят данные о депонированной зарплате за год. Для отметок о выдаче депонированных сумм предусмотрено 12 граф — по количеству месяцев. В каком месяце была произведена выплата депонированной зарплаты, в той графе и ставится отметка. Если к концу года в книге продолжают числиться невыданные суммы, эти сведения переносят в новую книгу.

ПРИМЕР 1. В ОАО «Авангард» была начислена заработная плата за февраль 2009 года. Суммы, причитающиеся к выплате, выдавались сотрудникам из кассы в период с 4 по 6 марта 2009 года по платежной ведомости от 04.03.2009 № 180.

Когда срок выдачи зарплаты истек, выяснилось, что деньги не получили два работника — А.Ю. Таложенский (таб. № 123) в размере 13 871 руб. и Е.Л. Целиковский (таб. № 245) в размере 17 400 руб. Депонированная заработная плата была выдана 25 марта 2009 года А.Ю. Таложенскому (расходный ордер № 187) и 31 марта — Е.Л. Целиковскому (расходный ордер № 219). Как оформить книгу учета депонентов?

РЕШЕНИЕ . Кассир 6 марта 2009 года сформировал реестр депонированных сумм. На основании формы 0504048 в ОАО «Авангард» разработана книга аналитического учета заработной платы. Образец заполнения книги

аналитического учета заработной платы по суммам депонентов, начисленных и выданных в марте 2009 года, приведен в приложении к статье.

Напомним, что книгу учета депонентов нужно хранить в организации пять лет. Это установлено в подпункте «н» пункта 193 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000. Течение срока хранения книги начинается с 1 января года, следующего за годом ее составления.

Бухучет депонированных сумм

Учитываем депонированную зарплату

В бухгалтерском учете заработная плата учитывается в расходах того месяца, за который она была начислена, независимо от того, обратился работник за ее получением или нет (п. 5 ПБУ 1/2008):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70

— начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51)

— выдана заработная плата.

Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— депонирована сумма заработной платы, не полученной работником в установленные дни выдачи.

Выдаем зарплату с депонента

При выплате депонированных сумм делается запись по дебету счета 76-4 и кредиту счетов учета денежных средств:

— счета 50 «Касса», если депонированная заработная плата выдается из кассы организации;

— счета 51 «Расчетные счета», если депонированная зарплата перечислена на счет сотрудника в банке.

ПРИМЕР 2. Воспользуемся условиями предыдущего примера, дополнив их. Организация 4 марта 2009 года получила с расчетного счета в кассу деньги для выплаты зарплаты в размере 1 350 000 руб. Необходимо отразить на счетах бухгалтерского учета операции по начислению депонентов и их выдаче.

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете ОАО «Авангард» были сделаны следующие записи:

4 марта 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 1 350 000 руб. — получены в банке деньги на оплату труда; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

— 1 318 729 руб. (1 350 000 руб. — 13 871 руб. — 17 400 руб.) — выдана из кассы заработная плата;

6 марта 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 31 271 руб. (13 871 руб. + 17 400 руб.) — депонирована не полученная сотрудниками зарплата;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 31 271 руб. — внесена на расчетный счет депонированная зарплата;

25 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 13 871 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль А.Ю. Таложенскому;

31 марта 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 17 400 руб. — выплачена депонированная зарплата за февраль Е.Л. Целиковскому.

Основания для выдачи депонента

Трудовым законодательством не установлен порядок обращения за депонированной заработной платой.

Сотрудник может обратиться в кассу за получением депонента в устной или письменной форме.

В первом случае кассир сообщает об этом бухгалтеру, который учитывает заявку при планировании денежных поступлений в кассу. Во втором случае работник подает письменную заявку в секретариат предприятия.

Секретарь регистрирует полученный документ в журнале учета входящей корреспонденции, ставит отметку о регистрации на экземпляре сотрудника и передает заявку главному бухгалтеру.

Депонент в отчетности

Кредиторская задолженность организации по оплате труда отражается в следующих формах бухгалтерской отчетности:

— в бухгалтерском балансе (форма № 1). Сумма депонированной зарплаты отражается по кредиту счета 76-4. Если исходить только из названия счета, депонированную зарплату следует показать как кредиторскую задолженность перед прочими кредиторами (строка 625). Но, по мнению автора, правильнее отразить ее в строке 622 как задолженность перед персоналом организации. Сведения, которые приводятся в строках 622 и 625, формируют показатель строки 620 «Кредиторская задолженность».

— приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Сумма депонированной зарплаты отражается в разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» в строке «Прочая кредиторская задолженность». Данные строки формируют показатель строки «Кредиторская задолженность: краткосрочная — всего». Для определения показателя этих строк используется кредитовый остаток по счету 76-4.

Напомним, что указанные формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Налоговый учет депонированной зарплаты

Налог на прибыль

В налоговом учете депонированная зарплата включается в состав расходов:

— в том месяце, в котором она была начислена, — если фирма применяет метод начисления (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае разницы между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает;

— в момент ее выплаты работнику — если организация применяет кассовый метод (п. 3 ст. 273 НК РФ). Так как в бухгалтерском учете сумма депонированной зарплаты включена в состав расходов, а в налоговом учете нет, то в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива (ОНА):

ДЕБЕТ 09 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— начислен отложенный налоговый актив.

Отложенный налоговый актив списывается после того, как заработная плата будет выдана, и отражается следующей проводкой: ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» КРЕДИТ 09

— погашен отложенный налоговый актив.

ЕСН и обязательные страховые взносы

Единый социальный налог. Сроки уплаты авансовых платежей по единому социальному налогу не связаны с датой выплаты заработной платы. Их нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления зарплаты (п. 3 ст. 243 НК РФ).

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Уплата авансовых платежей по пенсионным взносам производится ежемесячно. Ее следует произвести в срок или установленный для получения в банке средств на оплату труда за истекший месяц, или в день перечисления денежных средств на оплату труда со счетов страхователя на счета работников, но не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начисляется авансовый платеж. Об этом говорится в пункте 2 статьи 24 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Взносы на страхование от несчастных случаев. Такие взносы необходимо перечислять в день:

— установленный для получения в банке средств на выплату заработной платы за истекший месяц — если оплата производится по трудовым договорам;

— установленный страховщиком — если оплата производится по гражданско-правовым договорам.

Об этом говорится в пункте 4 статьи 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Таким образом, законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты единого социального налога, пенсионных взносов и взносов на страхование от несчастных случаев в случае депонирования зарплаты.

НДФЛ

Порядок уплаты НДФЛ с депонированной зарплаты зависит от источника ее выплаты.

Деньги на зарплату получены в банке. В этом случае фирма должна перечислить НДФЛ в день получения в банке денежных средств на выплату дохода (ч. 1 п. 6 ст. 226 НК РФ), то есть до фактической выплаты денег работникам. Как видим, депонирование в данной ситуации на сроки перечисления налога не влияет.

ПРИМЕР 3 . За июль 2009 года сотруднику ООО «ИмпортТрейд» была начислена заработная плата в размере 50 000 руб. НДФЛ с указанной суммы составил 6500 руб., ЕСН (в том числе взносы на обязательное пенсионное страхование) — 13 000 руб., взносы на страхование от несчастных случаев — 200 руб.

Срок, установленный для выплаты зарплаты, — 5-е число следующего месяца. 3 августа сотрудник заболел и получил заработную плату только 12 августа.

Средства на зарплату были получены из банка. Какие проводки должен сделать бухгалтер?

РЕШЕНИЕ. В бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — начислена заработная плата работнику; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен НДФЛ в бюджет; ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм» КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на страхование от несчастных случаев;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

— 43 500 руб. (50 000 руб. — 6500 руб.) — получены с расчетного счета в кассу деньги на выплату зарплаты сотруднику;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана работнику депонированная зарплата.

Зарплата выдается из наличной выручки. В этом случае организация должна перечислить НДФЛ на следующий день после того, как сотрудник получит депонированную зарплату (п. 4 ст. 226 НК РФ). Следовательно, к моменту депонирования налог с доходов работника уплачен не будет, поскольку выплаты не было.

ПРИМЕР 4 . Изменим условия предыдущего примера. Предположим, заработная плата в ООО «ИмпортТрейд» выплачивается из выручки, которая поступает ежедневно. Какие проводки необходимо сделать?

РЕШЕНИЕ . В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:

31 июля 2009 года ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

— 50 000 руб. — работнику начислена заработная плата; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 6500 руб. — удержана сумма НДФЛ; ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69

— 13 000 руб. — начислен ЕСН с заработной платы сотрудника;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— 200 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;

5 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 150 000 руб. — поступила в кассу выручка;

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 200 руб. — перечислены взносы на травматизм;

7 августа 2009 года ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76-4

— 43 500 руб. — депонирована зарплата, не полученная работником; ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — сдана в банк не полученная работником зарплата;

12 августа 2009 года ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62

— 200 000 руб. — поступила в кассу выручка; ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

— 43 500 руб. — выдана сотруднику депонированная зарплата за вычетом НДФЛ;

13 августа 2009 года

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51

— 6500 руб. — перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты сотрудника;

17 августа 2009 года (15 августа — суббота) ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

— 13 000 руб. — перечислен ЕСН за июль.

Как списать невостребованную зарплату

Работник может получить депонированную заработную плату в течение трех лет с момента ее начисления. Это обусловлено общим сроком исковой давности, установленным в статье 196 Гражданского кодекса.

Если в течение трех лет работник не обратился за получением зарплаты, ее сумму списывают на основании пункта 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В нем сказано, что суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся:

— на финансовые результаты — у коммерческой организации;

— увеличение доходов — у некоммерческой организации. Таким образом, для списания задолженности требуется составление нескольких документов.

Акт инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. По ее итогам составляют акт по форме № ИНВ-17, утвержденной постановлением Гомкомстата России от 18.01.98 № 88. Фрагмент акта инвентаризации смотрите ниже.

Бухгалтерская справка. В этом документе можно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек. Образец составления бухгалтерской справки приведен ниже.

Приказ руководителя. На основании акта инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании задолженности по заработной плате.

Образец приказа о списании депонированной заработной платы смотрите в приложении к статье.

Если названные документы не оформлены, основания для списания задолженности отсутствуют, а внереализационный доход не образуется. К такому выводу пришел Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2008 № 3596/08.

Налоговый учет

В налоговом учете сумма кредиторской задолженности включается во внереализационные доходы на основании пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса (п. 2 письма Минфина России от 26.08.2002 № 04-02-06/3/61). Сделать это нужно в последний день того отчетного периода, в котором истек срок исковой давности (п. 1 письма Минфина России от 27.12.2007 № 03-03-06/1/894).

Представители финансового ведомства высказали иную точку зрения в отношении сроков списания кредиторской задолженности по заработной плате. По их мнению, срок исковой давности по обязательству в виде депонированной зарплаты должен составлять три месяца (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/211). Они сослались на статьи 392 Трудового кодекса и 197 Гражданского кодекса. В статье 392 ТК РФ сказано, что работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. В статье 197 ГК РФ говорится, что для отдельных видов обязательств законодательством могут быть установлены специальные сроки исковой давности — сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком.

Подобная позиция, по мнению автора, является спорной, поскольку статья 392 Трудового кодекса устанавливает сроки обращения в суд, а не к работодателю. В случае, когда сотрудник хочет получить депонированную заработную плату, а работодатель готов ее выплатить, никакого ущемления прав работника (индивидуального трудового спора) не возникает. Поэтому положения статьи 392 ТК РФ к списанию депонированной заработной платы отношения не имеют.

Образец бухгалтерской справки

Образец приказа о списании депонированной заработной платы

Бухучет

Если депонированная заработная плата не была востребована работником в течение трех лет, она включается в состав прочих доходов (п. 10.4 ПБУ 9/99), что отражается в бухгалтерском учете следующей записью:

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 91-1

— списана депонированная заработная плата по истечении срока исковой давности.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, сведения по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (приложение № 1 к Положению № 14-П).

Особенности ситуации

Депонированная зарплата – это определенная часть начисленной к выдаче суммы в качестве оплаты труда, которая была не получена в сроки установленные организацией для этих целей. Во избежание нарушения Положения Банка России о лимите денежных средств в кассе организации, сумму надо депонировать и передать на хранение в обслуживающий банк на расчетный счет предприятия.

Возникновение

Депонированная зарплата возникает в случае неполучения ее работником в течение 3-х дней после получения необходимых сумм из банка.

Причины могут быть самые разнообразные:

  • командировка,
  • отпуск,
  • больничный
  • гибель работника и прочее.

Депонированная зарплата не может появиться, если виновником невыплаты зарплаты является сам работодатель. Тогда этот случай считается неправомерным и наказуемым.

Сроки хранения

Лимитирование кассовых средств не позволяет держать суммы к выдаче более трех дней после получения в банке. Лимит устанавливается руководителем организации по рекомендации банка. По прошествии установленного срока депонированные суммы возвращаются в банк на расчетный счет организации, а ведомость по зарплате закрывается. Напротив фамилий, не получивших зарплату работников, пишется «депонировано», а суммы записываются в графе «Межрасчетные выплаты».

После сверки сумма, оставшаяся в кассе после выдачи зарплаты, возвращается на расчетный счет.

Сумма не выданной заработной платы депонированной на расчетный счет считается невостребованной по истечении определенного законом срока давности, который равен трем годам. После этого срока зарплата переносится на доход предприятия по статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Книга учета депонированной заработной платы хранится в течение 5-ти лет, кроме тех случаев, где документы используются для судебных дел. Причем началом хранения считается не дата возникновения задолженности, а 1 января года, следующего за годом возникновения кредиторской задолженности.

Начисленная зарплата, выдана она или нет, отражается в справке о зарплате. Смотрите, как выглядит образец справки о зарплате.

Оформление личного дела работника — обязанность кадровой службы. Вам в помощь эта статья.

Учёт

Со стороны учета в организации возникает кредиторская задолженность, при необходимости депонировать зарплату работника. Учет депонированных сумм осуществляется на счете 76-4. При ОСНО депонированная зарплата относится на расходы месяц начисления.

В бухучете суммы по оплате труда всегда проводятся месяцем их начисления, невзирая на факт депонирования. Если сумма остается невостребованной более 3-х лет, то она относится на 91 счет «Внереализационные расходы».

При общей системе налогообложения учет депонированных сумм может отразиться на начисленных налогах.

В реестре депонированных сумм в графе «дебет» указывается номер расходника и депонированная сумма, а в графе «кредит» дата появления задолженности. Реестр заводится кассиром на 1 год, если суммы, указанные в нем не уплачены, то остаток переносится в новый реестр на следующий год.

Депонированная зарплата

Депонированние зарплаты относится к кассовым операциям.

Существует два варианта выплаты денег через кассу работнику после депонирования зарплаты.

  1. После невыплаты лимит по кассе не был превышен, а потому депонированная сумма может храниться в составе средств на личные нужды и быть выдана по требованию работника.
  2. Если лимит был превышен, то полагается вернуть сумму в банк, но некоторые организации оставляют деньги в кассе дольше. Юридические прецеденты показывают, что суд в таких ситуациях находится на стороне работодателя. Например, работник должен вернуться из отпуска на следующий день после окончания выдачи зарплаты, поэтому 1 день деньги будут находиться и являться превышением лимита по кассе в нарушение установленного порядка.

Проводки

Бухгалтерский учёт зарплатных операций сводится к грамотному разнесению сумм:

  • При возникновении депонированных сумм делается проводка Дт 70 Кт 76-4.
  • Возврат сумм в банк из кассы отражается записью на счетах Дт 51 Кт 50.
  • При востребовании зарплаты, сумма получается по запросу обратно в кассу Дт 50 Кт 51, и выдается работнику Дт 76-4 Кт 50.

Все проводки на одну сумму.

Если зарплата не была востребована по истечении срока давности, то проводка выглядит так: Дт 76-4 Кт 91 – отнесение на внереализационный расходы. При появлении отложенного налогового актива делается проводка Дт 09 Кт 68 на субсчет «Расчеты по налогу на прибыль организации».

Налогообложение

Депонирование заработной платы на начисление налогов на заработок работника влияния не оказывает. Оно производится и показывается в учете в тот же период, что начисление самой зарплаты.

Как правило, на момент выдачи заработной платы налоги уже перечислены в бюджет.

Процесс регулируется положением Центробанка России 2011 года. По закону перечисление НДФЛ происходит не позднее дня получения денег на выплату зарплаты с расчетного счета на кассу. Делается сразу 3 проводки Дт 50 Кт 51 – получение денег в кассу и Дт 68 Кт 51 – сумма НДФЛ, Дт 69 Кт 51 – оплата во внебюджетные фонды. На момент перечисления организация еще не может знать, кто получит зарплату, а кто нет.

Списание депонированных сумм зависит от способа подсчета налога на прибыль предприятия. Если применяется метод начисления, то разницы между налоговым и бухгалтерским учетом не возникает, а при кассовом методе она появляется во временном порядке. Ее следует вычитать при совершении подсчета расходов.

Списание отложенного налогового актива осуществляется после закрытия кредиторской задолженности по депонированию.

Налоговые платежи по зарплате (НДФЛ, страховые взносы) перечисляются не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионные платежи и отчисления страховки не позднее середины следующего месяца.

Если на предприятии действует упрощенная система налогообложения по доходам, то депонированные суммы на налоговую базу влияния не окажут никакого. В случае формирования налоговой базы по системе «доходы минус расходы» депонированная зарплата учитывается в расходах на момент ее выплаты работнику.

Уплата налогов по ЕНВД не требует учета депонированной зарплаты в конкретный период, так как в налоговой базе предпринимателя она не учитывается при выплате вмененного налога.

Выдача

Выдача депонированной зарплаты должна осуществляться абсолютно беспрепятственно, по первому требованию работника организации. Деньги не могут задерживаться до следующей зарплаты, они должны быть выданы в ближайшее время после обращения.

Если ситуация складывается таким образом, что требуемой суммы в кассе нет, то она должна быть запрошена в срочном порядке в банке.

Во избежание споров между работником и организацией срок выдачи депонированной зарплаты лучше прописать во внутреннем уставе. Некоторые организации указывают днем выдачи депонированной зарплаты в уставе предприятия, день следующей зарплаты, аванса или отдельный, специально предусмотренный день.

Действия работника

Работник может обратиться в бухгалтерию для получения депонированной зарплаты в устной или письменной форме. Получение депонированной зарплаты может быть отражено в уставе организации, документах по внутреннему распорядку или в коллективном договоре. В этом случае действовать надо по прописанной схеме получения и, в указанные в ней даты.

Если работник не получил зарплату по вине работодателя, то сумму депонированной считать нельзя.

В статье 136 трудового кодекса определено, что работник должен получать заработную плату по месту выполнения работ. Если бухгалтерия находится в удалении от этого места и, существует отдельный офис, то работник не обязан тратить время на такие поездки. Не выплата заработной платы в таком случае считается задержкой, а не депонентом.

В ситуации, когда работник не смог получить депонированную сумму, по причине смерти, выплата производится родственникам или лицам, проживающим с покойным.

Задание кассира

Работник может обратиться за получением депонированных сумм, как в бухгалтерию, так и в кассу. Во втором случае, кассир обязан доложить о сложившемся положении в бухгалтерию для оформления запроса и планирования заявки в банк, при необходимости.

Если от работника поступило письменное заявление, то кассир обязан передать его секретарю для регистрации.

Непосредственная выдача осуществляется по расходному ордеру. Его номер и дата указываются после в книге депонентов. Операции фиксируются в документах (кассовой книге) и осуществляются только через кассу.

Смотрите также видео о выдаче зарплаты по РКО

В кассовой книге указывается итоговая сумма фактически выданной заработной платы. В ведомости на зарплату подсчитываются и сумма депонирования и выплат. По депонированным суммам кассир обязан сделать выписку-реестр. Четкой формы реестра нет. Бланк может быть разработан самой организацией. Обязательными графами являются ФИО, таб. №, итоги, сумма зарплаты, депонируемая сумма и номер расходника для выдачи депонента, подпись и расшифровка кассира.

Платежная ведомость должна заполняться по установленной форме. Есть также специальная форма для случаев, когда начисленная зарплата не совпадает с фактической суммой к выдаче, в случаях увольнений или внеплановых отпусков. При получении депонированной зарплаты сразу несколькими работниками также оформляется платежная ведомость.

Расчетные документы подписываются кассиром лично, если это невозможно, то в конце ведомости указывается должность и фамилия лица, выдавшего деньги.

Если деньги получает не сам работник, а его доверенное лицо, то в расходном ордере указываются данные и работника, и его доверенного лица.

Получение денег из банка оформляется ПКО. Узнайте, как заполнять приходный кассовый ордер.

Как платить земельный налог ИП? Смотрите

Оформить больничный лист задним числом легально невозможно. Но есть обходные пути.

Окончательным действием кассира является сверка и подписание документов главным или старшим бухгалтером организации, а в отсутствии руководителем.

Особый случай: сумма осталась невостребованной

Определенный законом срок для получения депонированной заработной платы составляет 3 года.

При не востребовании сумм по окончании установленного срока давности они задолженность списывается и переходит на внереализационный доход предприятия. Срок определяется Гражданским кодексом РФ. Списание проводится после инвентаризации расчетов и подписания руководителем приказа. Оно проводится отдельно по каждому работнику, с соответствующим оформлением.

Учет списанной суммы производится в последний день месяца, в котором истек срок исковой давности по востребованию депонированной суммы.

За нарушение законодательства и невыплату депонированной зарплаты работнику работодатель несет ответственность. Если он все-таки отказывается выполнить свои обязанности, то лучше обратиться в трудовую инспекцию или в суд, но не ранее, чем через три месяца просрочки зарплатной выплаты. Следует учесть, что если выдача заработной платы приходится на праздники, то выдача происходит днем ранее, а срок передачи денег обратно на расчетный счет увеличивается на количество праздничных дней.

Правильный учет депонированных сумм может быть проверен контролирующими органами, которые, прежде всего, обратят внимание полноту, достоверность и своевременность оформления данных, своевременность перечисления депонированных сумм на расчетный счет, правильность отражения в бухгалтерском учете. Выявление и сверка сумм кредиторской депонированной задолженности являются объектом инвентаризации расчетов организации.

Предыдущая статья: Как ИП снять деньги с расчетного счета? Следующая статья: Могут ли уволить беременную на испытательном сроке?>Депонированная заработная плата: документальное оформление и бухгалтерский учет

Документальное оформление

Выдавать денежные средства за выполнение трудовых обязанностей организация обязана не реже чем два раза в месяц (статья 136 ТК РФ).

Для выплаты заработной платы составляется расчетно-платежная ведомость (Т-49) или платежная ведомость (Т-53). Формы документов утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Они являются обязательными для использования, то есть разрабатывать свою форму для выплаты заработной платы работникам организация не вправе.

Форма Т-49

Форма Т-53

В последний день, отведенный для выдачи работникам оплаты труда, кассир должен:

  • напротив Ф.И.О. сотрудников, которым не выплачена зарплата, проставить отметку «депонировано»;
  • определить итог выплаченной суммы и отразить ее в соответствующей статье;
  • определить итог суммы, подлежащей депонированию и также сделать соответствующую запись;
  • сверить выданную и депонированные суммы с итоговой суммой в ведомости;
  • поставить подпись и передать ведомость на подпись главному бухгалтеру или, при его отсутствии, руководителю.

На сумму фактически выданной зарплаты следует оформить расходно-кассовый ордер последним днем выдачи работникам оплаты труда.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *