Услуги такси в командировочных расходах

Подтверждающие документы

Когда траты на использование такси одобрены руководством, сотруднику необходимо представить с авансовым отчетом:

  • Заказной наряд.
  • Квитанцию на установленном бланке.
  • ККЧ, выдаваемый водителем после поездки.

Документация должна содержать необходимую информацию и не противоречить требованиям Правил, регламентированных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

В отсутствие такой документации возмещение оплаты, понесенной при поездке в такси, оплачиваться не могут в 2019 году. Электронный чек, направленный по почте онлайн связью, не может выступать удостоверяющим доказательством.

Платежный документ должен включать:

  • Обязательные данные в виде номера и серии.
  • Название компании, осуществляющей перевозку.
  • ИНН, ОГРН и иную информацию.
  • Стоимость оказанной услуги.
  • Дату выдачи.
  • Роспись ответственного лица, оформившего платежку.

Возмещение распределяется в статью издержек юридического лица, на сумму которых будет уменьшаться её основа для исчисления сбора на прибыль. При этом важным условием становятся подтверждающие документы, свидетельствующие о состоявшемся перемещении, и что оно совершено в целях организации деятельности, преследующей получение прибыли.

Как учитывается НДФЛ с восполнения командировочных трат?

Соблюдая необходимые требования, сумму возмещения оплаты такси нужно учитывать в затратах при вычислении сбора на прибыль. НДФЛ и другие взносы не подлежат обложению ставкой налога. Они входят в структуру издержек при подсчете налога на доходы.

Статьями 252 и 270 НК РФ не запрещено вносить в состав доходов стоимость поездок на такси направленного в командировку служащего. Важным условием является обязательность подтверждения сумм возмещения доказательствами и их экономическое обоснование.

Судами признается уменьшение величины прибыли, облагаемой сбором, в размере компенсации соответствующих поездок в командировке, как при передвижении для исполнения служебных обязанностей в течение всего времени и до места убытия, так и в случае перемещения к месту работы и назад. Законодательно не ограничено применение разновидностей транспорта в командировке.

При этом компенсация перемещения в связи с производственной необходимостью, для решения задач в интересах компании, а не направленного работника. Поэтому оплата таких издержек не может составлять его доход, облагаемый налогом.

ВАЖНО! Все положения действительны при предоставлении сотрудником документации, прикладываемой к отчетности по возвращении из поездки. В их роли выступают кассовый чек или квитанция определенного формата. Они должны включать необходимые данные, определяемые приложением 5 Правил перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утверждаемого постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112.

Компания или ИП, осуществляющие операции по перевозке людей, могут самостоятельно разработать платежную форму. Необходимо, чтобы в ней присутствовали обязательные сведения, предусмотренные Порядком осуществления наличных денежных расчетов без применения ККТ (постановление Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

При этом существующая практика судов, указывающая, что неисполнение перевозчиком правил составления удостоверяющей документации не говорит о том, что издержки понесены не обосновано (определение Саратовского областного суда от 06.03.13 № 33-1292).

Таким образом, возмещение сотруднику понесенных издержек в такси не может облагаться НДФЛ, несмотря на маршрут передвижения. Ведь он связан с выполнением им своих рабочих обязанностей.

Особенности оплаты расходов на такси в командировке – оплачиваются ли, на основании каких подтверждающих документов?

Для решения различных вопросов, касающихся ведения профессиональной деятельности на предприятии, работодатель вправе отправить сотрудника в командировку.

Денежные средства, которые при этом будут потрачены работником на оплату проезда, должны быть возмещены руководством.

Данное правило регламентировано 167 статьей ТК РФ.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Технология оплаты проезда в командировке должна отражаться в нормативной документации, а также в приказе, согласно которому трудящийся отправляется в поездку.

Для получения компенсации потраченных денежных средств специалист должен позаботиться о наличии подтверждающих расходы бумаг.

Оплачивается ли работнику?

В 264 статье НК РФ присутствует информация о том, что командированный специалист вправе воспользоваться необходимыми ему транспортными услугами.

Расходы, которые он потратит на оплату проезда в этом случае, будут отражены в статьях прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Важно учесть, что конкретный вид транспорта,который должен быть использован в данном случае, не указан.

Из этого следует,что при необходимости командированный специалист может воспользоваться услугами такси.

К примеру, для того чтобы добраться до вокзала, аэропорта, к арендованному месту проживания и т.д.

Следует обратить внимание, что передвигаться на такси нужно только в том случае, если действительно, есть необходимость.

К примеру, нестандартный график работы во время нахождения в командировке,удаленность временно арендованного места проживания от рабочего места и т.п.

Также пользоваться услугами легкового такси можно для:

  • попадания в аэропорт или на вокзал для отправления в место командировки;
  • перемещения между местами, в которых специалист выполняет свои должностные обязанности в поездке;
  • проезда из региона, в котором расположено рабочее место специалиста, до региона командировки.

Последний вариант может использоваться в тех случаях, когда добраться до места командировки путем использования другого вида транспорта невозможно или неудобно.

Следует учесть, что все передвижения на такси должны быть согласованы с работодателем заблаговременно, т.е. до отправки в поездку.

Каждое передвижение на такси должно иметь обоснование. Также важно помнить, что для получения компенсации расходов, потраченных на оплату услуг такси, необходимо подготовить документы, их подтверждающие.

Порядок оплаты расходов на личный автомобиль.

Ранее было указано, что для того чтобы работодатель возместил подчиненному денежные средства, потраченные во время пребывания в командировке, последний должен предоставить документацию,подтверждающую наличие таковых.

Оплата такси – не исключение.

В данном случае в качестве подтверждающих документов могут выступать такие бумаги:

  • заказ-наряд;
  • чек ККЧ;
  • квитанцию, составленную на специальном бланке.

Важно учесть, что перечисленная документация в обязательном порядке должна быть оформлена соответствующим образом.

В частности, при их оформлении должны соблюдаться правила, отраженные в Постановлении Правительства РФ №112.

Подтверждающие документы прилагаются к авансовому отчету, часть которого заполняется трудящимся.

По возвращению из командировки все сдается в бухгалтерию, сотрудники которой доводят отчет до должного вида,внося в него недостающие данные.

На предоставление указанных документов сотруднику дается 3 дня.

При отсутствии бумаг, подтверждающих факт расходования денежных средств работника на оплату такси в командировке,работодатель не обязан предоставлять трудящемуся компенсацию.

Его действия в этом случае не будут противоречить трудовому законодательству РФ.

Можно ли брать в расходы оплату за проезд?

Тема учета расходов на такси в командировке влечет за собой множество вопросов.

Для того чтобы разобраться в подробностях этой ситуации, необходимо учесть несколько нюансов.

Если командированный работник пользуется услугами такси для того чтобы доехать до вокзала, места временного проживания или к месту работы (в командировочном регионе), расходы на оплату такси следует отнести к прочим расходам.

Данное правило отражено в 264 статье НК РФ. Никаких ограничений по этому поводу в Налоговом Кодексе не содержится.

Из этого следует вывод, что денежные средства, потраченные на оплату услуг такси, можно учитывать в прочих командировочных расходах.

Расходы на такси в командировке

Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).

Несколько сложнее обстоит ситуация с расходами на такси, которое работник берет для поездок в месте командировки. Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ не относит такие расходы к числу командировочных. Но при этом сам перечень расходов, приведенный в данной норме, является открытым (при перечислении расходов использован оборот «в частности»). А на основании статьи 168 Трудового кодекса РФ возмещению подлежат любые расходы, которые работник произвел во время командировки с согласия или ведома работодателя. Таким образом, согласованные с работодателем расходы на такси, которые работник понес во время командировки, должны быть ему компенсированы. В целях применения ТК РФ это будут именно расходы, связанные с командировкой. И нет никаких оснований менять эту квалификацию для целей налогообложения.

Следовательно, расходы на такси, понесенные работником в месте командировки и возмещенные работодателем, можно списать на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, несмотря на то, что в данной норме они прямо не названы. Этот вывод подтверждается письмом Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720. В нем как раз был рассмотрен вопрос учета расходов на такси, которым работник воспользовался в месте командировки. По мнению авторов этого письма, такие затраты учитываются на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при условии их экономической обоснованности.

Завершая рассмотрение этого блока ситуаций, заметим, что компании на общей системе налогообложения могут учесть расходы на такси в месте командировки также на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Такое право им дает пункт 4 статьи 252 НК РФ. Согласно этой норме, если затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, в составе какой именно группы он учтет такие затраты.

Готовьте, проверяйте и сдавайте через интернет отчетность по налогу на прибыль

А вот у плательщиков единого налога по УСН подобной возможности для маневра нет, так как перечень расходов, учитываемых «упрощенщиками» при определении объекта налогообложения, является закрытым (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Командировочные расходы списываются на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Иного основания для учета таких расходов в налоговой базе по УСН подобрать не удастся.
В любом случае и компаниям на УСН, и тем, кто применяет ОСНО, можно рекомендовать включить положение о порядке учета данных расходов в учетную политику для целей налогообложения.

Ведите учет, готовьте и сдавайте отчетность по УСН

Расходы на такси в служебных целях по месту нахождения

Следующий блок ситуаций, когда перед организацией возникает вопрос об учете расходов на такси, — это использование данного вида транспорта для служебных поездок работников. Здесь на помощь придут разъяснения Минфина России, приведенные в письме от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839. В нем сказано, что организации могут использовать такси в качестве служебного транспорта. В этом случае затраты, связанные с перевозкой работников в корпоративных целях службами такси, можно учесть на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на содержание служебного транспорта (конечно, при выполнении требований статьи 252 НК РФ).

Плательщики единого налога по УСН также могут списать затраты на перевозку работников на такси, поскольку расходы на содержание служебного транспорта включены в перечень, предусмотренный пунктом 1 статьи 346.16 НК РФ. Данные затраты «пройдут» на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Вне зависимости от того, какой режим налогообложения применяет организация, мы рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что в качестве служебного транспорта используется такси. Это можно сделать соответствующим распорядительным документом организации (приказом или распоряжением руководителя). В нем также следует прописать порядок действия работников, которым необходимо осуществить поездку (заявка, согласование, визирование и т.п.).

Есть и второй вариант учета данных затрат. Согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включаются любые виды расходов, произведенных в пользу работника, которые предусмотрены трудовым и (или) коллективным договором. В то же время, в пункте 26 статьи 270 НК РФ сказано, что при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Однако это правило не действует в отношении сумм, которые включаются в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Как следует из разъяснений, содержащихся в письме Минфина России от 27.11.15 № 03-03-06/1/69181, при расчете налога на прибыль организации вправе учесть расходы, связанные с перевозкой работников службами такси. Но при соблюдении следующих условий: данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства либо предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, а также произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (См. «Минфин сообщил, в каком случае расходы на такси для работников уменьшают налогооблагаемую прибыль»).

Таким образом, организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ), если выполняются указанные выше условия. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми договорами. Поскольку правила статьи 255 НК РФ действуют и при определении объекта налогообложения по УСН, все вышесказанное актуально и для налогоплательщиков, применяющих этот спецрежим (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Но при таком подходе к учету рассматриваемых затрат надо быть готовыми к возможным претензиям налоговиков в части начисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому мы рекомендуем учитывать затраты на такси для служебных поездок по первому варианту, то есть как расходы на содержание служебного транспорта. При таком способе учета направленность затрат на интересы организации, а не физлиц, очевидна, что снимает вопросы и по НДФЛ, и по страховым взносам.

Рассчитывайте зарплату, взносы и НДФЛ в веб-сервисе

В отпуск на такси

И, наконец, заключительная ситуация: использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно работниками организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Как быть с расходами на такси в этом случае?
Напомним, что лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Такая возможность установлена статьей 325 ТК РФ и статьей 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
При этом согласно статьей 325 ТК РФ, организации, финансируемые из бюджета, оплачивают работникам стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси). То есть в данном случае запрет на использование такси установлен на уровне закона.
«Северные» организации, не финансируемые из бюджета, принимают решение об оплате работникам проезда к месту проведения отпуска и обратно самостоятельно. Такое решение нужно закрепить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принимаемом с учетом мнения первичных профсоюзных организаций, и (или) трудовых договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ). И в этом случае закон не запрещает работодателям оплачивать услуги такси. А значит, такие организации вправе предусмотреть в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок компенсации расходов работников на проезд к месту проведения отпуска и обратно при использовании различных видов транспорта, в том числе такси.

Теперь обратимся к положениям Налогового кодекса. Если организация не финансируется из бюджета, то затраты на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников «северных» организаций) учитываются в составе расходов на оплату труда в порядке, предусмотренном работодателем. Об этом сказано в пункте 7 статьи 255 НК РФ. Как видим, данная статья не содержит положений, запрещающих «северным» организациям учитывать расходы на такси для проезда работников в отпуск и обратно.
Таким образом, коммерческие организации могут списать указанные расходы. Отметим, что такое право есть не только у тех, кто находится на ОСНО, так и у тех, кто применяет УСН, так как в последнем случае расходы на оплату труда также учитываются по правилам статьи 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Но тут надо помнить, что положения статьи 255 НК РФ применяются с учетом положения статьи 252 НК РФ об экономической обоснованности расходов. Поэтому отнести затраты на оплату проезда в отпуск на такси в расходную часть налоговой базы можно только при условии экономической обоснованности таких затрат. Это правило актуально как для общей системы налогообложения, так и для УСН, поскольку положения статьи 252 НК РФ распространяются и на «упрощенщиков» (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документальное подтверждение расходов на такси

Отдельно остановимся на вопросе документального подтверждения затрат на такси. Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.09 № 112). Согласно пункту 111 этих Правил, перевозка в такси оформляется кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать следующие данные: наименование «Квитанция на оплату пользования легковым такси», серию и номер, отпечатанные типографским способом; наименование фрахтовщика; дату выдачи квитанции на оплату; стоимость пользования легковым такси (цифрами и прописью). Если плата берется на основании тарифов за расстояние перевозки и (или) время пользования легковым такси, указываются также показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования легковым такси; ФИО и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов. В квитанции на оплату такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозки пассажиров и багажа.

Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека или квитанции, оформленной в указанном выше порядке, не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.

Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *